Das Wichtigste in Kürze
- Eine elektronische Kasse muss nach § 146a AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Eine allgemeine Kassenpflicht gibt es derzeit nicht, ein Regierungsentwurf sieht sie ab 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 € Umsatz vor.
- Zu jedem Kassenvorgang gehört ein Beleg (Belegausgabepflicht, § 146a Abs. 2 AO), auf Papier oder mit Zustimmung des Gastes elektronisch. Eine Befreiung gibt es nur auf Antrag.
- Kassen müssen dem Finanzamt über ELSTER gemeldet werden: neue oder außer Betrieb genommene Geräte innerhalb eines Monats.
- Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO kommt unangekündigt. GoBD-konforme Aufzeichnungen und ein sauberer DSFinV-K-Export schützen vor Hinzuschätzungen.
- Für Bewirtungsbelege erkennt das Finanzamt bei Lokalen mit elektronischer Kasse grundsätzlich nur TSE-gesicherte Belege an. Trinkgeld fürs Personal ist kein Umsatz, gehört aber sauber erfasst.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln ändern sich und unterscheiden sich teils je Bundesland: Prüfen Sie Details bei Ihrer Wirtschaftskammer (WKO) oder IHK, der zuständigen Behörde oder Ihrer Steuerberatung.
Gibt es in Deutschland eine Kassenpflicht?
Anders als in Österreich gibt es in Deutschland bisher keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Eine offene Ladenkasse mit täglichem Kassenbericht ist rechtlich noch zulässig. Wer sich aber für eine elektronische Kasse entscheidet, und das tun fast alle Restaurants, Cafés und Bars, muss die Anforderungen der Abgabenordnung (§ 146a AO) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) erfüllen. In der Praxis ist die offene Ladenkasse für ein Lokal mit vielen Einzelumsätzen ohnehin kaum sauber zu führen und bei Betriebsprüfungen ein Risiko.
| Pflicht | Was gilt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnung | Jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet | § 146 Abs. 1 AO, § 146a Abs. 1 AO |
| TSE | Elektronische Kassen brauchen eine vom BSI zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung | § 146a Abs. 1 AO, KassenSichV |
| Belegausgabe | Beleg für jeden Vorgang, Papier oder elektronisch mit Zustimmung | § 146a Abs. 2 AO, § 6 KassenSichV |
| Meldung | Über ELSTER, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme | § 146a Abs. 4 AO |
| Kassen-Nachschau | Unangekündigte Prüfung während der Geschäftszeiten | § 146b AO |
| Aufbewahrung | Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Bußgeld | Bis 25.000 € bei fehlender oder falsch genutzter TSE | § 379 Abs. 1 Nr. 4 bis 6, Abs. 6 AO |
TSE und KassenSichV: was die Kasse können muss
Die technische Sicherheitseinrichtung besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Sie protokolliert jeden Vorgang mit Zeitstempel, Transaktionsnummer und Signatur, sodass Lücken oder nachträgliche Änderungen erkennbar sind. Erfasst sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, auch Tablet- und Handy-Kassen. Ausgenommen sind laut § 1 KassenSichV unter anderem Waren- und Dienstleistungsautomaten, Fahrscheinautomaten und reine Buchhaltungssoftware.
- Hardware-TSE: eine SD-Karte oder ein USB-Stick in der Kasse. Robust, aber an ein Gerät gebunden.
- Cloud-TSE: das Sicherheitsmodul läuft beim Anbieter in einer zertifizierten Umgebung, die Kasse ist per Internet angebunden. Praktisch für mehrere Kassen, Tablet-Kassen und Foodtrucks. Achten Sie darauf, dass die Lösung auf der Liste der vom BSI zertifizierten TSE steht und Sie die Vorgaben des Herstellers zur Einsatzumgebung einhalten.
- Was bei Internetausfall passiert, sollten Sie vor dem Kauf klären: Wie lange puffert die Kasse, und wie wird der Ausfall dokumentiert?
- Zertifikate laufen ab: Fragen Sie, wie lange die TSE gültig ist und wer den Tausch übernimmt.
