Das Wichtigste in Kürze
- Erst fragen, dann rechnen: Anlass, Personenzahl, Uhrzeit, Ort, Format, Ernährungswünsche und Budget gehören in jede Anfrage, am besten über ein festes Formular.
- Mengen pro Person hängen vom Format ab: Fingerfood als Hauptmahlzeit braucht deutlich mehr Stück als ein Empfang. Arbeiten Sie mit eigenen Richtwerten und einer kleinen Reserve.
- Ein Preis pro Person deckt nur die Speisen. Personal, Equipment, Anfahrt und Gemeinkosten gehören als eigene Kosten in die Kalkulation, oft auch als eigene Positionen ins Angebot.
- Ein gutes Angebot nennt Leistungen, Preise, Steuern, Fristen, Anzahlung und Stornoregel schriftlich, damit am Ende niemand über Posten streitet, die nie besprochen wurden.
- Die Nachkalkulation nach jedem Auftrag zeigt, wo Mengen, Stunden oder Preise nicht gestimmt haben, und macht das nächste Angebot genauer.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln ändern sich und unterscheiden sich teils je Bundesland: Prüfen Sie Details bei Ihrer Wirtschaftskammer (WKO) oder IHK, der zuständigen Behörde oder Ihrer Steuerberatung.
Die Anfrage: erst fragen, dann rechnen
Die meisten Fehler in einem Catering-Angebot entstehen nicht beim Rechnen, sondern davor: Es fehlt die Info, dass der Veranstaltungsort im dritten Stock ohne Lift liegt, dass ein Drittel der Gäste vegetarisch isst oder dass das Buffet vier Stunden stehen soll. Ein kurzes Erstgespräch mit einer festen Fragenliste spart später Nachträge und Ärger. Noch besser: Sie fragen die wichtigsten Punkte schon im Anfrageformular auf Ihrer Website ab, dann landen vollständige Anfragen statt einer Zeile „Was kostet Catering für 50 Leute?“ in Ihrem Postfach.
Diese Punkte klären Sie vor jedem Angebot
- Anlass und Art der Gäste: Firmenfeier, Hochzeit, Seminar, Geburtstag, Trauerfeier
- Datum, Uhrzeiten für Aufbau, Essen und Ende, Dauer des Buffets
- Personenzahl, davon Kinder, und bis wann die finale Zahl feststeht
- Ort mit Adresse: Küche vorhanden, Strom, Wasser, Lift, Zufahrt, Parken
- Format: Fingerfood, Flying Buffet, Buffet, gesetztes Menü oder nur Lieferung
- Ernährungsformen und Allergien: vegetarisch, vegan, halal, glutenfrei
- Getränke: durch Sie, durch den Kunden oder durch die Location
- Service, Geschirr, Tische, Deko: was wird gebraucht, was ist vor Ort
- Budget-Rahmen pro Person oder gesamt, falls der Kunde ihn nennen will
- Rechnungsempfänger: Privatperson oder Firma
Die Frage nach dem Budget ist kein Tabu. Sie zeigt, ob Sie ein Drei-Gang-Menü oder ein solides Buffet anbieten sollten, und spart Ihnen Angebote, die nie angenommen werden. Wie Sie überhaupt an passende Anfragen von Firmen, Brautpaaren und Locations kommen, steht im Ratgeber Kunden für Catering gewinnen. Für wiederkehrende Business-Lunches mit Preis pro Portion und Rahmenvertrag gibt es einen eigenen Ratgeber: Firmencatering als Abo.
