Online-Reservierung: Mehr Tische füllen, weniger No-Shows

Telefon, eigenes Formular oder Reservierungssystem

Für Reservierungen gibt es drei grundlegende Wege. Das Telefon ist persönlich und flexibel, bindet aber Personal und funktioniert nur zu Zeiten, in denen jemand abhebt. Ein eigenes Formular auf der Website ist einfach und günstig, erzeugt aber nur eine Anfrage, die jemand bestätigen muss. Ein Reservierungssystem zeigt freie Tische in Echtzeit, bestätigt automatisch und verwaltet den Tischplan. Viele Betriebe kombinieren: online für den Großteil, telefonisch für Gruppen und Stammgäste.

Ein Wirtshaus mit vielen Stammgästen kommt oft gut mit Telefon und Formular aus. Ein Restaurant mit zwei Sitzungen am Abend, eine Bar mit Tischreservierung am Wochenende oder ein Hotel mit Restaurant für externe Gäste profitieren dagegen deutlich von einem System. Wichtig ist, dass Website, Google-Profil und Social Media auf denselben Weg führen.

Reservierungssysteme im Überblick

Reservierungssysteme lassen sich grob in zwei Gruppen teilen. Portale bringen eigene Reichweite mit: Gäste finden Ihr Lokal in der App oder auf der Website des Anbieters. Dafür fallen je nach Modell Gebühren pro Gast oder Reservierung an, und die Gästebeziehung läuft teilweise über die Plattform. Software-Lösungen sind vor allem ein Werkzeug für Ihre eigene Website und Ihr Team, meist gegen eine Monatsgebühr. Viele Anbieter verbinden beides. Preise und Konditionen ändern sich häufig, holen Sie deshalb immer ein aktuelles Angebot ein.

• OpenTable: internationales Reservierungsportal mit App und Software für den Tischplan, gehört zu Booking Holdings.
• TheFork: europäisches Portal mit App und Restaurant-Software, gehört seit November 2026 zu American Express (vorher Tripadvisor). Die Verbreitung ist je nach Land und Stadt unterschiedlich.
• resmio: Reservierungssoftware aus Deutschland, vor allem für die Buchung über die eigene Website und Google.
• aleno: Reservierungs- und Gästemanagement aus der Schweiz, häufig in der gehobenen Gastronomie und Hotellerie im Einsatz.
• Quandoo: hat Ende September 2026 Buchungen und Partner-Tools eingestellt. Wer Quandoo genutzt hat, sollte Widgets und Links entfernen und Gästedaten bis 31. Dezember 2026 exportieren.

No-Shows vermeiden

Ein reservierter Tisch, an dem niemand erscheint, kostet doppelt: Der Umsatz fehlt, und andere Gäste wurden abgewiesen. Ganz verhindern lassen sich No-Shows nicht, aber mit ein paar Maßnahmen deutlich reduzieren. Der wichtigste Hebel ist, Absagen so einfach wie möglich zu machen. Wer mit einem Klick stornieren kann, tut es eher, als wer anrufen muss.

Anzahlung, Kreditkarte, Stornogebühr: was gilt

Viele Betriebe sichern Reservierungen mit einer Kreditkartengarantie, einer Anzahlung oder vorab bezahlten Tickets, etwa für ein fixes Degustationsmenü, Silvester oder Events. Rechtlich gilt in beiden Ländern: Eine Stornogebühr muss vorher klar vereinbart sein, also bei der Reservierung sichtbar und vom Gast bestätigt. Sie sollte sich am tatsächlich drohenden Schaden orientieren, ersparte Aufwendungen wie nicht verbrauchte Waren sind abzuziehen.

Reservieren direkt über Google

Viele Gäste finden Ihr Lokal über die Google-Suche oder Google Maps. Im Google-Unternehmensprofil können Sie einen Link für Tischreservierungen hinterlegen; Google erlaubt bis zu zehn Links pro Kategorie und zeigt einen bevorzugten Link zuerst. Zusätzlich arbeitet Google mit ausgewählten Reservierungsanbietern zusammen: Ist Ihr System angebunden, erscheint im Profil ein Knopf zum Reservieren, oft als „Reservieren mit Google“ bekannt. Welche Links angezeigt werden, prüfen Sie direkt in Ihrem Profil.

Achten Sie darauf, dass nur Anbieter verlinkt sind, die Sie wirklich nutzen. Alte Links von Plattformen, mit denen Sie nicht mehr arbeiten, können Sie laut Google im Profil entfernen lassen. Wie Sie Ihr Profil insgesamt optimal einrichten, steht im Ratgeber zum Google-Unternehmensprofil.

Datenschutz bei Gästedaten

Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Reservierung sind personenbezogene Daten. Sie dürfen sie verarbeiten, um die Reservierung durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gäste müssen informiert werden, was mit ihren Daten geschieht (Art. 13 DSGVO), etwa über einen Hinweis im Formular mit Link zur Datenschutzerklärung. Arbeiten Sie mit einem Reservierungssystem, verarbeitet der Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag; dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

Besondere Vorsicht gilt bei Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder Schwangerschaft im Notizfeld. Das können Gesundheitsdaten sein, die die DSGVO besonders schützt (Art. 9). Fragen Sie solche Informationen lieber am Tisch nach oder verarbeiten Sie sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung und nur für diesen Besuch.

Gruppen, Feiern und Events

Für größere Gruppen passt die normale Online-Reservierung oft nicht: Sie brauchen ein Vorgespräch zum Menü, zum Raum, zu Getränkepauschalen und Anzahlung. Legen Sie im System eine Obergrenze fest, etwa acht Personen, und leiten Sie größere Gruppen auf ein Anfrageformular oder eine Telefonnummer um. Eine eigene Seite für Feiern mit Raumgrößen und Menüvorschlägen spart viele Rückfragen. Am Abend selbst zeigt ein gedrucktes Reserviert-Schild mit Name und Uhrzeit, welcher Tisch der Gruppe gehört.

• Weihnachtsfeiern: frühzeitig online ankündigen, Anfragen ab Spätsommer annehmen.
• Events wie Weinverkostungen, Live-Musik oder Kochabende: Tickets mit Vorauszahlung statt kostenloser Reservierung.
• Heurige und Buschenschanken: Ausschank-Termine online zeigen und Tischreservierungen für größere Runden ermöglichen; mehr zum Betrieb steht im Ratgeber Heuriger und Buschenschank.
• Hotels: Tischreservierung für Hausgäste und externe Gäste trennen, damit das Restaurant nicht von Hausgästen blockiert wird.

So binden Sie die Reservierung in Ihre Website ein

Der Reservierungsknopf gehört an die prominenteste Stelle Ihrer Website: oben auf der Startseite und am Handy fest am Bildschirmrand. Er sollte auf jeder Seite gleich aussehen und zum selben Ziel führen wie der Link im Google-Profil. Ob das Reservierungsfenster direkt auf Ihrer Seite erscheint oder sich ein neuer Tab öffnet, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass externe Widgets erst laden, wenn Gäste sie wirklich nutzen, damit Ihre Seite schnell bleibt und ohne Cookie-Banner auskommt. Welche weiteren Inhalte auf die Website gehören, steht im Ratgeber Restaurant-Website: Diese 13 Inhalte suchen Ihre Gäste.

Gute Reservierungen enden mit zufriedenen Gästen, die eine Bewertung schreiben. Ein QR-Code für Google-Bewertungen auf Tischkarte oder Rechnungsmappe macht es ihnen leicht. Wie Sie dazu einladen, ohne gegen die Regeln zu verstoßen, lesen Sie im Ratgeber zu Google-Bewertungen.