Wichtig für die Betriebsprüfung ist neben der TSE der Datenexport nach DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme). Er muss auf Knopfdruck funktionieren, auch für zurückliegende Jahre. Dazu kommt die Verfahrensdokumentation nach den GoBD: eine Beschreibung, wie Ihre Kasse eingerichtet ist, wer Zugriff hat, wie Stornos und Trainingsbuchungen laufen und wie der Kassenabschluss erfolgt.
Belegausgabepflicht und Befreiung
Nach § 146a Abs. 2 AO muss jedem Gast, der an einem Kassenvorgang beteiligt ist, ein Beleg ausgestellt werden. Der Beleg kann auf Papier oder mit Zustimmung des Gastes elektronisch in einem standardisierten Format ausgegeben werden (§ 6 KassenSichV). Der Gast muss den Beleg nicht mitnehmen; Sie müssen ihn aber zur Verfügung stellen.
- Vollständiger Name und Anschrift Ihres Betriebs
- Datum und Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und Vorgangsende
- Menge und Art der Speisen und Getränke
- Transaktionsnummer
- Entgelt und Steuerbetrag, nach Steuersätzen aufgeteilt
- Seriennummer der Kasse oder des Sicherheitsmoduls, Prüfwert und Signaturzähler (auch als QR-Code möglich)
Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht kann das Finanzamt nach § 148 AO auf Antrag gewähren, wenn Sie Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkaufen und die Belegausgabe unzumutbar ist. Die Befreiung ist widerruflich und wird in der Praxis selten erteilt. Für einen Imbiss mit hoher Frequenz kann sich der Antrag trotzdem lohnen, sprechen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ab. Bis dahin ist der digitale Beleg per QR-Code am Kundendisplay oft die einfachste Lösung.
Meldung der Kasse über ELSTER
Seit 1. Januar 2025 steht das elektronische Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO zur Verfügung. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis 31. Juli 2025 gemeldet werden. Für alle späteren Fälle gilt:
Kasse anschaffen, mieten oder leasen
Auch gemietete und geleaste Kassen sind meldepflichtig.
Daten sammeln
Art der Kasse, Hersteller, Modell, Seriennummer, Software, Anschaffungsdatum sowie Art und Seriennummer der TSE. Ihr Kassenanbieter stellt diese Daten meist bereit.
Innerhalb eines Monats melden
Über das Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ in Mein ELSTER, per XML-Upload oder direkt aus der Kassensoftware über die ERiC-Schnittstelle.
Pro Betriebsstätte
Haben Sie mehrere Lokale, geben Sie für jede Betriebsstätte eine eigene Mitteilung ab, die jeweils alle dort genutzten Kassen enthält.
Außerbetriebnahme melden
Wird eine Kasse ausgemustert oder verkauft, melden Sie auch das innerhalb eines Monats.
Kassen-Nachschau und GoBD
Bei einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO dürfen Amtsträger:innen Ihre Geschäftsräume ohne Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten betreten. Oft beginnt sie mit einem Testkauf. Danach weisen sie sich aus und verlangen Einsicht in Kassendaten, Kassenberichte, Verfahrensdokumentation oder einen Datenexport. Ergeben sich Auffälligkeiten, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
Bereit für die Kassen-Nachschau
- Ein Mitglied des Teams weiß, wo Unterlagen liegen und wen es anrufen soll
- DSFinV-K-Export und TSE-Export sind getestet
- Verfahrensdokumentation liegt aktuell vor
- Bestätigung der ELSTER-Meldung ist abgelegt
- Kassenabschlüsse (Z-Bons) sind lückenlos vorhanden
- Stornos und Rabatte sind begründet und nachvollziehbar
- Trinkgeld, Privatentnahmen und Wechselgeld sind getrennt erfasst
Die größte Gefahr ist meist nicht das Bußgeld, sondern die Hinzuschätzung nach § 162 AO: Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt Umsätze schätzen, oft mit spürbaren Nachzahlungen. Wer die TSE nicht oder nicht richtig verwendet, riskiert zusätzlich ein Bußgeld nach § 379 AO von bis zu 25.000 €.