Mengenplanung pro Person
Zu wenig Essen ist der schlimmste Fehler im Catering, zu viel Essen der teuerste. Die richtige Menge hängt vom Format, von der Tageszeit, vom Publikum und davon ab, ob es die Hauptmahlzeit des Tages ist. Eine Gruppe Bauarbeiter beim Firmenfest isst anders als ein Seminar in der Mittagspause. Führen Sie deshalb eigene Richtwerte, die Sie nach jedem Auftrag anpassen. Die folgende Tabelle ist ein Startpunkt aus der Praxis, keine Norm.
| Format | Richtwert pro Person | Worauf achten |
|---|---|---|
| Empfang mit Fingerfood vor dem Essen | 4 bis 6 Stück | Nur als Begleitung zum Aperitif gedacht |
| Fingerfood oder Flying Buffet als Hauptmahlzeit | 12 bis 16 Stück, dazu etwas Süßes | Mischung aus kalt, warm und sättigenden Häppchen |
| Buffet: Hauptkomponente Fleisch, Fisch oder vegetarisch | 150 bis 200 g | Bei mehreren Hauptgerichten pro Gericht weniger |
| Buffet: Beilagen | 150 bis 200 g | Günstig und sättigend, als Puffer nutzen |
| Buffet: Salate und Vorspeisen | 100 bis 150 g | Im Sommer eher mehr |
| Dessert | 100 bis 150 g oder 2 bis 3 Stück | Kleine Portionen werden öfter genommen |
Personal und Arbeitszeit realistisch einplanen
Personal ist neben dem Wareneinsatz der größte Kostenblock im Catering und wird am häufigsten unterschätzt. Gerechnet wird nicht nur die Zeit beim Event, sondern auch Vorbereitung, Packen, Fahrt, Aufbau, Abbau, Rückfahrt, Ausräumen und Abwasch. Ein Abend mit vier Stunden Service bedeutet für das Team schnell acht bis zehn Stunden pro Person.
- Küche: Produktionsstunden aus den Rezepturen ableiten, nicht schätzen. Wer ein Gericht oft macht, kennt die Zeit pro zehn Portionen.
- Service: Wie viele Servicekräfte nötig sind, hängt stark vom Format ab. Ein gesetztes Menü braucht deutlich mehr Personal als ein Buffet, Flying Buffet liegt dazwischen.
- Leitung vor Ort: Eine Person, die Ablauf, Kunde und Team im Blick hat, auch wenn sie mitarbeitet.
- Zuschläge: Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Überstunden nach Kollektivvertrag bzw. Tarifvertrag einrechnen.
- Fremdpersonal: Aushilfen über Personaldienstleister kosten pro Stunde mehr als eigenes Personal, sparen aber Fixkosten.
Rechnen Sie Personal mit dem vollen Stundensatz inklusive Lohnnebenkosten, nicht mit dem Nettolohn. Den Satz kennen Sie aus Ihrer Lohnverrechnung bzw. Lohnbuchhaltung oder von Ihrer Steuerberatung.
Equipment, Mietware und Anfahrt
Chafing Dishes, Wärmebehälter, Kühlboxen, Geschirr, Besteck, Gläser, Stehtische, Tischwäsche, Deko: Was Sie selbst besitzen, kostet Abnutzung, Reinigung und Lagerplatz, was Sie mieten, kostet Miete und oft Bruch. Beides gehört in die Kalkulation. Dazu kommt die Anfahrt mit Fahrzeugkosten und der Fahrzeit des Teams. Viele Caterer arbeiten mit einem Liefergebiet, in dem die Anfahrt inklusive ist, und berechnen darüber hinaus eine Pauschale pro Kilometer oder Zone.
- Eigenes Equipment: einen Nutzungsbetrag pro Event ansetzen, der Reparatur, Ersatz und Reinigung deckt.
- Mietware: Mietpreis, Lieferung, Spülung und Bruchpauschale vom Verleiher in die Kalkulation übernehmen.
- Anfahrt: Kilometer hin und zurück, Fahrzeugkosten, Fahrzeit des Teams, eventuell Parkgebühren oder Maut.
- Mehrere Fahrten: Aufbau am Vormittag und Abholung am nächsten Tag sind zwei Touren, nicht eine.
- Vor Ort: Fehlen Strom oder Wasser, brauchen Sie eventuell Gasgeräte, Kanister oder ein Aggregat.
Das Angebot kalkulieren
Ein Catering-Preis setzt sich aus mehreren Bausteinen zusammen. Der Wareneinsatz pro Person ist nur der Anfang. Wie Sie Rezepturen anlegen, mit Aufschlag oder Faktor rechnen und den Deckungsbeitrag im Blick behalten, erklärt der Ratgeber Speisen richtig kalkulieren. Für ein Catering-Angebot gehen Sie in dieser Reihenfolge vor.
