Gastronomide WhatsApp Business: Rezervasyon, sipariş ve tanıtımı doğru kullanmak

WhatsApp, WhatsApp Business mi, Business Platform mu?

WhatsApp adı altında misafirlerle yazışmanın üç yolu var. Çoğu işletme için doğru seçim WhatsApp Business uygulamasıdır: Ücretsizdir, bir akıllı telefonda çalışır ve tezgâhtaki tablet ya da ofisteki bilgisayar gibi birkaç cihaza daha bağlanabilir. WhatsApp Business Platform (eski adıyla API) ise rezervasyon veya kasa sisteminden otomatik mesaj gönderen büyük işletmelere yöneliktir. Bir hizmet sağlayıcı üzerinden bağlanır ve onay ya da hatırlatma gibi teslim edilen her şablon mesaj başına ücretlendirilir; misafirin mesajından sonraki 24 saat içinde verilen yanıtlar genellikle ücretsizdir. Fiyatları Meta belirler ve zaman zaman değiştirir.

Bir telefon numarası aynı anda yalnızca iki uygulamadan birinde etkin olabilir. Şimdiye kadar rezervasyonları özel telefonla aldıysanız işletme için ayrı bir numara açın. Böylece çalışanlar değiştiğinde kanal işletmede kalır ve özel hayatınız özel kalır.

Kurulum: numara, profil ve bağlantı

WhatsApp profilinizdeki bilgiler web sitenizle ve Google İşletme Profilinizle birebir aynı olmalı: aynı isim, aynı adres, aynı çalışma saatleri. Bayramlar veya tatil kapanışı için saatleri değiştirdiğinizde her yerde aynı anda değiştirin.

Sohbet üzerinden rezervasyon ve sipariş

Sohbette, telefonda doğal olarak sorulan bilgiler çoğu zaman eksik kalır. Bir rezervasyon ancak tarih, saat, kişi sayısı ve isim kesinleştiğinde ve siz onayladığınızda gerçek bir rezervasyondur. Gerekli bilgileri tek seferde soran bir hızlı yanıt ve onay için ikinci bir hızlı yanıt iyi sonuç verir. Her rezervasyonu hemen rezervasyon defterinize veya sisteminize işleyin, yoksa çift rezervasyon olur.

Etiketler düzeni korumanıza yardım eder: örneğin “Yeni talep”, “Rezervasyon onaylandı”, “Sipariş açık”, “Teslim alındı”. Gruplar ve kutlamalar için sohbetten sonra e-postayla yazılı bir teklif göndermek faydalıdır. Çok sayıda masa veriyorsanız web sitenizdeki bir rezervasyon sistemi daha iyi işler; nasıl seçileceğini online rezervasyon rehberinde bulabilirsiniz. Bir gün önce gönderilen nazik bir hatırlatma iptalleri azaltır, ayrıntılar no-show yazısında.

Katalog, hızlı yanıtlar, karşılama ve uzakta mesajı

Business uygulaması, gastronominin günlük işinde çok zaman kazandıran bazı araçlarla gelir. Bunları ayarlarda işletme araçları altında bulursunuz.

• Katalog: fotoğraf, açıklama ve fiyatla yemekler, pastalar, kahvaltı sepetleri, hediye çekleri veya oda tipleri. Misafirler sohbette göz atar ve belirli ürünleri sorar. Menünün tamamı için katalog fazla zahmetlidir, bunun için online menünüzün bağlantısını paylaşın.
• Hızlı yanıtlar: eğik çizgi ve bir kısaltmayla çağırdığınız hazır metinler, örneğin /rezervasyon veya /yol.
• Karşılama mesajı: ilk kez ya da uzun bir aradan sonra yazan misafirlere otomatik gider. Ne zaman cevap verdiğinizi ve hangi bilgilere ihtiyacınız olduğunu söylemek için idealdir.
• Uzakta mesajı: çalışma saatleri dışında veya tatil kapanışında. Ne zaman tekrar cevap vereceğinizi ve acil durumlar için telefon numarasını yazın.
• Etiketler: sohbetleri duruma veya türe göre sıralar, örneğin rezervasyon, sipariş, kutlama, tedarikçi.

