Najważniejsze w skrócie
- Registrierkassenpflicht (obowiązek kasowy) według § 131b BAO (federalnej ordynacji podatkowej) obowiązuje, gdy lokal osiąga ponad 15 000 € rocznego obrotu, a z tego ponad 7500 € obrotu gotówkowego. Płatności kartą na miejscu liczą się jako obrót gotówkowy.
- Belegerteilungspflicht (obowiązek wydawania paragonu) według § 132a BAO obowiązuje już od pierwszej transakcji gotówkowej, także bez obowiązku kasowego. Od 1 października 2026 roku paragony elektroniczne są znacznie prostsze.
- Każda kasa potrzebuje zabezpieczenia technicznego z modułem do tworzenia podpisu, zarejestrowanym w FinanzOnline (portalu urzędu skarbowego). Startbeleg (paragon startowy) i Jahresbeleg (paragon roczny) sprawdza się aplikacją BMF Belegcheck.
- Wyjątki, takie jak Kalte-Hände-Regelung (zasada „zimnych rąk”, od 2026 roku do 45 000 € netto), dotyczą tylko sprzedaży na zewnątrz, schronisk, małych Buschenschank i festynów stowarzyszeń.
- Zamówienia opłacone online nie są obrotem gotówkowym. Kto jednak przy odbiorze lub dostawie przyjmuje gotówkę lub kartę, potrzebuje do tego kasy i paragonu.
Ten artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. Przepisy się zmieniają i częściowo różnią się w poszczególnych krajach związkowych: sprawdź szczegóły w swojej izbie gospodarczej (WKO) lub IHK, we właściwym urzędzie albo u swojego doradcy podatkowego.
Kto w gastronomii potrzebuje Registrierkasse
Obowiązek kasowy zapisano w § 131b Bundesabgabenordnung (BAO). Wymaga on, by obroty gotówkowe były rejestrowane pojedynczo w elektronicznej kasie rejestrującej, systemie kasowym lub innym elektronicznym systemie ewidencji. Przekroczone muszą być jednocześnie dwa progi: roczny obrót 15 000 € na lokal i obroty gotówkowe ponad 7500 € rocznie. Obie kwoty rozumie się netto, czyli bez podatku VAT.
Dla gastronomii kluczowe jest, co uznaje się za „gotówkę”. Ustawa zalicza do niej nie tylko banknoty i monety, ale wprost także płatności kartą płatniczą (Bankomatkarte) lub kredytową, czeki gotówkowe oraz własne bony lub talony, które przyjmujesz zamiast pieniędzy. Kawiarnia, w której prawie wszyscy goście płacą telefonem przy terminalu, ma więc mimo to głównie obroty gotówkowe. Praktycznie każda restauracja, każdy bar i każda kawiarnia działające normalnie szybko przekraczają te progi.
| Temat | Zasada | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Progi obrotu | ponad 15 000 € rocznego obrotu na lokal i ponad 7500 € obrotu gotówkowego (netto) | § 131b ust. 1 pkt 2 BAO |
| Co liczy się jako gotówka | gotówka, karta płatnicza i kredytowa, czeki gotówkowe, własne bony i talony | § 131b ust. 1 pkt 3 BAO |
| Początek obowiązku | z początkiem czwartego miesiąca po okresie rozliczeniowym VAT, w którym progi zostały po raz pierwszy przekroczone | § 131b ust. 3 BAO |
| Koniec obowiązku | od kolejnego roku kalendarzowego, jeśli progi nie są już przekraczane i nie zanosi się na to w przyszłości | § 131b ust. 3 BAO |
| Wydawanie paragonu | od pierwszej transakcji gotówkowej, niezależnie od obowiązku kasowego | § 132a BAO |
| Ochrona przed manipulacją | zabezpieczenie techniczne z podpisem lub pieczęcią elektroniczną, szczegóły w RKSV | § 131b ust. 2 BAO, RKSV |
Przykład: w lutym otwierasz Imbiss i w marcu przekraczasz oba progi. Jeśli składasz deklarację VAT co miesiąc, obowiązek kasowy zaczyna się 1 lipca. Do tego czasu i tak musisz rejestrować każdą transakcję gotówkową osobno i wydawać paragony, na przykład z numerowanego bloczka (Paragonblock). W praktyce większość lokali od razu startuje z kasą, bo zmiana w trakcie działalności jest bardziej uciążliwa. Jak kasa wpisuje się w resztę zakładania lokalu, opisuje poradnik Założenie lokalu gastronomicznego w Austrii.
