Самое важное вкратце
- Сначала спрашивайте, потом считайте: повод, число гостей, время, место, формат, пожелания по питанию и бюджет нужны в каждом запросе, лучше всего через постоянную форму.
- Количество на гостя зависит от формата: фингерфуд в качестве основного приёма пищи требует гораздо больше штук, чем фуршет к аперитиву. Работайте с собственными ориентирами и небольшим запасом.
- Цена за гостя покрывает только еду. Персонал, оборудование, дорога и накладные расходы считаются отдельно, а в предложении часто идут отдельными позициями.
- Хорошее предложение письменно фиксирует услуги, цены, налоги, сроки, задаток и условия отмены, чтобы в конце никто не спорил о пунктах, которые никогда не обсуждались.
- Пересчёт после каждого заказа показывает, где не совпали количества, часы или цены, и делает следующее предложение точнее.
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет юридическую или налоговую консультацию. Правила меняются и частично различаются по федеральным землям: уточняйте детали в своей Wirtschaftskammer (WKO) или IHK, в компетентном ведомстве или у налогового консультанта.
Запрос: сначала спрашивайте, потом считайте
Большинство ошибок в предложении на кейтеринг возникает не при расчёте, а до него: никто не сказал, что площадка на третьем этаже без лифта, что треть гостей вегетарианцы или что шведский стол должен стоять четыре часа. Короткий первый разговор по постоянному списку вопросов избавит от доплат и нервов. Ещё лучше спрашивать главное уже в форме запроса на сайте: тогда вам приходят полные заявки, а не одна строка «Сколько стоит кейтеринг на 50 человек?»
Что выяснить перед каждым предложением
- Повод и состав гостей: корпоратив, свадьба, семинар, день рождения, поминки
- Дата, время подготовки, подачи и окончания, сколько стоит шведский стол
- Число гостей, из них детей, и до какого срока будет известно окончательное число
- Площадка с адресом: есть ли кухня, электричество, вода, лифт, подъезд, парковка
- Формат: фингерфуд, flying buffet, шведский стол, сервированное меню или только доставка
- Питание и аллергии: вегетарианское, веганское, халяль, без глютена
- Напитки: от вас, от клиента или от площадки
- Обслуживание, посуда, столы, декор: что нужно, а что уже есть на месте
- Рамки бюджета на гостя или в целом, если клиент готов их назвать
- Кому выставлять счёт: частному лицу или компании
Спрашивать о бюджете не стыдно. Это показывает, предлагать ли меню из трёх блюд или добротный шведский стол, и избавляет вас от предложений, которые никогда не примут. Как вообще получать подходящие запросы от компаний, пар и площадок, читайте в руководстве как найти клиентов для кейтеринга. Регулярным бизнес-ланчам с ценой за порцию и рамочным договором посвящено отдельное руководство: корпоративный кейтеринг по подписке.
Планирование количества на гостя
Слишком мало еды – худшая ошибка в кейтеринге, слишком много – самая дорогая. Нужное количество зависит от формата, времени суток, гостей и от того, основной ли это приём пищи за день. Бригада строителей на корпоративе ест иначе, чем участники семинара в обеденный перерыв. Поэтому ведите собственные ориентиры и корректируйте их после каждого заказа. Таблица ниже – отправная точка из практики, а не норма.
| Формат | Ориентир на гостя | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Приём с фингерфудом перед едой | 4–6 штук | Только как дополнение к аперитиву |
| Фингерфуд или flying buffet как основной приём пищи | 12–16 штук и немного сладкого | Смесь холодных, тёплых и сытных закусок |
| Шведский стол: основной компонент из мяса, рыбы или вегетарианский | 150–200 г | При нескольких горячих меньше на каждое блюдо |
| Шведский стол: гарниры | 150–200 г | Дёшево и сытно, используйте как буфер |
| Шведский стол: салаты и закуски | 100–150 г | Летом лучше больше |
| Десерт | 100–150 г или 2–3 штуки | Маленькие порции берут чаще |
Реалистично планируйте персонал и рабочее время
Персонал – наряду с себестоимостью продуктов крупнейшая статья расходов в кейтеринге, и её чаще всего недооценивают. Считается не только время на мероприятии, но и подготовка, упаковка, дорога, монтаж, демонтаж, обратный путь, разгрузка и мойка. Вечер с четырьмя часами обслуживания легко превращается для команды в восемь–десять часов на человека.
