Самое важное вкратце
- У каждого повода свой ритм: свадьбы часто бронируют за год, поминки за несколько дней. Планируйте процессы и пакеты отдельно для каждого повода.
- Фиксированные пакеты и два-три варианта меню избавляют от лишних вопросов, делают цены сравнимыми и легко просчитываются.
- Письменное предложение с услугами, ценой на человека, минимальной суммой заказа или арендой зала, сроками и правилами отмены предотвращает споры в конце вечера.
- Задаток и срок для окончательного числа гостей защищают вас. Плата за отмену должна быть согласована заранее и быть соразмерной.
- Отдельная страница о банкетах на сайте с размерами зала, вариантами меню и формой заявки приносит полные заявки вместо обрывочных заметок после звонка.
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет юридическую или налоговую консультацию. Правила меняются и частично различаются по федеральным землям: уточняйте детали в своей Wirtschaftskammer (WKO) или IHK, в компетентном ведомстве или у налогового консультанта.
Какие праздники подходят вашему заведению
Трактир с залом или небольшой комнатой (в Австрии её называют Stüberl) для многих семей естественное место для праздника: знакомое, удобно расположенное, с кухней, которую любят все поколения. Но не каждый праздник подходит каждому заведению. Прежде чем собирать пакеты, честно оцените: сколько гостей на самом деле вмещает ваш зал с танцполом или фуршетом? Можно ли отделить зал, пока в основном помещении идёт обычная работа? И сколько праздников за выходные выдержит команда без ущерба для обычных гостей à la carte?
| Повод | Срок бронирования | Как обычно проходит | На что обратить внимание |
|---|---|---|---|
| Свадьба | Часто за год и больше | Весь день, встреча с игристым, меню или фуршет, торт, музыка | Зал целиком, долгая ночь, минимальная сумма заказа, внешние подрядчики |
| Крестины, первое причастие, конфирмация | От нескольких недель до месяцев | Семейный обед, дети за столом | Даты скапливаются весной, детское меню, детские стульчики |
| Юбилей | Несколько недель | Ужин или фуршет, тосты, музыка | Порядок оплаты напитков, время окончания, громкость |
| Поминки | Несколько дней | После похорон: суп, горячее, кофе и пирог | Короткий срок, тихое помещение, простой расчёт |
| Праздник клуба или компании | От недель до месяцев, новогодние корпоративы с конца лета | Меню или фуршет, напитки часто за счёт компании | Получатель счёта, документ для бухгалтерии, число участников |
Особая ответственность – это поминки (в Австрии Leichenschmaus, в Германии часто Trauerkaffee). Семья обращается в последний момент, переживает тяжёлое время и хочет прежде всего одного: ни о чём не беспокоиться. Фиксированный пакет с минимумом решений, тихое помещение и одно понятное контактное лицо здесь ценнее большого выбора. Многие похоронные бюро рекомендуют заведения, с которыми всё проходит гладко.
Пакеты и варианты меню вместо торга по каждой мелочи
Кто обсуждает каждый праздник с нуля, проводит часы у телефона и каждый раз пишет предложение заново. Лучше работают готовые блоки, из которых гости выбирают: два-три варианта меню на повод, один вариант фуршета и чётко оценённые дополнительные услуги. Цены становятся сравнимыми, закупки и планирование персонала проще, а гости чувствуют себя увереннее, потому что видят, что получат.
- Варианты меню: например, классическое меню из трёх блюд, региональное праздничное меню и вегетарианское меню, у каждого цена на человека.
- Фуршет: от минимального числа гостей, с чётким описанием, что входит и сколько времени он стоит. Будь то 30 или 120 гостей: объёмы для фуршета легко пересчитать калькулятором рецептов.
- Напитки: по факту потребления, фиксированной суммой на определённое время или смешанно, со встречей с игристым и вином к ужину. Запишите, что входит в фиксированную сумму, а что оплачивается отдельно. Цены за бокал и бутылку при расчёте по факту потребления рассчитает калькулятор цен на напитки.
