Registrierkassenpflicht in Österreich: Was Gastronom:innen wissen müssen

Wer in der Gastronomie eine Registrierkasse braucht

Die Registrierkassenpflicht steht in § 131b Bundesabgabenordnung (BAO). Sie verlangt, dass Barumsätze einzeln mit einer elektronischen Registrierkasse, einem Kassensystem oder einem sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst werden. Zwei Grenzen müssen dabei gleichzeitig überschritten sein: ein Jahresumsatz von 15.000 € je Betrieb und Barumsätze von mehr als 7.500 € im Jahr. Beide Beträge sind netto, also ohne Umsatzsteuer, zu verstehen.

Für die Gastronomie ist entscheidend, was als „bar“ gilt. Das Gesetz zählt dazu nicht nur Scheine und Münzen, sondern ausdrücklich auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte, Barschecks und selbst ausgegebene Gutscheine oder Bons, die Sie statt Geld annehmen. Ein Café, in dem fast alle Gäste mit dem Handy am Terminal zahlen, hat also trotzdem überwiegend Barumsätze. Praktisch jedes Restaurant, jede Bar und jedes Café mit regulärem Betrieb liegt deshalb schnell über den Grenzen.

Ein Beispiel: Sie eröffnen im Februar ein Imbisslokal und überschreiten im März beide Grenzen. Geben Sie die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich ab, beginnt die Kassenpflicht mit 1. Juli. Bis dahin müssen Sie trotzdem jeden Barumsatz einzeln aufzeichnen und Belege ausstellen, etwa aus einem nummerierten Paragonblock. In der Praxis starten die meisten Lokale aber gleich mit einer Kasse, weil der Umstieg im laufenden Betrieb mühsamer ist. Wie die Kasse in die übrige Gründung passt, beschreibt der Ratgeber Gastronomie gründen in Österreich.

Belegerteilungspflicht: Was auf den Beleg muss

Unabhängig von der Kasse gilt die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO ab dem ersten Barumsatz. Sie müssen den Beleg erstellen und dem Gast anbieten. Der Gast soll den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb des Lokals mitnehmen, damit Kontrollen möglich sind; erzwingen können Sie das aber nicht. Sie selbst bewahren eine Durchschrift oder elektronische Kopie sieben Jahre auf.

• Eindeutige Bezeichnung Ihres Unternehmens
• Fortlaufende Nummer, die den Geschäftsvorfall eindeutig kennzeichnet
• Datum der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Speisen und Getränke
• Betrag der Barzahlung, getrennt nach Steuersätzen
• Bei Kassen mit Sicherheitseinrichtung zusätzlich: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit sowie ein maschinenlesbarer Code (meist ein QR-Code)

Für Lokale mit viel Laufkundschaft ist das eine echte Entlastung: weniger Papier, weniger Bons am Boden vor der Theke. Fragen Sie Ihren Kassenanbieter, welche Varianten er unterstützt, zum Beispiel einen QR-Code am Kundendisplay oder den Versand per E-Mail bei Reservierungsgästen.

Sicherheitseinrichtung, Startbeleg und Jahresbeleg

Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation geschützt sein (§ 131b Abs. 2 BAO und Registrierkassensicherheitsverordnung, RKSV). Jeder Barumsatz wird mit einer elektronischen Signatur oder einem Siegel verkettet, sodass nachträgliche Änderungen auffallen. Die Signatur kommt aus einer Signatur- oder Siegelerstellungseinheit: einer Smartcard, einem USB-Modul oder einem Online-Dienst eines Vertrauensdiensteanbieters. Den Nachweis tragen Ihre Belege im QR-Code.

Ausnahmen und Erleichterungen

Die Barumsatzverordnung sieht einige Ausnahmen vor. Sie sind enger, als viele glauben, und gelten meist nur für einen Teil des Umsatzes. Die Grenzbeträge wurden mit 1. Jänner 2026 angehoben.

Für einen Maronistand am Christkindlmarkt kann die Kalte-Hände-Regelung passen. Für einen Würstelstand, einen Kiosk oder einen Foodtruck in der Regel nicht, weil dort aus einem umschlossenen Raum verkauft wird. Klären Sie Grenzfälle vorab mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt. Wer regelmäßig ausschenkt, also auch ein Heuriger mit mehr als 14 Öffnungstagen, braucht eine reguläre Kasse. Was sonst für den Heurigen gilt, steht im Ratgeber Heuriger und Buschenschank eröffnen.