Obowiązek wydawania paragonu: co musi być na paragonie
Niezależnie od kasy Belegerteilungspflicht według § 132a BAO obowiązuje od pierwszej transakcji gotówkowej. Musisz wystawić paragon i zaproponować go gościowi. Gość powinien przyjąć paragon i zabrać go poza lokal, by możliwe były kontrole; nie możesz jednak tego wymusić. Sam przechowujesz kopię lub kopię elektroniczną przez siedem lat.
- Jednoznaczna nazwa Twojej firmy
- Kolejny numer, który jednoznacznie oznacza transakcję
- Data wystawienia paragonu
- Ilość i zwyczajowa nazwa dań i napojów
- Kwota płatności gotówkowej, z podziałem na stawki podatku
- Przy kasach z zabezpieczeniem technicznym dodatkowo: numer identyfikacyjny kasy, data i godzina oraz kod do odczytu maszynowego (zwykle kod QR)
Dla lokali z dużym ruchem przechodnich gości to prawdziwa ulga: mniej papieru, mniej paragonów na podłodze przed ladą. Zapytaj dostawcę kasy, jakie warianty obsługuje, na przykład kod QR na wyświetlaczu dla klienta lub wysyłkę e-mailem do gości z rezerwacją.
Zabezpieczenie techniczne, Startbeleg i Jahresbeleg
Od 1 kwietnia 2017 roku każda kasa rejestrująca musi być chroniona przed manipulacją przez techniczne zabezpieczenie (§ 131b ust. 2 BAO i Registrierkassensicherheitsverordnung, rozporządzenie o bezpieczeństwie kas, RKSV). Każda transakcja gotówkowa jest wiązana podpisem elektronicznym lub pieczęcią, więc późniejsze zmiany są widoczne. Podpis pochodzi z modułu do tworzenia podpisu lub pieczęci: karty chipowej, modułu USB lub usługi online dostawcy usług zaufania. Dowód tego zawiera kod QR na Twoich paragonach.
Zdobądź moduł do tworzenia podpisu
Zwykle przez dostawcę kasy, jako kartę, moduł lub rozwiązanie w chmurze.
Zarejestruj w FinanzOnline
Moduł podpisu i kasę zgłasza się przez FinanzOnline lub przez interfejs producenta kasy. Według wytycznych BMF najpóźniej tydzień po uruchomieniu.
Utwórz Startbeleg
Kasa generuje paragon na 0 €, od którego zaczyna się łańcuch paragonów.
Sprawdź Startbeleg
Aplikacją BMF Belegcheck skanujesz kod QR i potwierdzasz kodem uwierzytelniającym z FinanzOnline. Zielony znaczek pokazuje, że wszystko się zgadza.
Na bieżąco twórz Monatsbelege
Na koniec każdego miesiąca kasa tworzy paragon miesięczny (Monatsbeleg), który zabezpiecza stan licznika obrotu w łańcuchu paragonów.
Sprawdź Jahresbeleg
Paragon miesięczny za grudzień jest zarazem Jahresbeleg. Trzeba go sprawdzić najpóźniej do 15 lutego następnego roku, znowu aplikacją Belegcheck.
Wyjątki i ułatwienia
Barumsatzverordnung (rozporządzenie o obrotach gotówkowych) przewiduje kilka wyjątków. Są węższe, niż wielu sądzi, i zwykle dotyczą tylko części obrotu. Progi podniesiono z dniem 1 stycznia 2026 roku.
