Kaffeepreise erhöhen: neue Preise kalkulieren und richtig kommunizieren

Warum Kaffee teurer bleibt

Seit 2024 erreichten die Weltmarktpreise für Arabica und Robusta zeitweise den höchsten Stand seit Jahrzehnten. Dürre, Hitze und Starkregen in Brasilien und Vietnam haben Ernten verkleinert, dazu kamen höhere Kosten für Transport, Dünger und Löhne in den Anbauländern. Im Handel kommt das mit Verzögerung an: Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes, über die die Nachrichtenagentur dpa im Juni 2026 berichtete, kostete Bohnenkaffee im April 2026 im Schnitt 57 Prozent mehr als 2020. Röstereien, die ihre Preise lange gehalten haben, geben die Kosten nun an ihre Gastro-Kund:innen weiter.

Sinkende Börsenpreise bedeuten nicht automatisch günstigere Bohnen für Ihr Café. Die Importpreise für Rohkaffee schwanken stark: Im Juli 2026 lagen sie laut Destatis 5,1 Prozent über dem Vorjahresmonat und 9,1 Prozent über dem Juni. Röster kaufen außerdem Monate im Voraus ein. Rechnen Sie deshalb nicht damit, dass sich das Problem von selbst erledigt, sondern fragen Sie Ihre Rösterei, wann die nächste Preisliste kommt und wie lange die aktuellen Preise gelten.

Dazu kommt alles, was nicht in der Tasse steckt: Löhne, Energie, Miete, Versicherungen. In kleinen Gastronomiebetrieben in Österreich machen die Personalkosten laut WKO-Branchenanalyse inzwischen mehr als 42 Prozent des Umsatzes aus. Gleichzeitig haben sich Gäste an höhere Preise gewöhnt: Ein Cappuccino kostete in Deutschland 2025 laut YouGov-Zahlen, über die die dpa berichtete, im Schnitt 3,14 Euro, 2021 waren es noch 2,24 Euro. In Wien liegen Cappuccino und Melange häufig zwischen 5 und knapp 6 Euro.

Den neuen Preis kalkulieren

Der häufigste Fehler: Die Rösterei erhöht den Kilopreis um 5 Euro, und das Café schlägt 10 Cent auf den Cappuccino auf. Damit sind die Bohnen gedeckt, aber nicht der höhere Lohn, die Stromrechnung und die neue Miete. Rechnen Sie deshalb in drei Schritten: zuerst den aktuellen Wareneinsatz, dann den Deckungsbeitrag, den eine Tasse künftig bringen muss, und erst am Ende den Kartenpreis mit Umsatzsteuer.

Das Beispiel zeigt: Allein für die Bohne hätten 20 Cent gereicht. Erst mit 50 Cent wächst auch der Deckungsbeitrag so weit, dass höhere Löhne und Energiekosten mitbezahlt werden. In Österreich mit 20 Prozent Umsatzsteuer landen Sie bei denselben Nettowerten bei rund 4,10 bis 4,20 Euro. Wie Wareneinsatz, Fixkosten und Deckungsbeitrag für den ganzen Betrieb zusammenhängen, erklärt der Ratgeber zur Kalkulation in der Gastronomie. Wie viele Getränke und Gäste Sie pro Tag brauchen, damit Ihre Fixkosten gedeckt sind, zeigt der Break-even-Rechner.

Wie viel auf einmal? Preisschritte und Preisschwellen

Gäste merken sich bei Kaffee meist einen einzigen Preis: den ihres Stammgetränks. Ein Sprung von 3,60 auf 4,10 Euro fällt auf, zwei Schritte von je 20 bis 30 Cent im Abstand von einigen Monaten deutlich weniger. Wer jahrelang nichts erhöht hat, kommt um einen größeren Schritt oft nicht herum. Dann hilft es, ihn auf die Karte zu verteilen, statt jedes Getränk gleich stark anzuheben.

