Inventur und Schwund in der Bar: So behalten Sie den Bestand im Griff

Warum die Inventur in der Bar so wichtig ist

In der Küche wird Ware verarbeitet, in der Bar wird sie fast unverändert verkauft. Das macht die Bar einerseits sehr profitabel: Ein Longdrink oder ein Glas Wein hat meist einen deutlich geringeren Wareneinsatz als ein Hauptgericht. Andererseits ist Ware in der Bar leicht zu verschenken, zu verschütten oder mitzunehmen. Eine Flasche Spirituose ist klein, wertvoll und schnell geöffnet. Wer nur auf den Kontostand schaut, merkt Verluste erst, wenn sie sich über Monate summiert haben.

Die Inventur beantwortet drei Fragen: Wie viel Ware haben wir? Wie viel hätten wir laut Einkauf und Verkauf haben müssen? Und woher kommt der Unterschied? Dabei geht es nicht um Misstrauen gegenüber dem Team. Die meisten Differenzen entstehen durch fehlende Buchungen, ungenaues Einschenken und falsch hinterlegte Rezepturen in der Kasse. Genau das lässt sich mit klaren Abläufen beheben. Für eine Bar mit kleiner Karte reicht oft eine Tabelle, ein Club mit mehreren Theken und hohem Volumen braucht feste Zählzonen und eine Kasse mit Lagerfunktion.

Bestandsaufnahme: Schritt für Schritt zählen

Eine Inventur ist nur so gut wie ihre Wiederholbarkeit. Wenn jedes Mal jemand anderes zu einer anderen Uhrzeit in anderer Reihenfolge zählt, sind die Zahlen nicht vergleichbar. Legen Sie deshalb einen festen Ablauf fest und halten Sie ihn schriftlich fest.

Für angebrochene Flaschen gibt es mehrere Methoden. Wichtig ist, dass Sie sich für eine entscheiden und dabei bleiben. Bier vom Fass ist am schwierigsten zu erfassen: Wiegen Sie Fässer, wenn möglich, und rechnen Sie einen Schankverlust für Schaum und Leitungsreinigung ein, den Sie im eigenen Betrieb ermittelt haben.

Soll-Ist-Vergleich mit den Kassendaten

Der eigentliche Erkenntnisgewinn entsteht im Vergleich. Der Soll-Bestand ergibt sich aus Anfangsbestand plus Wareneingang minus Verbrauch laut Kasse. Der Ist-Bestand ist das, was Sie gezählt haben. Die Differenz ist Ihr Schwund. Damit die Kasse den Verbrauch kennt, muss für jeden Artikel hinterlegt sein, wie viel Ware er verbraucht: 4 cl Gin und 20 cl Tonic für einen Gin Tonic, 0,125 l für ein Achtel Wein, 0,5 l für ein großes Bier. Wie Sie solche Rezepturen und die Preise dafür aufstellen, erklärt der Ratgeber zur Getränkekarte und Cocktail-Kalkulation.

Rechnen Sie die Differenz immer auch in Geld und in verlorene Verkaufsumsätze um. „1,3 Flaschen“ klingt nach wenig, 23 nicht verkaufte Gin Tonic klingen anders. Diese Sprache versteht auch das Team besser. Werten Sie die Differenz pro Artikel aus, nicht nur in Summe: Ein Überschuss bei einer Sorte und ein Fehlbestand bei einer anderen deuten oft auf falsch gebuchte Artikel hin, etwa wenn der teure Gin an der Kasse als Haus-Gin getippt wird.

Woher Schwund kommt und woran Sie ihn erkennen

Schwund hat fast immer mehrere Ursachen gleichzeitig. Bevor Sie Personen verdächtigen, prüfen Sie die Abläufe. Die folgende Übersicht hilft, Muster in der Auswertung zu deuten.

