Najważniejsze w skrócie
- Kasa elektroniczna musi według § 146a AO (ordynacji podatkowej) być chroniona certyfikowanym zabezpieczeniem technicznym (TSE). Ogólnego obowiązku kasowego obecnie nie ma, projekt rządowy przewiduje go od 2028 roku dla firm z obrotem powyżej 100 000 €.
- Do każdej transakcji kasowej należy paragon (Belegausgabepflicht, § 146a ust. 2 AO), papierowy lub za zgodą gościa elektroniczny. Zwolnienie jest możliwe tylko na wniosek.
- Kasy trzeba zgłaszać urzędowi skarbowemu przez ELSTER: nowe lub wycofane z użytku urządzenia w ciągu miesiąca.
- Kassen-Nachschau (kontrola kasy) według § 146b AO przychodzi bez zapowiedzi. Ewidencja zgodna z GoBD i porządny eksport DSFinV-K chronią przed doszacowaniem.
- Przy Bewirtungsbelege urząd skarbowy w lokalach z kasą elektroniczną co do zasady uznaje tylko paragony zabezpieczone TSE. Napiwek dla obsługi nie jest obrotem, ale trzeba go porządnie ewidencjonować.
Ten artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. Przepisy się zmieniają i częściowo różnią się w poszczególnych krajach związkowych: sprawdź szczegóły w swojej izbie gospodarczej (WKO) lub IHK, we właściwym urzędzie albo u swojego doradcy podatkowego.
Czy w Niemczech jest obowiązek kasowy?
Inaczej niż w Austrii w Niemczech do tej pory nie ma ogólnego obowiązku posiadania kasy rejestrującej. Otwarta kasa (offene Ladenkasse) z codziennym raportem kasowym jest prawnie nadal dopuszczalna. Kto jednak decyduje się na kasę elektroniczną, a robią to prawie wszystkie restauracje, kawiarnie i bary, musi spełniać wymagania Abgabenordnung (§ 146a AO) i KassenSichV. W praktyce otwartej kasy w lokalu z wieloma pojedynczymi transakcjami i tak trudno prowadzić porządnie, a przy kontrolach podatkowych jest ona ryzykiem.
| Obowiązek | Co obowiązuje | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Ewidencja pojedyncza | każda transakcja osobno, kompletnie, poprawnie, na czas i w porządku | § 146 ust. 1 AO, § 146a ust. 1 AO |
| TSE | kasy elektroniczne potrzebują zabezpieczenia technicznego certyfikowanego przez BSI (Federalny Urząd Bezpieczeństwa Informacji) | § 146a ust. 1 AO, KassenSichV |
| Wydawanie paragonu | paragon do każdej transakcji, papierowy lub elektroniczny za zgodą | § 146a ust. 2 AO, § 6 KassenSichV |
| Zgłoszenie | przez ELSTER, w ciągu miesiąca od zakupu lub wycofania z użytku | § 146a ust. 4 AO |
| Kassen-Nachschau | kontrola bez zapowiedzi w godzinach pracy | § 146b AO |
| Przechowywanie | ewidencja dziesięć lat, dowody księgowe osiem lat | § 147 ust. 3 AO |
| Grzywna | do 25 000 € przy braku TSE lub jej niewłaściwym użyciu | § 379 ust. 1 pkt 4–6, ust. 6 AO |
TSE i KassenSichV: co musi umieć kasa
Techniczne zabezpieczenie (technische Sicherheitseinrichtung, TSE) składa się z modułu bezpieczeństwa, nośnika danych i jednolitego interfejsu cyfrowego. Rejestruje każdą transakcję ze znacznikiem czasu, numerem transakcji i podpisem, dzięki czemu luki lub późniejsze zmiany są widoczne. Obejmuje elektroniczne lub komputerowe systemy kasowe i kasy rejestrujące, także kasy na tablecie i w telefonie. Według § 1 KassenSichV wyłączone są m.in. automaty z towarami i usługami, automaty biletowe i samo oprogramowanie księgowe.
- TSE sprzętowa: karta SD lub pendrive USB w kasie. Solidna, ale związana z jednym urządzeniem.
- TSE w chmurze: moduł bezpieczeństwa działa u dostawcy w certyfikowanym środowisku, a kasa łączy się przez internet. Praktyczne przy kilku kasach, kasach na tablecie i food truckach. Zwróć uwagę, by rozwiązanie było na liście TSE certyfikowanych przez BSI i byś przestrzegał wymagań producenta dotyczących środowiska pracy.
- Co dzieje się przy awarii internetu, wyjaśnij przed zakupem: jak długo kasa buforuje dane i jak dokumentuje się awarię?
