Özetle en önemli noktalar
- Bir elektronik kasa, § 146a AO’ya (vergi usul kanunu) göre sertifikalı bir teknik güvenlik donanımıyla (TSE) korunmalıdır. Şu anda genel bir kasa zorunluluğu yok; bir hükümet tasarısı bunu 2028’den itibaren 100.000 € ciroyu aşanlar için öngörüyor.
- Her kasa işlemine bir fiş aittir (fiş verme yükümlülüğü, § 146a Abs. 2 AO); kâğıt üzerinde veya misafirin onayıyla elektronik. Muafiyet yalnızca başvuruyla mümkündür.
- Kasalar vergi dairesine ELSTER üzerinden bildirilmelidir: yeni veya kullanımdan kaldırılan cihazlar bir ay içinde.
- § 146b AO’ya göre Kassen-Nachschau (kasa denetimi) habersiz gelir. GoBD’ye uygun kayıtlar ve düzgün bir DSFinV-K dışa aktarımı tahmini vergilendirmeye karşı korur.
- Bewirtungsbeleg’lerde vergi dairesi, elektronik kasalı mekânlarda kural olarak yalnızca TSE ile güvenceye alınmış fişleri kabul eder. Personel için bahşiş ciro değildir, ama düzgün kaydedilmelidir.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır ve hukuki ya da vergi danışmanlığının yerini tutmaz. Kurallar değişebilir ve kısmen eyaletten eyalete farklıdır: ayrıntıları ticaret odanızdan (WKO veya IHK), yetkili makamdan ya da mali müşavirinizden kontrol edin.
Almanya’da kasa zorunluluğu var mı?
Avusturya’dan farklı olarak Almanya’da şimdiye kadar genel bir yazar kasa zorunluluğu yoktur. Günlük kasa raporuyla tutulan bir açık kasa (offene Ladenkasse) hukuken hâlâ geçerlidir. Ancak elektronik bir kasayı tercih eden biri, ki neredeyse tüm restoranlar, kafeler ve barlar bunu yapar, Abgabenordnung’un (§ 146a AO) ve Kassensicherungsverordnung’un (KassenSichV) gerekliliklerini yerine getirmelidir. Pratikte çok sayıda tekil satışı olan bir mekânda açık kasa zaten düzgün tutulamaz ve vergi incelemelerinde bir risktir.
| Yükümlülük | Geçerli olan | Hukuki dayanak |
|---|---|---|
| Tekil kayıt | Her işlem tek tek, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli | § 146 Abs. 1 AO, § 146a Abs. 1 AO |
| TSE | Elektronik kasaların BSI (Federal Bilgi Güvenliği Dairesi) sertifikalı bir teknik güvenlik donanımına ihtiyacı var | § 146a Abs. 1 AO, KassenSichV |
| Fiş verme | Her işlem için fiş, kâğıt veya onayla elektronik | § 146a Abs. 2 AO, § 6 KassenSichV |
| Bildirim | ELSTER üzerinden, edinme veya kullanımdan kaldırmadan sonra bir ay içinde | § 146a Abs. 4 AO |
| Kassen-Nachschau | Çalışma saatleri içinde habersiz denetim | § 146b AO |
| Saklama | Kayıtlar on yıl, muhasebe belgeleri sekiz yıl | § 147 Abs. 3 AO |
| Para cezası | TSE eksik veya yanlış kullanılıyorsa 25.000 €’ya kadar | § 379 Abs. 1 Nr. 4 bis 6, Abs. 6 AO |
TSE ve KassenSichV: Kasanın neler yapabilmesi gerekir
Teknik güvenlik donanımı bir güvenlik modülünden, bir depolama ortamından ve tek tip bir dijital arayüzden oluşur. Her işlemi zaman damgası, işlem numarası ve imzayla kaydeder; böylece boşluklar veya sonradan yapılan değişiklikler fark edilebilir. Elektronik veya bilgisayar destekli kasa sistemleri ve yazar kasalar, tablet ve telefon kasaları da kapsamdadır. § 1 KassenSichV’ye göre diğerlerinin yanı sıra ürün ve hizmet otomatları, bilet otomatları ve salt muhasebe yazılımları bunun dışındadır.
- Donanım TSE’si: kasadaki bir SD kart veya USB bellek. Dayanıklıdır, ama bir cihaza bağlıdır.
- Bulut TSE’si: Güvenlik modülü sağlayıcının sertifikalı bir ortamında çalışır, kasa internet üzerinden bağlanır. Birden fazla kasa, tablet kasalar ve food truck’lar için pratiktir. Çözümün BSI tarafından sertifikalandırılmış TSE listesinde yer aldığından ve üreticinin kullanım ortamına dair şartlarına uyduğunuzdan emin olun.
- İnternet kesildiğinde ne olacağını satın almadan önce netleştirmelisiniz: Kasa ne kadar süre ara belleğe alır ve kesinti nasıl kayıt altına alınır?