- Дети: отдельное детское меню или сниженная цена до определённого возраста.
- Дополнительные услуги: встреча с игристым, полночная закуска, подача торта, декор, продление работы, гардероб.
Правила об аллергенах на банкетах действуют так же, как в обычной работе: гости должны иметь возможность узнать, какие из 14 основных аллергенов содержатся в блюдах. Спрашивайте о непереносимостях и особенностях питания в группе уже при заявке, чтобы кухня успела всё спланировать.
Зал, вместимость и минимальная сумма заказа
Зал является вашим главным продуктом в банкетном деле. Гости хотят знать, сколько человек поместится при банкетной рассадке, за круглыми столами или с фуршетом, есть ли танцпол, техника для речей и музыки, доступ без ступенек и парковка. Один раз аккуратно запишите эти данные и используйте их везде: на сайте, в предложении и по телефону.
Оплата зала обычно строится по одной из трёх моделей. Аренда зала понятна, но гостям часто кажется дополнительной статьёй расходов. Минимальная сумма заказа на еду и напитки распространена на свадьбах и больших праздниках: если её не достигли, разница выставляется в счёт. Для небольших праздников часто достаточно минимального числа гостей для зала. Важно лишь, чтобы модель была ясно прописана в предложении, а не появилась впервые в счёте.
Принимать заявки через сайт
Большинство праздников начинается с поиска вроде «свадьба трактир» с названием города или с рекомендации, после которой гости открывают ваш сайт. Там они должны найти всё для первого решения: отдельную страницу о банкетах с фотографиями зала, вместимостью, примерами меню, поводами, которые вы охотно принимаете, и формой заявки. Ориентировочные цены на человека полезны: они сразу отсекают неподходящие заявки.
Группам не место в обычном бронировании столиков. Ограничьте онлайн-бронирование разумным числом гостей, а большие компании направляйте на форму заявки, как описано в статье об онлайн-бронировании. Какие ещё разделы нужны сайту заведения, читайте в статье Сайт ресторана: что ищут ваши гости.
Какие поля нужны форме заявки на банкет
- Повод и желаемая дата, лучше с запасной
- Примерное число гостей, из них детей
- Время с и до, обед или вечер
- Интерес к меню, фуршету или пакету
- Непереносимости или особенности питания в группе, по желанию
- Имя, телефон и e-mail, для компаний адрес для счёта
- Свободное поле для пожеланий и вопросов
- Уведомление о защите данных со ссылкой на политику конфиденциальности
Запрашивайте только то, что нужно для предложения, и поясните в форме, что происходит с данными (ст. 13 DSGVO, Общего регламента ЕС по защите данных). Сведения о непереносимостях используйте только для этого праздника. Новогодние корпоративы и сезонные акции дополнительно анонсируйте в Google, соцсетях и рассылке. Как это сделать, читайте в статье Продвижение мероприятий онлайн.
Предложение, после которого не остаётся вопросов
Письменное предложение и есть ваш договор с гостем. Что в нём написано, то и действует; чего в нём нет, о том спорят в конце вечера. Отвечайте на заявки быстро, в идеале в течение одного-двух рабочих дней: пары и компании обычно обращаются сразу в несколько заведений.
Уточнить заявку
Коротко подтвердите по телефону или e-mail дату, число гостей, повод, бюджет и пожелания. Неясности снимайте сейчас, а не после согласия.
Предварительно закрепить дату
Забронируйте зал без обязательств и на ограниченный срок, например на десять дней. Так открытая заявка не блокирует популярную субботу месяцами.
Отправить предложение
Услуги, меню или пакет, цены на человека, порядок с напитками, модель оплаты зала, время, задаток, срок для окончательного числа гостей и правила отмены в одном документе.
Письменное подтверждение
Гость подтверждает предложение подписью или по e-mail. Дата окончательно забронирована только после оплаты задатка.
Согласовать детали
За несколько недель утвердите меню, рассадку, программу, декор и подрядчиков, например музыку или фотографа, и подведите итог письменно.