- Certyfikaty wygasają: zapytaj, jak długo TSE jest ważna i kto zajmuje się jej wymianą.
Przy kontroli podatkowej oprócz TSE ważny jest eksport danych według DSFinV-K (cyfrowego interfejsu administracji skarbowej dla systemów kasowych). Musi działać na jedno kliknięcie, także za minione lata. Do tego dochodzi dokumentacja procedur (Verfahrensdokumentation) według GoBD (zasad prawidłowego prowadzenia ksiąg w formie elektronicznej): opis, jak skonfigurowana jest Twoja kasa, kto ma dostęp, jak przebiegają storna i rezerwacje szkoleniowe oraz jak odbywa się zamknięcie kasy.
Obowiązek wydawania paragonu i zwolnienie
Według § 146a ust. 2 AO każdemu gościowi uczestniczącemu w transakcji kasowej trzeba wystawić paragon. Paragon może być papierowy lub za zgodą gościa elektroniczny w standardowym formacie (§ 6 KassenSichV). Gość nie musi go zabierać; Ty musisz go jednak udostępnić.
- Pełna nazwa i adres Twojego lokalu
- Data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transakcji
- Ilość i rodzaj dań i napojów
- Numer transakcji
- Kwota i podatek, z podziałem na stawki
- Numer seryjny kasy lub modułu bezpieczeństwa, wartość kontrolna i licznik podpisów (możliwe także jako kod QR)
Zwolnienie z obowiązku wydawania paragonu urząd skarbowy może przyznać na wniosek według § 148 AO, jeśli sprzedajesz towary wielu nieznanym osobom, a wydawanie paragonów jest nieracjonalnie uciążliwe. Zwolnienie można odwołać i w praktyce przyznaje się je rzadko. Dla Imbissu z dużym ruchem wniosek może się jednak opłacić, omów to z doradcą podatkowym. Do tego czasu cyfrowy paragon przez kod QR na wyświetlaczu dla klienta jest często najprostszym rozwiązaniem.
Zgłoszenie kasy przez ELSTER
Od 1 stycznia 2025 roku dostępna jest elektroniczna procedura zgłoszeniowa według § 146a ust. 4 AO. Kasy kupione przed 1 lipca 2025 roku trzeba było zgłosić do 31 lipca 2025 roku. We wszystkich późniejszych przypadkach obowiązuje:
Kup, wynajmij lub weź kasę w leasing
Kasy wynajęte i leasingowane też podlegają zgłoszeniu.
Zbierz dane
Rodzaj kasy, producent, model, numer seryjny, oprogramowanie, data zakupu oraz rodzaj i numer seryjny TSE. Dostawca kasy zwykle udostępnia te dane.
Zgłoś w ciągu miesiąca
Przez formularz „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO” w Mein ELSTER, przez przesłanie pliku XML lub bezpośrednio z oprogramowania kasowego przez interfejs ERiC.
Osobno dla każdego lokalu
Jeśli masz kilka lokali, złóż dla każdego miejsca prowadzenia działalności osobne zgłoszenie, obejmujące wszystkie używane tam kasy.
Zgłoś wycofanie z użytku
Jeśli kasa zostaje wycofana lub sprzedana, także to zgłoś w ciągu miesiąca.
Kassen-Nachschau i GoBD
Podczas Kassen-Nachschau według § 146b AO urzędnicy mogą wejść do Twojego lokalu bez zapowiedzi w zwykłych godzinach pracy. Często zaczyna się to od zakupu kontrolnego. Potem się legitymują i żądają wglądu w dane kasowe, raporty kasowe, dokumentację procedur lub eksport danych. Jeśli pojawią się nieprawidłowości, można bez wcześniejszego zarządzenia przejść do kontroli zewnętrznej (Außenprüfung).
Gotowi na Kassen-Nachschau
- Osoba z zespołu wie, gdzie są dokumenty i do kogo dzwonić
- Eksport DSFinV-K i eksport TSE są przetestowane
- Dokumentacja procedur jest aktualna
- Potwierdzenie zgłoszenia w ELSTER jest w aktach
- Zamknięcia kasy (raporty Z) są kompletne
- Storna i rabaty są uzasadnione i zrozumiałe
- Napiwki, pobrania prywatne i pieniądze na wydawanie reszty są ewidencjonowane osobno
Największym zagrożeniem zwykle nie jest grzywna, lecz doszacowanie (Hinzuschätzung) według § 162 AO: jeśli kasa nie jest prowadzona prawidłowo, urząd skarbowy może oszacować obroty, często z odczuwalnymi dopłatami. Kto nie używa TSE lub używa jej niewłaściwie, ryzykuje dodatkowo grzywnę według § 379 AO do 25 000 €.