- Sertifikaların süresi dolar: TSE’nin ne kadar süre geçerli olduğunu ve değişimi kimin üstlendiğini sorun.
Vergi incelemesi için TSE’nin yanında DSFinV-K’ye göre veri dışa aktarımı (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, maliyenin kasa sistemleri için dijital arayüzü) önemlidir. Geçmiş yıllar için de tek tuşla çalışmalıdır. Buna GoBD’ye (dijital defter tutma ilkeleri) göre süreç dokümantasyonu (Verfahrensdokumentation) eklenir: kasanızın nasıl kurulduğunu, kimin erişimi olduğunu, iptallerin ve eğitim kayıtlarının nasıl işlediğini ve kasa kapanışının nasıl yapıldığını anlatan bir açıklama.
Fiş verme yükümlülüğü ve muafiyet
§ 146a Abs. 2 AO’ya göre bir kasa işlemine katılan her misafire bir fiş düzenlenmelidir. Fiş kâğıt üzerinde veya misafirin onayıyla elektronik olarak standart bir formatta verilebilir (§ 6 KassenSichV). Misafirin fişi alması gerekmez; ama sizin onu sunmanız gerekir.
- İşletmenizin tam adı ve adresi
- İşlemin başlangıç ve bitiş tarihi ve saati
- Yemek ve içeceklerin miktarı ve türü
- İşlem numarası
- Vergi oranlarına göre ayrılmış bedel ve vergi tutarı
- Kasanın veya güvenlik modülünün seri numarası, doğrulama değeri ve imza sayacı (QR kod olarak da mümkün)
Vergi dairesi, bilinmeyen çok sayıda kişiye mal satıyorsanız ve fiş vermek makul değilse, § 148 AO’ya göre başvuru üzerine fiş verme yükümlülüğünden muafiyet tanıyabilir. Muafiyet geri alınabilir ve pratikte nadiren verilir. Yoğun bir Imbiss için başvuru yine de değebilir; bunu mali müşavirinizle (Steuerberatung) konuşun. O zamana kadar müşteri ekranında QR kodlu dijital fiş çoğu zaman en kolay çözümdür.
Kasanın ELSTER üzerinden bildirimi
1 Ocak 2025’ten beri § 146a Abs. 4 AO’ya göre elektronik bildirim süreci kullanılabilir. 1 Temmuz 2025’ten önce edinilen kasaların 31 Temmuz 2025’e kadar bildirilmesi gerekiyordu. Sonraki tüm durumlar için şu geçerlidir:
Kasayı satın alın, kiralayın veya leasing ile edinin
Kiralanan ve leasing ile edinilen kasalar da bildirime tabidir.
Bilgileri toplayın
Kasanın türü, üreticisi, modeli, seri numarası, yazılımı, edinme tarihi ile TSE’nin türü ve seri numarası. Kasa sağlayıcınız bu bilgileri çoğunlukla sağlar.
Bir ay içinde bildirin
Mein ELSTER’deki (Maliye’nin online portalı) “Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO” formuyla, XML yüklemesiyle veya ERiC arayüzü üzerinden doğrudan kasa yazılımından.
İşletme yeri başına
Birden fazla mekânınız varsa her işletme yeri için, orada kullanılan tüm kasaları içeren ayrı bir bildirim yaparsınız.
Kullanımdan kaldırmayı bildirin
Bir kasa kullanımdan kaldırılır veya satılırsa bunu da bir ay içinde bildirin.
Kassen-Nachschau ve GoBD
§ 146b AO’ya göre bir Kassen-Nachschau’da görevliler işyerinize olağan çalışma saatleri içinde önceden haber vermeden girebilir. Çoğu zaman bir test alışverişiyle başlar. Ardından kimliklerini gösterir ve kasa verilerini, kasa raporlarını, süreç dokümantasyonunu veya bir veri dışa aktarımını incelemek isterler. Dikkat çekici noktalar ortaya çıkarsa, önceden inceleme talimatı olmadan bir dış incelemeye (Außenprüfung) geçilebilir.
Kassen-Nachschau’ya hazır
- Ekipten biri belgelerin nerede olduğunu ve kimi araması gerektiğini biliyor
- DSFinV-K dışa aktarımı ve TSE dışa aktarımı test edildi
- Süreç dokümantasyonu güncel olarak mevcut
- ELSTER bildiriminin onayı dosyalandı
- Kasa kapanışları (Z raporları) eksiksiz mevcut
- İptaller ve indirimler gerekçeli ve izlenebilir
- Bahşiş, özel çekişler ve bozuk para ayrı kaydedildi
En büyük tehlike çoğu zaman para cezası değil, § 162 AO’ya göre tahmini vergilendirmedir (Hinzuschätzung): Kasa düzeni usulüne uygun değilse vergi dairesi ciroyu tahmin edebilir, çoğu zaman da hissedilir ek ödemelerle. TSE’yi kullanmayan veya doğru kullanmayan biri ayrıca § 379 AO’ya göre 25.000 €’ya kadar para cezası riskini göze alır.