• Preisschwellen: 3,90 Euro wirkt deutlich günstiger als 4,00 Euro. Wenn Sie eine Schwelle überschreiten, dann gleich mit einem Betrag, der sich lohnt, statt um 10 Cent.
• Referenzprodukt: Der Espresso ist für viele Gäste der Maßstab für das ganze Café. Ein maßvoller Espresso-Preis kann teurere Milchgetränke und Spezialitäten abfedern.
• Aufpreis für Pflanzendrinks: Ein Hafer-Aufpreis von 30 bis 60 Cent ist verbreitet. Manche Cafés verzichten darauf und rechnen ihn in alle Milchgetränke ein, das wirkt gastfreundlich, muss aber kalkuliert sein.
• Kombi-Angebote mit Speisen: In Deutschland gelten für Speisen 7 und für Getränke 19 Prozent, in Österreich in der Regel 10 und 20 Prozent. Paketpreise müssen in der Kasse sauber aufgeteilt werden. Mehr dazu in den Ratgebern zum Kassensystem in Deutschland und zur Registrierkasse in Österreich.
• Ganze Karte prüfen: Wenn Sie ohnehin umstellen, rechnen Sie auch Tee, Kakao, Limonaden und Wein nach. Den Glaspreis für Flaschengetränke ermitteln Sie mit dem Getränke-Kalkulator, Kuchen und Torten prüfen Sie mit dem Ratgeber zur Kuchenvitrine im Café.

Fahrplan: in vier Wochen zur neuen Karte

Eine Preiserhöhung ist schnell beschlossen, aber erst gut umgesetzt, wenn alle Preise überall stimmen. Planen Sie einen festen Stichtag, am besten zu einem natürlichen Anlass wie dem Saisonwechsel, einer neuen Karte oder dem Jahresbeginn. Vermeiden Sie Zeiten, in denen viele Tourist:innen oder Neukund:innen zum ersten Mal kommen und die alten Preise online gesehen haben.

Karte, Tafel und Aushang: Preisauszeichnung in Österreich und Deutschland

Sobald die neuen Preise gelten, müssen sie überall stehen, wo Gäste Preise sehen. Ein Cappuccino für 4,10 Euro an der Kasse und 3,60 Euro auf der Tafel ist nicht nur ärgerlich, sondern ein Verstoß gegen die Preisauszeichnung. Die Regeln unterscheiden sich in beiden Ländern in einem wichtigen Punkt: dem Aushang beim Eingang.

Für ein deutsches Café heißt das: Kaffee gehört zu den wesentlichen Getränken und damit in den Aushang neben der Tür. In Österreich ist der Außenaushang an warme Speisen geknüpft. Bietet Ihr Kaffeehaus regelmäßig Toast, Frühstück mit Eierspeise oder einen Mittagstisch an, brauchen Sie ihn, und die wichtigsten Kaffeegetränke dazuzuschreiben ist für Gäste ohnehin hilfreich. Die Details erklären die Ratgeber zur Preisauszeichnung in Österreich und Deutschland.

Website, Google-Profil und Lieferplattformen aktualisieren

Viele Gäste sehen Ihre Preise zuerst online: auf der Website, im Google-Profil, auf Fotos der Karte, die andere Gäste hochgeladen haben, oder auf einer Lieferplattform. Stehen dort noch die alten Preise, fühlt sich die neue Karte im Café wie eine Überraschung an, und genau daraus entstehen Ein-Stern-Bewertungen mit dem Satz „online stand etwas anderes“. Preise auf Website und Google sind freiwillige Angaben, müssen aber ebenfalls Endpreise sein und sollten mit der Karte im Lokal übereinstimmen.

Am einfachsten ist das, wenn Ihre Karte an einer Stelle gepflegt wird und Website, QR-Code und Aushang daraus entstehen. Wie das geht, erklärt der Ratgeber zur digitalen Speisekarte; was im Google-Profil stehen sollte, lesen Sie im Ratgeber zum Google-Unternehmensprofil. Einen Tischaufsteller mit QR-Code zur aktuellen Karte erstellen Sie kostenlos mit dem Speisekarten-QR-Code-Generator.