Bewirtungsbeleg i napiwki
Bewirtungsbeleg na obiady biznesowe
Goście biznesowi częściowo odliczają koszty przyjęć według § 4 ust. 5 zd. 1 pkt 2 EStG (ustawy o podatku dochodowym), a do tego potrzebują od Ciebie prawidłowego dokumentu. Według pisma BMF (federalnego ministerstwa finansów) z 19 listopada 2025 roku w lokalach z kasą elektroniczną co do zasady uznaje się tylko paragony wygenerowane maszynowo i zabezpieczone TSE; goście mogą polegać na danych takich jak numer transakcji czy numer seryjny. Przy fakturach powyżej 250 € dochodzą też numer podatkowy lub USt-IdNr. (numer VAT UE), kolejny numer faktury i nazwisko osoby zapraszającej. Ogólne określenie typu „dania i napoje” nie wystarcza.
Napiwki
Napiwek, który goście dobrowolnie dają Twoim pracownikom, jest dla nich według § 3 pkt 51 EStG wolny od podatku i nie jest obrotem lokalu. Przy płatności kartą trafia jednak na Twoje konto. Dlatego ewidencjonuj go w kasie jako osobną pozycję i dokumentuj wypłatę dla zespołu. Ile dostaje każda osoba według godzin lub punktów, wyliczy kalkulator podziału napiwków. Napiwek, który dostajesz sam jako właściciel lub właścicielka, jest natomiast przychodem firmy. Konkretne księgowanie ustal z doradcą podatkowym.
Zamówienia online, strona i kasa
Kto przyjmuje zamówienia przez własną stronę, Lieferando, Wolt lub aplikację do odbioru, ma dwa światy: sklep i kasę. KassenSichV obejmuje systemy kasowe, a nie sklepy internetowe. Jeśli płaci się online, w sklepie powstaje osobna ewidencja z fakturą lub paragonem. Gdy jednak przenosisz zamówienie online do kasy albo gość płaci gotówką lub kartą przy odbiorze lub przy drzwiach, jest to zwykła transakcja kasowa z TSE i paragonem.
Tak zrobisz to dobrze
- Przenosić zamówienia online przez interfejs bezpośrednio do kasy
- Co miesiąc porównywać rozliczenia platform z kasą
- Dla własnych kierowców używać kasy mobilnej z TSE
- Księgować w kasie realizację bonów sprzedanych online
- Utrzymywać te same ceny na stronie, platformie i w karcie
Lepiej nie
- Przyjmować gotówkę za zamówienia na odbiór i wbijać je dopiero wieczorem zbiorczo
- Prowadzić drugą „kasę w cieniu” dla zamówień z dostawą
- Rozliczać zamówienia przez telefon lub WhatsApp z pominięciem kasy
- Zapomnieć o zgłoszeniu w ELSTER tabletu przy okienku odbioru
Jakie drogi zamówień opłacają się Twojemu lokalowi i ile wynoszą prowizje platform, porównuje poradnik o platformach dostaw i własnych zamówieniach. O rezerwacjach z zaliczką lub opłatą za niestawienie się (no-show) przeczytasz w poradniku o rezerwacji online. A żeby strona i kasa pokazywały te same ceny, pomoże poradnik o podawaniu cen w Niemczech.
Strona, która pasuje do Twojego lokalu
Karta w formie tekstu, godziny otwarcia, przycisk rezerwacji i zamówienia: zobacz bezpłatny podgląd nowej strony swojego lokalu.
Bezpłatny podgląd strony Twojego lokalu, zaprojektowany przez nas.
Lista kontrolna przy zakupie kasy
Zanim podpiszesz
- TSE jest certyfikowana przez BSI, okres ważności i wymiana są uregulowane
- Eksport DSFinV-K jest w cenie i działa bez dodatkowych kosztów
- Oprogramowanie obsługuje zgłoszenie w ELSTER
- Możliwy cyfrowy paragon przez kod QR na wyświetlaczu dla klienta (ważne przy planowanej reformie)
- Bewirtungsbeleg z napiwkiem bezpośrednio z kasy
- Interfejsy do zamówień online, platform dostaw i rezerwacji
- Kasa mobilna na taras, ogródek piwny, catering lub dostawy
- Wzór dokumentacji procedur od dostawcy
Nowa kasa jest zwykle częścią otwarcia lokalu. Co jeszcze do niego należy, od Gaststättenerlaubnis (zezwolenia na prowadzenie lokalu) po zgłoszenie w urzędzie skarbowym, opisuje poradnik Założenie lokalu gastronomicznego w Niemczech. Przy barze lub klubie warto dodatkowo zajrzeć do poradnika Otwarcie baru w Niemczech.
