Ustalanie cen pokoi: jak dobrze kalkulować w pensjonacie i hotelu

Dolna granica ceny: ile kosztuje jedna noc?

Zanim zaczniesz myśleć o sezonach i rabatach, potrzebujesz liczby, poniżej której nie schodzisz: dolnej granicy ceny za pokój i noc. Składa się ona z dwóch części. Koszty zmienne powstają tylko wtedy, gdy pokój jest zajęty: sprzątanie, pranie, energia, kosmetyki, produkty śniadaniowe i prowizja, jeśli rezerwacja przyszła przez portal rezerwacyjny. Koszty stałe płyną zawsze: czynsz lub kredyt, personel, ubezpieczenia, konserwacja, oprogramowanie, marketing i Twoje własne wynagrodzenie.

Ta granica nie jest ceną sprzedaży, lecz linią, poniżej której każda noc przynosi stratę. Poza sezonem cena tuż powyżej niej może mieć sens, jeśli wypełnia pokoje, które inaczej stałyby puste. W szczycie sezonu Twoja cena powinna być wyraźnie wyższa, bo te tygodnie finansują także spokojne półrocze. Jeśli prowadzisz w obiekcie także restaurację lub kawiarnię, kalkulator progu rentowności dla restauracji i kawiarni odpowie na to samo pytanie dla tej części: ilu gości dziennie pokrywa koszty stałe. Jeśli dopiero planujesz obiekt, podstawy prawne znajdziesz w poradnikach Otwarcie pensjonatu w Austrii i Otwarcie pensjonatu w Niemczech.

Obłożenie, ADR i RevPAR w praktyce

Trzy wskaźniki wystarczą, by sterować cenami w małym obiekcie. Odczytasz je z każdego systemu rezerwacyjnego lub hotelowego albo obliczysz w prostej tabeli. Licz je co miesiąc i porównuj z tym samym miesiącem poprzedniego roku, a nie z poprzednim miesiącem, inaczej porównujesz szczyt sezonu z martwym okresem.

RevPAR łączy cenę i obłożenie, dlatego jest najważniejszym z trzech wskaźników. Przykład: jeśli obniżysz cenę z 90 € do 75 €, a obłożenie wzrośnie przez to z 70 % do 80 %, RevPAR spadnie z 63 € do 60 €. Dom jest pełniejszy, ale zarabia mniej i ma więcej sprzątania i prania. Odwrotnie, wyższa cena przy nieco niższym obłożeniu może przynieść więcej przychodu. Do przychodu z pokoi wliczaj tylko część za pokój, bez śniadania, napojów i Ortstaxe, aby wartości pozostały porównywalne.

Podział na sezony i dni tygodnia

Większość pensjonatów i małych hoteli dobrze radzi sobie z kalendarzem sezonów: trzema do pięciu poziomami cen, które ustalasz raz w roku i w razie potrzeby korygujesz. Podstawą są Twoje dane o rezerwacjach z ostatnich lat, ferie szkolne na głównych rynkach, święta, targi, koncerty i wydarzenia sportowe w regionie. Hotel miejski ma inne szczyty niż dom nad jeziorem czy w ośrodku narciarskim.

Procenty to tylko punkt wyjścia, a nie reguła branżowa. Sprawdź, kiedy w poprzednich latach Twój obiekt był wcześnie wyprzedany: to najwyraźniejszy znak, że cena była za niska. Często opłaca się też cena zależna od dnia tygodnia. Hotele miejskie i biznesowe są oblegane w tygodniu, regiony wypoczynkowe i wycieczkowe w weekendy. Dopłata za piątek i sobotę lub niższa cena od niedzieli do czwartku to odzwierciedla.

Minimalny pobyt i dni przyjazdu

Każdy przyjazd to praca: zameldowanie, sprzątanie, zmiana pościeli. Minimalny pobyt sprawia, że w obleganych okresach pojedyncze noce nie szatkują tygodnia. Jednocześnie, jeśli jest zbyt rygorystyczny, może kosztować rezerwacje. Dlatego stosuj go celowo i luzuj, gdy tylko pojawiają się luki.

• Terminy szczytowe: minimum dwie lub trzy noce na Sylwestra, Wielkanoc czy duże wydarzenia.
• Regiony wypoczynkowe w wysokim sezonie: stałe dni przyjazdu lub minimalny pobyt kilku nocy, jeśli to w Twoim regionie przyjęte.
• Luzuj w krótkim terminie: jeśli dwa tygodnie przed terminem pokoje są wolne, zdejmij minimalny pobyt i sprzedawaj też pojedyncze noce.
• Wypełnianie luk: pojedynczą wolną noc między dwiema rezerwacjami możesz celowo udostępnić, nawet jeśli poza tym obowiązuje minimalny pobyt.
• Dopłata zamiast zakazu: zamiast wykluczać krótkie pobyty, możesz pobierać dopłatę za jedną noc.