Bewirtungsbeleg und Trinkgeld
Bewirtungsbeleg für Geschäftsessen
Geschäftsgäste setzen Bewirtungskosten nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG teilweise ab, und dafür brauchen sie einen ordentlichen Beleg von Ihnen. Nach dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 werden bei Lokalen mit elektronischer Kasse grundsätzlich nur maschinell erstellte, TSE-gesicherte Belege anerkannt; Gäste dürfen auf Angaben wie Transaktions- oder Seriennummer vertrauen. Bei Rechnungen über 250 € gehören auch Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Name des Bewirtenden dazu. Eine allgemeine Angabe wie „Speisen und Getränke“ reicht nicht.
Trinkgeld
Trinkgeld, das Gäste freiwillig Ihren Mitarbeiter:innen geben, ist für diese nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei und kein Umsatz des Betriebs. Bei Kartenzahlung landet es aber auf Ihrem Konto. Erfassen Sie es deshalb in der Kasse als eigenen Posten und dokumentieren Sie die Auszahlung an das Team. Wie viel jede Person nach Stunden oder Punkten bekommt, rechnet der Trinkgeld-Verteiler für Gastro-Teams aus. Trinkgeld, das Sie als Inhaber:in selbst erhalten, ist dagegen eine Betriebseinnahme. Die konkrete Buchung stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Online-Bestellung, Website und Kasse
Wer Bestellungen über die eigene Website, Lieferando, Wolt oder eine Abhol-App annimmt, hat zwei Welten: den Shop und die Kasse. Die KassenSichV erfasst Kassensysteme, keine Webshops. Wird online bezahlt, entsteht im Shop eine eigene Aufzeichnung mit Rechnung oder Beleg. Sobald Sie eine Online-Bestellung aber in die Kasse übernehmen oder der Gast bei Abholung oder an der Tür bar oder mit Karte bezahlt, ist es ein ganz normaler Kassenvorgang mit TSE und Beleg.
So machen Sie es richtig
- Online-Bestellungen über eine Schnittstelle direkt in die Kasse übernehmen
- Plattform-Abrechnungen monatlich mit der Kasse abgleichen
- Für eigene Fahrer:innen eine mobile Kasse mit TSE nutzen
- Online verkaufte Gutscheine beim Einlösen in der Kasse buchen
- Preise auf Website, Plattform und Karte gleich halten
Lieber nicht
- Abholbestellungen bar kassieren und erst abends gesammelt eintippen
- Eine zweite „Schattenkasse“ für Lieferbestellungen führen
- Bestellungen per Telefon oder WhatsApp an der Kasse vorbei abrechnen
- Die ELSTER-Meldung für das Tablet am Abholschalter vergessen
Welche Bestellwege sich für Ihr Lokal lohnen und was die Provisionen der Plattformen ausmachen, vergleicht der Ratgeber zu Lieferplattformen und eigener Bestellung. Für Reservierungen mit Anzahlung oder No-Show-Gebühr lesen Sie den Ratgeber zur Online-Reservierung. Und damit Website und Kasse dieselben Preise zeigen, hilft der Ratgeber zur Preisauszeichnung in Deutschland.
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Checkliste für den Kassenkauf
Bevor Sie unterschreiben
- TSE ist vom BSI zertifiziert, Laufzeit und Tausch sind geregelt
- DSFinV-K-Export ist enthalten und ohne Zusatzkosten nutzbar
- ELSTER-Meldung wird von der Software unterstützt
- Digitaler Beleg per QR-Code am Kundendisplay möglich (wichtig für die geplante Reform)
- Bewirtungsbeleg mit Trinkgeld direkt aus der Kasse
- Schnittstellen zu Online-Bestellung, Lieferplattformen und Reservierung
- Mobile Kasse für Terrasse, Biergarten, Catering oder Zustellung
- Verfahrensdokumentation als Vorlage vom Anbieter
Eine neue Kasse ist meist Teil einer Eröffnung. Was sonst noch dazugehört, von der Gaststättenerlaubnis bis zur Anmeldung beim Finanzamt, steht im Ratgeber Gastronomie gründen in Deutschland. Für die Bar oder den Club lohnt zusätzlich der Ratgeber Bar eröffnen in Deutschland.