Für Umsätze außerhalb der Betriebsstätte gibt es eine Erleichterung für sogenannte mobile Gruppen: Sie dürfen vor Ort einen Paragonbeleg ausstellen und den Umsatz nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub in der Kasse erfassen, wenn Sie eine Durchschrift aufbewahren. Ob das für Ihr Catering oder Ihren eigenen Zustelldienst passt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären. Einfacher ist meist eine mobile Kassen-App am Handy, die direkt vor Ort signiert.

Trinkgeld, Kassenausfall und Strafen

Trinkgeld

Trinkgeld, das Gäste freiwillig dem Personal geben, ist kein Umsatz des Betriebs und für Mitarbeiter:innen unter den Voraussetzungen des § 3 Abs. 1 Z 16a EStG steuerfrei. Zahlt der Gast das Trinkgeld mit Karte, läuft es aber über Ihr Konto. Viele Kassensysteme buchen es deshalb als eigenen Posten außerhalb des Umsatzes, damit Tageslosung und Auszahlung an das Team nachvollziehbar bleiben. Die faire Aufteilung im Team nach Stunden, Punkten oder Rollen übernimmt der kostenlose Trinkgeld-Rechner. Trinkgeld, das Sie als Inhaber:in selbst erhalten, ist dagegen eine Betriebseinnahme. Für die Sozialversicherung gilt seit 1. Jänner 2026 eine bundesweite Trinkgeldpauschale für Betriebe der Fachverbände Gastronomie und Hotellerie: 2026 sind es 65 € pro Monat mit Inkasso und 45 € ohne Inkasso, mit Erhöhungen in den Folgejahren. Wie Sie Kartentrinkgeld konkret buchen, stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.

Wenn die Kasse ausfällt

• Kasse fällt ganz aus (Strom, Hardware): Belege händisch aus dem Paragonblock ausstellen, Durchschrift behalten, Umsätze nach der Reparatur in der Kasse nacherfassen.
• Nur die Signaturerstellungseinheit fällt aus: Die Kasse arbeitet weiter, die Belege tragen einen Hinweis auf den Ausfall.
• Ausfall länger als 48 Stunden: Melden Sie ihn laut BMF-Leitfaden innerhalb einer Woche über FinanzOnline, ebenso die Wiederinbetriebnahme.
• Neue Kasse oder neue Signaturkarte: wieder registrieren, Startbeleg erstellen und prüfen.

Strafen

Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse verwendet oder eine Kasse ohne Sicherheitseinrichtung betreibt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. c FinStrG, die mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 € geahndet werden kann. Dazu kommt das größere Risiko: Sind die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Wer Kassendaten gezielt manipuliert, riskiert ein Finanzstrafverfahren wegen Abgabenhinterziehung mit deutlich höheren Strafen.

Online-Bestellung, Website und Registrierkasse

Viele Lokale nehmen heute Bestellungen über die eigene Website, eine App oder Lieferplattformen an. Steuerlich entscheidet die Zahlungsart, nicht der Bestellweg. Zahlungen per Online-Banking, PayPal oder Kreditkarte im Internet sind laut WKO keine Barumsätze. Ein Webshop, in dem ausschließlich online bezahlt wird, ist daher von der Registrierkassenpflicht befreit. Die Umsätze müssen aber trotzdem vollständig aufgezeichnet werden, und auch hier erhält der Gast einen Beleg oder eine Rechnung.

Für Ihre Website heißt das: Ein Bestell- oder Abholformular ohne Online-Zahlung verschiebt den Kassenvorgang nur ins Lokal. Mit Online-Zahlung sparen Sie Zeit an der Theke, müssen aber Shop und Kasse sauber zusammenführen. Welche Bestellwege sich für Ihr Lokal lohnen und was Plattformen kosten, vergleicht der Ratgeber zu Lieferplattformen und eigener Online-Bestellung. Für Tischreservierungen mit Anzahlung oder No-Show-Gebühr gilt dasselbe Prinzip; Details stehen im Ratgeber zur Online-Reservierung.

Auch Preise gehören zusammen: Was auf der Website steht, sollte mit der Kasse und der Speisekarte im Lokal übereinstimmen. Abweichungen ärgern Gäste und fallen bei Kontrollen auf. Wie Sie Preise korrekt auszeichnen, lesen Sie im Ratgeber zur Preisauszeichnung in Österreich.

Checkliste: Kasse startklar für die Eröffnung