Bewirtungsbeleg ve bahşiş
İş yemekleri için Bewirtungsbeleg
İş misafirleri ağırlama giderlerini § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG’ye (gelir vergisi kanunu) göre kısmen vergiden düşer ve bunun için sizden usulüne uygun bir fişe ihtiyaç duyarlar. 19 Kasım 2025 tarihli BMF yazısına (Federal Maliye Bakanlığı genelgesi) göre elektronik kasalı mekânlarda kural olarak yalnızca makineyle oluşturulmuş, TSE ile güvenceye alınmış fişler kabul edilir; misafirler işlem veya seri numarası gibi bilgilere güvenebilir. 250 €’yu aşan faturalarda vergi numarası veya USt-IdNr. (KDV kimlik numarası), sıralı bir fatura numarası ve ağırlayan kişinin adı da eklenmelidir. “Yemek ve içecekler” gibi genel bir ifade yetmez.
Bahşiş
Misafirlerin çalışanlarınıza gönüllü olarak verdiği bahşiş, onlar için § 3 Nr. 51 EStG’ye göre vergiden muaftır ve işletmenin cirosu değildir. Ancak kartla ödemede sizin hesabınıza düşer. Bu yüzden onu kasada ayrı bir kalem olarak kaydedin ve ekibe yapılan ödemeyi belgeleyin. Saatlere veya puanlara göre kimin ne kadar alacağını bahşiş paylaştırma hesaplayıcı hesaplar. İşletme sahibi olarak kendinizin aldığı bahşiş ise işletme gelirine girer. Somut kaydı mali müşavirinizle kararlaştırın.
Online sipariş, web sitesi ve kasa
Siparişleri kendi web sitesi, Lieferando, Wolt veya bir gel-al uygulaması üzerinden alan birinin iki dünyası vardır: mağaza ve kasa. KassenSichV kasa sistemlerini kapsar, web mağazalarını değil. Online ödeme yapılırsa mağazada fatura veya fişle ayrı bir kayıt oluşur. Ancak bir online siparişi kasaya aktardığınız anda ya da misafir teslim almada veya kapıda nakit veya kartla ödediğinde, bu TSE ve fişle tamamen normal bir kasa işlemidir.
Doğrusu böyle
- Online siparişleri bir arayüz üzerinden doğrudan kasaya aktarın
- Platform hesap dökümlerini her ay kasayla karşılaştırın
- Kendi kuryeleriniz için TSE’li bir mobil kasa kullanın
- Online satılan hediye çeklerini kullanıldığında kasaya kaydedin
- Web sitesinde, platformda ve menüde fiyatları aynı tutun
Bunlardan kaçının
- Gel-al siparişlerini nakit tahsil edip ancak akşam toplu olarak girmek
- Teslimat siparişleri için ikinci bir “gölge kasa” tutmak
- Telefon veya WhatsApp siparişlerini kasayı atlayarak hesaplamak
- Gel-al gişesindeki tablet için ELSTER bildirimini unutmak
Mekânınız için hangi sipariş yollarının kârlı olduğunu ve platform komisyonlarının ne tuttuğunu teslimat platformları ve kendi siparişiniz rehberi karşılaştırıyor. Kaparolu veya no-show ücretli rezervasyonlar için Online rezervasyon rehberini okuyun. Web sitesi ve kasanın aynı fiyatları göstermesi için de Almanya’da fiyat bildirimi rehberi yardımcı olur.
Mekânınıza uyan bir web sitesi
Metin olarak menü, açılış saatleri, rezervasyon ve sipariş düğmesi: Yeni gastronomi web sitenizin önizlemesine ücretsiz bakın.
Gastro web sitenizin bizim tasarladığımız ücretsiz bir önizlemesi.
Kasa satın alma için kontrol listesi
İmzalamadan önce
- TSE, BSI tarafından sertifikalandırılmış, süresi ve değişimi düzenlenmiş
- DSFinV-K dışa aktarımı dahil ve ek ücret olmadan kullanılabiliyor
- ELSTER bildirimi yazılım tarafından destekleniyor
- Müşteri ekranında QR kodlu dijital fiş mümkün (planlanan reform için önemli)
- Bahşişli Bewirtungsbeleg doğrudan kasadan
- Online sipariş, teslimat platformları ve rezervasyon için arayüzler
- Teras, bira bahçesi, catering veya teslimat için mobil kasa
- Sağlayıcıdan şablon olarak süreç dokümantasyonu
Yeni bir kasa çoğunlukla bir açılışın parçasıdır. Gaststättenerlaubnis’ten (lokal işletme izni) vergi dairesine kayda kadar başka nelerin gerektiği Almanya’da gastronomi işletmesi kurmak rehberinde yazıyor. Bar veya kulüp için ayrıca Almanya’da bar açmak rehberine göz atmaya değer.