Работайте по шаблону, который нужно лишь адаптировать. В Австрии Wirtschaftskammer (WKO, экономическая палата) предоставляет членам типовые общие условия для гастрономии; в Германии земельные объединения DEHOGA консультируют своих членов и дают образцы. Один раз проверьте свои условия у специалиста, прежде чем включать их в каждое предложение.
Задаток, число гостей и отмена
Если праздник срывается, риск за закупки, персонал и заблокированный зал несёте вы. Задаток при бронировании защищает вас и показывает серьёзность намерений гостя. Обычно его засчитывают в итоговый счёт. Не менее важен срок для окончательного числа гостей, например за несколько дней до праздника: до этого число может уменьшиться, после выставляется заявленное количество. Для целей НДС задаток, как правило, нужно учитывать уже в момент поступления оплаты; как его проводить и оформлять, уточните у налогового консультанта.
| Австрия | Германия | |
|---|---|---|
| Отмена гостем | При неявках WKO ссылается на § 1168 ABGB (Общий гражданский кодекс Австрии): если услуга не состоялась по причинам на стороне гостя, заведение может требовать оговорённую цену за вычетом сэкономленных расходов. | Требование по общему договорному праву BGB (Гражданского кодекса Германии). Сэкономленные расходы и сдача зала другим гостям уменьшают требование. |
| Фиксированные суммы в общих условиях | Ступенчатая плата за отмену распространена. Суд может снизить завышенные суммы. | Паушальное возмещение ущерба не должно превышать обычный ущерб, а гость должен иметь право доказать меньший ущерб (§ 309 Nr. 5 BGB). Договорные штрафы за отказ от договора в общих условиях недействительны в отношении потребителей (§ 309 Nr. 6 BGB). |
| На практике | Ступенчатые сроки, справедливые суммы, указание в предложении; типовые условия через Wirtschaftskammer. | Ступенчатые сроки в предложении; условия проверить в IHK, DEHOGA или у юриста. |
В день праздника и после него
Хороший праздник узнаётся по тому, что и хозяева могут праздновать. Для этого нужен письменный план для кухни и зала: прибытие гостей, аперитив, речи, подача блюд, торт, полночная закуска, окончание. На каждый праздник назначьте одного ответственного в команде и одного со стороны хозяев, чтобы вопросы по ходу вечера не сыпались на всех сразу.
Как сделать правильно
- Передать кухне и залу план с указанием времени
- Одно постоянное контактное лицо для хозяев
- Записывать расход напитков по ходу вечера, а не прикидывать в конце
- Выставить счёт сразу, со всеми позициями и задатком
- После праздника коротко поблагодарить и попросить отзыв о работе
Лучше не надо
- Устные договорённости по телефону без письменного подтверждения
- Бронировать зал дважды, «всё равно кто-нибудь отменит»
- Дополнительные услуги в счёте, которые никто не обсуждал
- Обслуживать праздник и полный основной зал одной и той же урезанной сменой
- Просить отзывы в обмен на скидку или бесплатные напитки
Довольные хозяева праздника – лучшая реклама для следующего. Дружелюбное сообщение через несколько дней, может быть с фотографией с того вечера, – хороший момент, чтобы попросить отзыв. Как сделать это по правилам, читайте в статье об отзывах в Google.
Сайт со страницей о банкетах: бесплатный предпросмотр
Мы создадим ваш сайт с залом, вариантами меню и формой заявки на банкет. Предпросмотр бесплатный и ни к чему не обязывает.
Бесплатный макет сайта вашего заведения, сделанный нами.
Источники
- WKO Vorarlberg: плата за неявку в гастрономии (на немецком)
- WKO, отраслевое объединение гастрономии: типовые общие условия (на немецком)
- JUSLINE: § 1168 ABGB (вознаграждение, если работа не выполнена)
- Gesetze im Internet: § 309 BGB (запрещённые оговорки)
- DSGVO ст. 13 (обязанность информирования), текст регламента (на немецком)