- Кухня: выводите часы производства из рецептур, а не на глаз. Кто часто готовит блюдо, знает время на десять порций.
- Обслуживание: сколько нужно официантов, сильно зависит от формата. Сервированное меню требует гораздо больше персонала, чем шведский стол, flying buffet где-то посередине.
- Руководитель на месте: один человек, который следит за ходом мероприятия, клиентом и командой, даже если сам тоже работает.
- Надбавки: учитывайте ночную работу, работу в воскресенье и праздники, а также сверхурочные по коллективному договору (в Австрии Kollektivvertrag, в Германии Tarifvertrag).
- Внешний персонал: помощники через кадровые агентства стоят в час дороже собственных сотрудников, зато экономят постоянные расходы.
Считайте персонал по полной часовой ставке с отчислениями работодателя, а не по зарплате на руки. Эту ставку вы узнаете в расчёте зарплаты или у налогового консультанта.
Оборудование, аренда и дорога
Мармиты, термобоксы, изотермические сумки, посуда, приборы, бокалы, коктейльные столы, скатерти, декор: собственное имущество стоит износа, чистки и места на складе, арендованное – арендной платы и нередко боя. И то и другое входит в расчёт. К этому добавляется дорога с расходами на автомобиль и временем команды в пути. Многие кейтеринговые компании работают с зоной доставки, в которой дорога включена, а за её пределами берут фиксированную плату за километр или зону.
- Своё оборудование: заложите плату за использование на каждое мероприятие, которая покрывает ремонт, замену и чистку.
- Аренда: перенесите в расчёт цену аренды, доставку, мойку и плату за бой от прокатной компании.
- Дорога: километры туда и обратно, расходы на автомобиль, время команды в пути, при необходимости парковка или платные дороги.
- Несколько рейсов: монтаж утром и вывоз на следующий день – это два рейса, а не один.
- На месте: если нет электричества или воды, могут понадобиться газовое оборудование, канистры или генератор.
Расчёт предложения
Цена кейтеринга складывается из нескольких элементов. Себестоимость продуктов на гостя – только начало. Как составлять рецептуры, считать с наценкой или коэффициентом и следить за маржинальным доходом, объясняет руководство как правильно рассчитывать блюда. Для предложения на кейтеринг действуйте в таком порядке.
Себестоимость продуктов
Рассчитайте по рецептурам себестоимость на гостя для выбранного формата, включая запас и расходники вроде салфеток или упаковки.
Персонал
Умножьте все часы от подготовки до мойки на полную ставку и добавьте надбавки.
Оборудование и аренда
Сложите плату за использование своего оборудования и стоимость арендованного.
Дорога
Учтите километры, расходы на автомобиль и время в пути для всех нужных рейсов.
Накладные расходы и прибыль
Добавьте надбавку на аренду помещения, энергию, страховку, офис и привлечение клиентов, а также свою прибыль. Без неё вы работаете только в ноль.
Налоги и округление
Указывайте НДС на еду и напитки отдельно и округляйте цену за гостя вверх до ровной суммы.
К НДС стоит присмотреться: в Австрии на еду действует ставка 10 %, на большинство напитков 20 %, в Германии с 2026 года на еду 7 %, на напитки 19 %. Облагаются ли услуги вроде персонала, арендованной посуды или дороги по ставке для еды или отдельно, зависит от конкретного случая. Выясните это один раз с налоговым консультантом и постройте по этому шаблон предложения. Частным клиентам называйте итоговые цены с НДС, компаниям принято указывать нетто плюс НДС.
Цена порции за несколько секунд
Калькулятор цен на блюда рассчитывает продажную цену для Австрии или Германии по себестоимости, целевой доле и НДС.
Как устроено хорошее предложение на кейтеринг
Предложение – часто первое, что клиент видит от вас в письменном виде. За две минуты оно должно показать, что он получит и сколько это стоит, и одновременно зафиксировать всё, что позже может стать предметом спора. Постоянный шаблон экономит время и гарантирует, что ни один пункт не забыт.