Wareneinsatz
Aus den Rezepturen den Wareneinsatz pro Person für das gewählte Format berechnen, inklusive Reserve und Verbrauchsmaterial wie Servietten oder Verpackung.
Personal
Alle Stunden von Vorbereitung bis Abwasch mit dem vollen Stundensatz multiplizieren, Zuschläge einrechnen.
Equipment und Mietware
Nutzungsbetrag für eigenes Material und Mietkosten für Fremdmaterial addieren.
Anfahrt
Kilometer, Fahrzeugkosten und Fahrzeit für alle nötigen Touren ansetzen.
Gemeinkosten und Gewinn
Einen Zuschlag für Miete, Energie, Versicherung, Büro und Akquise sowie Ihren Gewinn aufschlagen. Ohne ihn arbeiten Sie nur kostendeckend.
Steuern und Rundung
Umsatzsteuer für Speisen und Getränke getrennt ausweisen und den Preis pro Person auf einen glatten Betrag aufrunden.
Bei der Umsatzsteuer lohnt ein genauer Blick: In Österreich gelten für Speisen 10 % und für die meisten Getränke 20 %, in Deutschland seit 2026 für Speisen 7 % und für Getränke 19 %. Ob Leistungen wie Personal, Mietgeschirr oder Anfahrt dem Steuersatz der Speisen folgen oder getrennt zu behandeln sind, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das einmal mit Ihrer Steuerberatung und bauen Sie Ihre Angebotsvorlage danach auf. Gegenüber Privatkunden nennen Sie Endpreise inklusive Umsatzsteuer, gegenüber Firmen ist netto plus Steuer üblich.
Preis pro Portion in Sekunden berechnen
Der Speisen-Preiskalkulator rechnet aus Wareneinsatz, Zielanteil und Umsatzsteuer einen Verkaufspreis für Österreich oder Deutschland.
So ist ein gutes Catering-Angebot aufgebaut
Das Angebot ist oft das Erste, was ein Kunde schwarz auf weiß von Ihnen sieht. Es soll in zwei Minuten zeigen, was er bekommt und was es kostet, und gleichzeitig alles festhalten, was später strittig werden könnte. Eine feste Vorlage spart Zeit und sorgt dafür, dass kein Punkt vergessen wird.
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Eckdaten | Anlass, Datum, Uhrzeiten, Ort, Personenzahl, Ansprechperson auf beiden Seiten |
| Speisen | Menü oder Buffet mit klaren Bezeichnungen, Ernährungsformen gekennzeichnet, Hinweis auf Allergeninformation |
| Getränke | Pauschale, Abrechnung nach Verbrauch oder durch den Kunden, mit Preisen |
| Service und Personal | Anzahl der Personen, Einsatzzeit, Preis pro Stunde oder pauschal, Zuschläge |
| Equipment und Anfahrt | Geschirr, Buffetaufbau, Mietware, Liefergebiet oder Kilometerpauschale |
| Preise | Preis pro Person und Gesamtsumme, Steuersätze, netto oder brutto klar gekennzeichnet |
| Bedingungen | Gültigkeit des Angebots, Frist für die finale Personenzahl, Anzahlung, Zahlungsziel, Stornoregel |
So machen Sie es richtig
- Zwei bis drei Varianten anbieten, etwa Basis, Standard und Premium
- Leistungen so beschreiben, dass der Kunde sie sich vorstellen kann
- Gültigkeit des Angebots begrenzen, zum Beispiel auf zwei Wochen
- Annahme schriftlich oder per E-Mail bestätigen lassen
- Fotos von früheren Buffets oder Menüs beilegen
Lieber nicht
- Nur einen Preis pro Person ohne Leistungsbeschreibung nennen
- Personal und Anfahrt stillschweigend „irgendwo mit einrechnen“ und dann draufzahlen
- Offene Punkte mit „nach Absprache“ überspielen
- Mündliche Zusagen am Telefon ohne schriftliche Bestätigung