Gäste informieren: Aushang, Social Media und der richtige Ton

Weder das österreichische Preisauszeichnungsgesetz noch die deutsche Preisangabenverordnung schreiben vor, Preiserhöhungen auf der Karte im Voraus anzukündigen (Stand November 2026). Sie verlangen, dass Gäste den aktuellen Preis vor der Bestellung sehen. Wo Sie Preise vertraglich zugesagt haben, etwa bei Gutscheinen, Abos oder Firmenkund:innen, gilt das Vereinbarte. Ein kurzer Hinweis wirkt trotzdem fair, vor allem für Stammgäste, die jeden Morgen dasselbe bestellen. Halten Sie ihn kurz, sachlich und freundlich: ein Grund, ein Dank, kein Jammern und keine lange Rechtfertigung.

Eine Stempelkarte, bei der jeder zehnte Kaffee gratis ist, kostet Sie bei Stammgästen rund 10 Prozent eines Kaffees pro Besuch und bindet genau die Gäste, die eine Erhöhung am stärksten spüren. Visitenkarten mit Stempelkarte auf der Rückseite gestalten Sie mit dem Visitenkarten-Generator; weitere Ideen bietet der Ratgeber zum Treueprogramm in der Gastronomie. Ein Frühstücks- oder Brunchangebot mit Kaffee zum Paketpreis lenkt den Blick vom Einzelpreis auf den Wert, mehr dazu im Ratgeber Frühstück und Brunch im Café.

Das Team vorbereiten: Sätze für die Theke

Die meisten Fragen zur Preiserhöhung landen nicht bei Ihnen, sondern bei der Aushilfe an der Kasse. Wer unvorbereitet ist, entschuldigt sich, rechtfertigt sich oder gibt spontan Rabatt. Sprechen Sie die Erhöhung im Team offen an, erklären Sie die Gründe mit ein paar Zahlen und einigen Sie sich auf wenige Sätze, die zu Ihrem Café passen.

• „Ja, wir haben die Preise angepasst. Bohnen und Milch sind deutlich teurer geworden, und wir wollen bei unserer Rösterei bleiben.“
• „Der Espresso kostet weiterhin 2,60 Euro, wenn Sie es gern etwas günstiger möchten.“
• „Mit der Stempelkarte ist jeder zehnte Kaffee gratis, soll ich Ihnen eine mitgeben?“
• „Danke, dass Sie es ansprechen. Ich gebe das gern an die Chefin weiter.“

Legen Sie fest, wer Rabatte geben darf, und bleiben Sie dabei. Spontane Nachlässe für einzelne Gäste wirken auf alle anderen unfair und untergraben die neue Kalkulation.

Auf Kritik und Bewertungen reagieren

Ein paar kritische Kommentare nach einer Preiserhöhung sind normal. Antworten Sie auf Google-Bewertungen zum Preis kurz, freundlich und ohne Zahlenkrieg: Danke für das Feedback, ein Satz zum Grund, ein Satz zu dem, was Gäste dafür bekommen. Andere Leser:innen achten mehr auf Ihren Ton als auf den Preis. Wie Sie Bewertungen gelassen beantworten und mehr positive Bewertungen sammeln, zeigt der Ratgeber zu Google-Bewertungen in der Gastronomie.

Nach der Erhöhung: Zahlen beobachten

Ob die Erhöhung funktioniert, sehen Sie in der Kasse, nicht im Gefühl an einem ruhigen Dienstag. Vergleichen Sie vier bis acht Wochen nach dem Stichtag die verkauften Tassen, den Durchschnittsbon und den Kaffeeumsatz mit denselben Wochen vor der Erhöhung, bereinigt um Wetter, Ferien und Feiertage. Ein leichter Rückgang der Stückzahlen ist oft verkraftbar, wenn der Deckungsbeitrag insgesamt steigt.