| Wyjątek | Warunki | Co odpada |
|---|---|---|
| Sprzedaż na zewnątrz („zimne ręce”) | sprzedaż obwoźna lub na publicznych drogach i placach, nie w zamkniętych pomieszczeniach; do 45 000 € netto rocznie (do 2025 roku: 30 000 €). Próg dotyczy tylko sprzedaży na zewnątrz. | kasa i paragon dla tych obrotów; dzienny utarg przez przeliczenie kasy (Kassasturz) |
| Schroniska górskie, narciarskie i na halach | roczny obrót do 45 000 € netto | kasa, ewidencja pojedynczych transakcji i paragon |
| Buschenschank | najwyżej 14 dni otwarcia w roku i roczny obrót do 45 000 € netto (próg dla całego lokalu) | kasa, ewidencja pojedynczych transakcji i paragon |
| Stołówki stowarzyszeń pożytku publicznego | do 45 000 € netto, najwyżej 52 dni działalności w roku | kasa, ewidencja pojedynczych transakcji i paragon |
| Małe festyny stowarzyszeń i korporacji | określone festyny uprzywilejowanych podmiotów, na przykład straży pożarnej lub klubów sportowych | kasa i paragon |
| Automaty | automaty z towarami i usługami do 20 € za pojedynczą transakcję | kasa i paragon; uproszczone ustalanie utargu |
Dla stoiska z kasztanami na jarmarku bożonarodzeniowym zasada „zimnych rąk” może pasować. Dla Würstelstand (budki z kiełbaskami), kiosku czy food trucka zwykle nie, bo tam sprzedaje się z zamkniętego pomieszczenia. Przypadki graniczne wyjaśnij wcześniej z doradcą podatkowym lub urzędem skarbowym. Kto regularnie podaje napoje, a więc także Heuriger z ponad 14 dniami otwarcia, potrzebuje zwykłej kasy. Co jeszcze dotyczy Heurigen, opisuje poradnik Otwarcie Heurigen i Buschenschank.
Dla obrotów poza siedzibą lokalu istnieje ułatwienie dla tzw. mobilnych grup (mobile Gruppen): mogą na miejscu wystawić paragon z bloczka i po powrocie bez zbędnej zwłoki zarejestrować obrót w kasie, jeśli przechowują kopię. Czy pasuje to do Twojego cateringu lub własnej dostawy, wyjaśnij z doradcą podatkowym. Prostsza jest zwykle mobilna aplikacja kasowa w telefonie, która podpisuje paragony bezpośrednio na miejscu.
Napiwki, awaria kasy i kary
Napiwki
Napiwek, który goście dobrowolnie dają obsłudze, nie jest obrotem lokalu i dla pracowników jest wolny od podatku na warunkach § 3 ust. 1 pkt 16a EStG (ustawy o podatku dochodowym). Jeśli gość płaci napiwek kartą, przechodzi on jednak przez Twoje konto. Dlatego wiele systemów kasowych księguje go jako osobną pozycję poza obrotem, by dzienny utarg i wypłata dla zespołu były przejrzyste. Sprawiedliwy podział w zespole według godzin, punktów lub ról przejmie darmowy kalkulator podziału napiwków. Napiwek, który dostajesz sam jako właściciel lub właścicielka, jest natomiast przychodem firmy. W ubezpieczeniach społecznych od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje ogólnokrajowy ryczałt od napiwków (Trinkgeldpauschale) dla lokali należących do Fachverband Gastronomie i Hotellerie: w 2026 roku wynosi 65 € miesięcznie przy inkasie i 45 € bez inkasa, z podwyżkami w kolejnych latach. Jak konkretnie księgować napiwki z kart, najlepiej ustal z doradcą podatkowym.
Gdy kasa przestaje działać
- Kasa całkiem nie działa (prąd, sprzęt): wystawiaj paragony ręcznie z bloczka, zachowuj kopie, po naprawie zarejestruj obroty w kasie.
- Nie działa tylko moduł podpisu: kasa pracuje dalej, a paragony mają adnotację o awarii.
- Awaria dłuższa niż 48 godzin: według wytycznych BMF zgłoś ją w ciągu tygodnia przez FinanzOnline, tak samo ponowne uruchomienie.
- Nowa kasa lub nowa karta podpisu: ponownie zarejestruj, utwórz i sprawdź Startbeleg.
Kary
Kto mimo obowiązku nie używa Registrierkasse lub korzysta z kasy bez zabezpieczenia technicznego, popełnia wykroczenie skarbowe według § 51 ust. 1 lit. c FinStrG (ustawy karnej skarbowej), za które grozi grzywna do 5000 €. Do tego dochodzi większe ryzyko: jeśli ewidencja nie jest prowadzona prawidłowo, urząd skarbowy może oszacować podstawę opodatkowania. Kto celowo manipuluje danymi kasy, ryzykuje postępowanie karne skarbowe za uchylanie się od podatków ze znacznie wyższymi karami.