- Unbegrenzt gültige Preise, obwohl die Einkaufspreise schwanken
Anzahlung, Personenzahl und Storno
Sobald Sie einen Termin zusagen, blockieren Sie Team, Fahrzeug und Kapazität und kaufen oft Tage vorher ein. Eine Anzahlung bei der Buchung sichert dieses Risiko ab und macht die Buchung verbindlich. Üblich ist ein Teil der voraussichtlichen Summe, der auf die Schlussrechnung angerechnet wird; bei großen Aufträgen auch eine zweite Rate kurz vor dem Event. Ebenso wichtig ist eine Frist für die finale Personenzahl: Bis dahin darf die Zahl sinken, danach wird die gemeldete Zahl verrechnet. Anzahlungen sind umsatzsteuerlich in der Regel schon mit dem Zahlungseingang zu erfassen, wie Sie sie belegen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
| Österreich | Deutschland | |
|---|---|---|
| Absage durch den Kunden | Nach § 1168 ABGB kann der Auftragnehmer grundsätzlich das vereinbarte Entgelt verlangen, wenn die Leistung aus Gründen beim Besteller unterbleibt, muss sich aber Erspartes anrechnen lassen. | Anspruch nach allgemeinem Vertragsrecht des BGB. Ersparte Aufwendungen und anderweitige Aufträge am selben Termin mindern den Anspruch. |
| Pauschalen | Gestaffelte Stornopauschalen sind üblich. Eine vereinbarte Vertragsstrafe kann ein Gericht nach § 1336 ABGB mäßigen, wenn sie überhöht ist. | Pauschaler Schadensersatz in AGB darf den üblichen Schaden nicht übersteigen, und der Kunde muss einen geringeren Schaden nachweisen dürfen (§ 309 Nr. 5 BGB). |
| Praxis | Gestaffelte Fristen im Angebot, Muster-AGB über die WKO. | Gestaffelte Fristen im Angebot, Bedingungen von IHK, DEHOGA oder einer Anwältin bzw. einem Anwalt prüfen lassen. |
Gegenüber Firmenkunden haben Sie mehr Spielraum als gegenüber Privatpersonen, bei denen die Regeln für AGB strenger sind. Wie Restaurants und Wirtshäuser dieselben Fragen bei Feiern im eigenen Saal lösen, lesen Sie im Ratgeber Feiern und Gruppen im Wirtshaus.
Nachkalkulation: aus jedem Auftrag lernen
Erst nach dem Event zeigt sich, ob das Angebot gestimmt hat. Die Nachkalkulation vergleicht die geplanten mit den tatsächlichen Werten: Wie viel Ware wurde eingekauft und wie viel kam zurück? Wie viele Stunden hat das Team wirklich gearbeitet? Gab es Extrafahrten, Bruch oder Leistungen, die nicht im Angebot standen? Machen Sie das zeitnah, solange alle sich noch erinnern, und am besten mit einer einfachen Tabelle pro Auftrag.
Nachkalkulation in fünf Punkten
- Tatsächlicher Wareneinsatz laut Einkauf im Vergleich zur Planung
- Reste pro Komponente: Was blieb übrig, was war zu knapp?
- Tatsächliche Personalstunden inklusive Aufbau, Abbau und Abwasch
- Zusatzkosten: Extrafahrten, Mietware, Bruch, kurzfristige Einkäufe
- Ergebnis: geplanter und tatsächlicher Deckungsbeitrag des Auftrags
Aus den Ergebnissen passen Sie Ihre Richtwerte für Mengen, Stunden und Zuschläge an. Nach zehn bis zwanzig Aufträgen haben Sie Zahlen, die für Ihr Publikum besser passen als jede allgemeine Tabelle. Zusatzleistungen, die der Kunde am Tag spontan bestellt, gehören auf die Schlussrechnung, aber nur, wenn sie vor Ort bestätigt wurden. Und ein kurzes Danke nach dem Event mit der Bitte um Feedback ist der beste Start für den nächsten Auftrag.
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