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Основные данные | Повод, дата, время, место, число гостей, контактное лицо с обеих сторон |
| Еда | Меню или шведский стол с понятными названиями, отмеченные виды питания, указание на информацию об аллергенах |
| Напитки | Пакет, расчёт по потреблению или от клиента, с ценами |
| Обслуживание и персонал | Число сотрудников, время работы, цена за час или фиксированная, надбавки |
| Оборудование и дорога | Посуда, сервировка шведского стола, аренда, зона доставки или плата за километр |
| Цены | Цена за гостя и итоговая сумма, ставки НДС, чётко отмеченные нетто или брутто |
| Условия | Срок действия предложения, срок для окончательного числа гостей, задаток, срок оплаты, условия отмены |
Как сделать правильно
- Предлагать два-три варианта, например базовый, стандарт и премиум
- Описывать услуги так, чтобы клиент мог их себе представить
- Ограничивать срок действия предложения, например двумя неделями
- Просить подтвердить согласие письменно или по электронной почте
- Прикладывать фото прошлых шведских столов или меню
Лучше не надо
- Называть только цену за гостя без описания услуг
- Молча «куда-нибудь включать» персонал и дорогу, а потом уходить в минус
- Прикрывать открытые вопросы формулировкой «по договорённости»
- Устные договорённости по телефону без письменного подтверждения
- Цены без срока действия, хотя закупочные цены колеблются
Задаток, число гостей и отмена
Как только вы подтверждаете дату, вы блокируете команду, автомобиль и мощности, а продукты часто закупаете за несколько дней. Задаток при бронировании покрывает этот риск и делает бронь обязательной. Обычно это часть ожидаемой суммы, которая засчитывается в итоговый счёт, при крупных заказах – ещё и второй платёж незадолго до мероприятия. Не менее важен срок для окончательного числа гостей: до него число может уменьшиться, после него оплачивается заявленное число. Задатки для целей НДС, как правило, учитываются уже при поступлении оплаты; как их оформлять, уточните у налогового консультанта.
| Австрия | Германия | |
|---|---|---|
| Отмена клиентом | По § 1168 ABGB (Общий гражданский кодекс Австрии) исполнитель в принципе может требовать оговорённое вознаграждение, если услуга не состоялась по причинам на стороне заказчика, но должен вычесть то, что сэкономил. | Требование по общему договорному праву BGB (Гражданский кодекс Германии). Сэкономленные расходы и другие заказы на ту же дату уменьшают требование. |
| Фиксированные суммы | Ступенчатые платы за отмену распространены. Завышенную договорную неустойку суд может снизить по § 1336 ABGB. | Фиксированное возмещение ущерба в общих условиях не может превышать обычный ущерб, а клиенту должно быть позволено доказать меньший ущерб (§ 309 п. 5 BGB). |
| Практика | Ступенчатые сроки в предложении, типовые общие условия от WKO (экономическая палата). | Ступенчатые сроки в предложении, условия стоит проверить в IHK, DEHOGA или у юриста. |
С корпоративными клиентами у вас больше свободы, чем с частными лицами, для которых правила об общих условиях строже. Как рестораны и трактиры решают те же вопросы для банкетов в собственном зале, читайте в руководстве банкеты и группы в трактире.
Пересчёт после мероприятия: учиться на каждом заказе
Только после мероприятия видно, было ли предложение верным. Пересчёт сравнивает плановые и фактические значения: сколько продуктов закупили и сколько вернулось? Сколько часов команда отработала на самом деле? Были ли лишние рейсы, бой или услуги, которых не было в предложении? Делайте это сразу, пока все помнят, лучше всего в простой таблице на каждый заказ.
Пересчёт после мероприятия в пяти пунктах
- Фактическая себестоимость продуктов по закупкам в сравнении с планом
- Остатки по компонентам: что осталось, чего не хватило?
- Фактические часы персонала с монтажом, демонтажем и мойкой
- Дополнительные расходы: лишние рейсы, аренда, бой, срочные закупки
- Итог: плановый и фактический маржинальный доход заказа
По результатам корректируйте ориентиры по количествам, часам и надбавкам. Через десять–двадцать заказов у вас будут цифры, которые подходят вашим гостям лучше любой общей таблицы. Дополнительные услуги, которые клиент спонтанно заказал в день мероприятия, идут в итоговый счёт, но только если они были подтверждены на месте. А короткое «спасибо» после мероприятия с просьбой об отзыве – лучшее начало для следующего заказа.
Сайт кейтеринга с формой запроса, бесплатный предпросмотр
Мы создадим ваш сайт с вариантами меню, фотографиями и формой запроса, которая собирает всё важное. Предпросмотр бесплатный и ни к чему не обязывает.
Бесплатный макет сайта вашего заведения, сделанный нами.