Tak zrobisz to dobrze
- Przed otwarciem skonfigurować i zarejestrować kasę oraz sprawdzić Startbeleg
- Przechowywać paragony miesięczne i na czas, do 15 lutego, sprawdzić Jahresbeleg
- Mieć pod ręką bloczek paragonów na wypadek awarii
- Rejestrować napiwki z kart jako osobną pozycję
- Szkolić zespół: każda transakcja w kasie, każdy gość dostaje propozycję paragonu
Lepiej nie
- Nalewać napoje „na słowo” i wbijać je później zbiorczo
- Stosować zasadę „zimnych rąk” do ogródka (Schanigarten) czy wózka z jedzeniem
- Ignorować awarię modułu podpisu przez kilka dni
- Księgować storna bez uzasadnienia
- Rozliczać zamówienia online płacone gotówką przy odbiorze z pominięciem kasy
Zamówienia online, strona i Registrierkasse
Wiele lokali przyjmuje dziś zamówienia przez własną stronę, aplikację lub platformy dostaw. Podatkowo decyduje forma płatności, a nie droga zamówienia. Płatności przez bankowość internetową, PayPal czy kartę kredytową w internecie według WKO nie są obrotem gotówkowym. Sklep internetowy, w którym płaci się wyłącznie online, jest więc zwolniony z obowiązku kasowego. Obroty trzeba jednak i tak w pełni ewidencjonować, a gość także tu dostaje paragon lub fakturę.
| Sytuacja | Obrót gotówkowy? | Czego potrzebujesz |
|---|---|---|
| zamówione online, opłacone online, odebrane | nie | ewidencja i paragon lub faktura ze sklepu |
| zamówione online, opłacone przy odbiorze gotówką lub kartą | tak | kasa rejestrująca i paragon jak w lokalu |
| własna dostawa, płatność przy drzwiach kartą lub gotówką | tak | kasa mobilna lub ułatwienie dla obrotów poza siedzibą |
| zamówienie przez platformę dostaw, płatność online przez platformę | zazwyczaj nie | przechowywać rozliczenie platformy |
| bon sprzedany online, zrealizowany w lokalu | realizacja własnych bonów liczy się jako płatność gotówkowa | zaksięgować realizację w kasie |
Dla Twojej strony oznacza to: formularz zamówienia lub odbioru bez płatności online przenosi transakcję kasową tylko do lokalu. Z płatnością online oszczędzasz czas przy ladzie, ale musisz porządnie połączyć sklep z kasą. Jakie drogi zamówień opłacają się Twojemu lokalowi i ile kosztują platformy, porównuje poradnik o platformach dostaw i własnych zamówieniach online. Przy rezerwacjach stolików z zaliczką lub opłatą za niestawienie się (no-show) obowiązuje ta sama zasada; szczegóły w poradniku o rezerwacji online.
Ceny też muszą się zgadzać: to, co jest na stronie, powinno odpowiadać kasie i karcie w lokalu. Rozbieżności irytują gości i wychodzą na jaw podczas kontroli. Jak poprawnie oznaczać ceny, przeczytasz w poradniku o oznaczaniu cen w Austrii.
Karta, ceny i przycisk zamówienia na jednej stronie
Budujemy stronę Twojego lokalu z kartą w formie tekstu, godzinami otwarcia i przyciskiem zamówienia lub rezerwacji. Najpierw zobacz bezpłatny podgląd dla swojego lokalu.
Bezpłatny podgląd strony Twojego lokalu, zaprojektowany przez nas.
Lista kontrolna: kasa gotowa na otwarcie
Przed pierwszym gościem
- Wybrany system kasowy z zabezpieczeniem zgodnym z RKSV (stacjonarny, tablet lub aplikacja w telefonie)
- Moduł podpisu lub pieczęci i kasa zarejestrowane w FinanzOnline
- Startbeleg utworzony i sprawdzony aplikacją BMF Belegcheck
- Pozycje założone z właściwymi stawkami podatku dla dań i napojów
- Napiwki ustawione jako osobna pozycja, wypłata dla zespołu uregulowana
- Przetestowany paragon elektroniczny (wyświetlacz, e-mail, aplikacja) i paragon papierowy na żądanie
- Bloczek paragonów przygotowany na awarie, procedura zgłaszania awarii zapisana
- Zamówienia online i bony uzgodnione z kasą
- Termin Jahresbeleg (najpóźniej 15 lutego) wpisany do kalendarza
Kod QR do Twojej karty
Przygotuj bezpłatnie kod QR i stojak na stolik, który prowadzi prosto do Twojej karty online.