Ceny dynamiczne z umiarem

Duże hotele zmieniają ceny codziennie, często z pomocą oprogramowania do revenue managementu. Dla pensjonatu z dziesięcioma pokojami to zwykle za dużo pracy. Prosty złoty środek: zachowaj kalendarz sezonów jako bazę i w stałych odstępach dopasowuj ceny do stanu rezerwacji. Jeśli dany okres wyraźnie wyprzedza poprzedni rok, podnieś cenę pozostałych pokoi. Jeśli zostaje w tyle, zanim dasz rabat, sprawdź cenę, minimalny pobyt i zdjęcia.

Spojrzenie na porównywalne obiekty w okolicy pomaga się umiejscowić, ale nie powinno być jedyną miarą. Twoja lokalizacja, wyposażenie, opinie i śniadanie uzasadniają własne ceny. Kto tylko podąża za najtańszym konkurentem, szybko trafia w wojnę cenową, której nikt nie wygrywa.

Pakiety i usługi dodatkowe

Pakiety sprzedają przeżycie, a nie tylko pokój, i utrudniają porównywanie cen. Typowe przykłady to weekend z wędrówkami, prowiantem i mapą, pakiet kulinarny z kolacją i degustacją wina, pakiet wellness lub pakiet z biletami na regionalne wydarzenie. Każdy pakiet kalkuluj z ceny pokoju w danym sezonie, kosztu usług i narzutu za nakład pracy. Świadomie zdecyduj, czy śniadanie jest wliczone, czy dokupowane: poradnik Śniadanie w pensjonacie i hotelu pokazuje, jak skalkulować je na gościa.

Uczciwe i jasne warunki anulacji

Wielu gości zakłada, że od rezerwacji online mogą odstąpić w ciągu 14 dni. W przypadku zakwaterowania w określonym terminie ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość jednak nie obowiązuje, w Niemczech na przykład zgodnie z § 312g ust. 2 pkt 9 BGB. Tym ważniejsze jest, by ustalić własne warunki anulacji i jasno je przekazać przed rezerwacją. W Austrii izba gospodarcza WKO udostępnia branżowy wzór, Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Hotellerie (AGBH), czyli ogólne warunki handlowe dla hotelarstwa; według WKO jest on obecnie poddawany rewizji prawnej, więc sprawdź aktualny stan. W Niemczech doradzają w sprawie wzorów umów o zakwaterowanie IHK (izba przemysłowo-handlowa) i DEHOGA (związek hotelarzy i restauratorów).

Terminy, opłaty w procentach ceny łącznej i sposób rozliczenia zaliczki zapisz i wysyłaj warunki razem z potwierdzeniem rezerwacji. Zaliczka przy dłuższych pobytach lub grupach zmniejsza ryzyko anulacji w ostatniej chwili. Jak przypomnienia i gwarancje ograniczają niestawiennictwa, pokazuje poradnik o no-shows, który dobrze przenosi się na pokoje. Przy sporach lub własnych ogólnych warunkach warto zasięgnąć porady WKO, IHK lub prawnika.

Przejrzyste ceny w internecie

Najlepsza cena działa tylko wtedy, gdy goście ją rozumieją. Na stronie pokaż każdą kategorię pokoju z prawdziwym zdjęciem, metrażem i ceną „od” za noc, napisz, czy dotyczy pokoju, czy osoby, czy śniadanie jest wliczone i czy dochodzi do tego Ortstaxe (Austria) lub Kurtaxe, Gästebeitrag albo Übernachtungsteuer (Niemcy), czyli lokalne opłaty turystyczne i podatki od noclegów. W Austrii regulują je kraje związkowe, w Niemczech gminy. Wysokość, zwolnienia i sposób odprowadzania różnią się więc w zależności od miejsca: zapytaj gminę lub organizację turystyczną.

Wywieszenie cen też jest obowiązkowe: w Niemczech § 13 Preisangabenverordnung (rozporządzenie o podawaniu cen) wymaga podania cen głównych pokoi i śniadania przy wejściu lub w recepcji, w Austrii obowiązują przepisy Preisauszeichnungsgesetz, zob. Oznaczanie cen w Austrii. Zgodnie z § 7 PrAG austriackie obiekty ustalają ceny pokoi swobodnie, także wobec portali rezerwacyjnych. Jak sprawić, by więcej gości rezerwowało bezpośrednio zamiast przez portale, przeczytasz w poradniku Rezerwacje bezpośrednie zamiast prowizji OTA.