Durum, kanallar ve toplu mesaj listeleri

Haftalık menü, günün yemeği, taze çörekler veya bu akşam boşalan bir masa gibi haberler için birbirinden belirgin şekilde farklı üç araç var:

• Durum: 24 saat görünen fotoğraflar, kısa videolar veya metinler. Numaranızı kaydetmiş kişiler görebilir. Günün yemeği veya günün pastaları için idealdir.
• Kanal: misafirlerin kendilerinin takip ettiği, herkese açık tek yönlü bir kanal; siz onların numarasını görmezsiniz, onların da sizin numaranızı kaydetmesi gerekmez. Düzenli haberler, etkinlikler ve sezon kampanyaları için uygundur.
• Toplu mesaj listesi: aynı mesaj birden fazla kişiye tek tek gönderilir. Yalnızca numaranızı rehberine kaydetmiş misafirlere ulaşır. Meta, Business uygulamasında toplu mesajları giderek sınırlıyor ve bazı ek özellikleri ücretli sunuyor; güncel sınırları uygulamanın kendisi gösterir.

Durum ve kanalın büyük bir avantajı var: Bakıp bakmayacağına veya takip edip etmeyeceğine misafir kendisi karar verir. Kimseye istenmeyen bir mesaj göndermezsiniz. Toplu mesajlar ise kişisel sohbete düşer ve tanıtım içeriyorsa izin gerektirir (bir sonraki bölüme bakın). Çok sayıda müdavime düzenli haber göndermek istiyorsanız bir e-bülten de düşünün, çünkü orada kayıt, abonelikten çıkma ve izin kanıtı düzgün şekilde çözülmüştür.

İzin ve veri koruma

Bir misafir size yazdığında elbette cevap verebilir, rezervasyonunu veya siparişini işleyebilirsiniz. Reklam ise farklıdır: Açıkça istemeyen misafirlere teklif, kampanya veya etkinlik duyurusu içeren mesajlar, Almanya’da Haksız Rekabete Karşı Kanun (UWG), Avusturya’da Telekomünikasyon Kanunu (TKG 2021) uyarınca kural olarak yalnızca önceden izin varsa serbesttir. Bir rezervasyon, reklama verilmiş bir izin değildir.

Buna AB Genel Veri Koruma Tüzüğü (DSGVO, İngilizce GDPR) eklenir: WhatsApp ile isimleri, telefon numaralarını ve mesaj içeriklerini işlersiniz ve sağlayıcı olarak Meta da sürece dahildir. Bu nedenle web sitenizin gizlilik politikasında WhatsApp’ı belirtin, yalnızca ihtiyacınız olanı saklayın ve eski sohbetleri düzenli olarak silin. WhatsApp’ın işletmenizde veri korumaya uygun şekilde kullanılıp kullanılamayacağını emin değilseniz veri koruma danışmanınıza, WKO’ya (Avusturya Ticaret Odası) veya IHK’ya (Almanya Sanayi ve Ticaret Odası) danışın.

Sınırlar: WhatsApp ne zaman yetmez

WhatsApp pratiktir ama bir rezervasyon sisteminin, sipariş mağazasının veya web sitesinin yerini tutmaz. En geç cumartesi akşamı sınırlar ortaya çıkar: Kimsenin işin arasında yirmi sohbete cevap verecek vakti yoktur ve misafirler mesajlaşma uygulamasında hızlı yanıt bekler. Yanıt gelmezse kızgınlık, cevapsız kalan bir e-postadan daha büyük olur.

• Masa görünümü yok: WhatsApp hangi masaların boş olduğunu bilmez. Her talep için deftere bakmak gerekir.
• Online ödeme yok: kapora veya hediye çeki için bir mağaza ya da ödeme bağlantısı gerekir.
• Tek bir sağlayıcıya bağımlılık: Özellikleri, sınırları ve fiyatları Meta belirler ve her an değiştirebilir.
• Her misafir WhatsApp kullanmaz: Telefon, e-posta ve form çalışmaya devam etmeli.
• Çok sipariş hataya açıktır: Saatte bir avuçtan fazla siparişte bir sipariş sistemi daha güvenilirdir, teslimat platformları ve kendi mağazanız karşılaştırmasında gösterildiği gibi.

WhatsApp en iyi, merkezde web sitesinin olduğu birkaç iletişim yolundan biri olarak çalışır: Menü, çalışma saatleri, rezervasyon ve doğrudan WhatsApp sohbetini açan bir düğme orada yer alır. Böylece misafirlere zaten yazdıkları yerde ulaşırsınız ve kontrol yine sizde kalır.