Ein gewisser Rest an Schwund lässt sich nicht vermeiden, etwa durch Verdunstung, Tropfverluste oder ein verschüttetes Glas. Wichtig ist, dass Sie Ihren eigenen Normalwert kennen. Steigt die Differenz plötzlich, lohnt es sich, gezielt nachzusehen: Welche Artikel, welche Theke, welche Tage? Übrigens wirkt sich Schwund auch auf die Buchhaltung aus. In Deutschland muss ein elektronisches Kassensystem jeden Vorgang lückenlos aufzeichnen (siehe Kassensystem mit TSE), in Österreich gilt die Registrierkassenpflicht. Verkäufe, die an der Kasse vorbeilaufen, sind daher nicht nur ein Kalkulations-, sondern auch ein steuerliches Problem.

Ausschankmengen, Jigger und Rezepturen

Der größte einzelne Hebel gegen Schwund ist eine genaue Ausschankmenge. Wer frei einschenkt, gießt im Alltag eher mehr als weniger ein, besonders bei Stress oder bei Stammgästen. Schon wenige Millimeter mehr pro Glas summieren sich bei hunderten Drinks pro Woche. Ein Jigger (Messbecher, zum Beispiel mit 2 und 4 cl) oder Ausgießer mit Portionsautomatik sorgen dafür, dass jede Portion gleich groß ist. Das ist nicht nur gut für den Wareneinsatz, sondern auch für die Gäste: Ein Cocktail schmeckt dann jeden Abend gleich. Was ein Zentiliter mehr pro Glas kostet, zeigt der Getränke-Kalkulator: Er rechnet aus Flaschenpreis und Ausschankmenge den Wareneinsatz je Portion.

Die angegebene Menge auf der Karte muss auch im Glas landen. Für Schankgefäße und Ausschankmaße gibt es eichrechtliche Vorgaben, in Deutschland in der Mess- und Eichverordnung, in Österreich im Maß- und Eichgesetz und den zugehörigen Verordnungen. Dazu gehören zulässige Nennvolumina und Füllstriche. Kaufen Sie Gläser und Karaffen mit Füllstrich bei einem Fachhändler, der die Kennzeichnung bestätigt, und fragen Sie im Zweifel bei der Eichbehörde oder bei WKO bzw. IHK nach.

Freigetränke, Personalgetränke und Bruch dokumentieren

Ein Shot aufs Haus, ein Bier für die Band, Verkostungen mit dem Lieferanten, das Getränk für die Mitarbeiter:innen nach der Schicht: All das ist in Ordnung, solange es erfasst wird. Nicht gebuchter Verbrauch ist in der Inventur nicht von Diebstahl zu unterscheiden und verfälscht Ihre Kalkulation. Legen Sie deshalb fest, wer was ausgeben darf, und machen Sie die Buchung so einfach wie möglich.

• Eigene Kassentasten für „Einladung Gast“, „Personalgetränk“, „Künstler:in/DJ“, „Verkostung“ und „Bruch“, jeweils mit Preis null, aber mit Rezeptur, damit der Verbrauch im Lager abgebucht wird.
• Klare Regeln: zum Beispiel ein Personalgetränk pro Schicht, Einladungen nur durch Schichtleitung, Getränke für DJs laut Vereinbarung.
• Bruchliste an der Theke: Datum, Artikel, Menge, Kürzel. Leere oder kaputte Flaschen kurz aufheben, bis die Schichtleitung sie gesehen hat.
• Events getrennt auswerten: Bei Happy Hour, Freigetränke-Gutscheinen oder Getränkepaketen für Gruppen den Verbrauch eigens buchen. Ideen für solche Abende finden Sie im Ratgeber zu Events in der Bar.
• Retouren und Leergut beim Lieferanten mit Beleg erfassen, damit Gutschriften nicht als Wareneingang zählen.

Wie Personalgetränke und Einladungen steuerlich zu behandeln sind, etwa als Sachbezug oder als Werbeaufwand, unterscheidet sich zwischen Österreich und Deutschland und hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich das einmal von Ihrer Steuerberatung erklären und richten Sie die Kassentasten danach ein.

Lager und Bestellrhythmus

Ein ordentliches Lager ist die Voraussetzung für eine schnelle Inventur. Und ein fester Bestellrhythmus verhindert beides: leere Regale am Freitagabend und zu viel gebundenes Geld in Flaschen, die monatelang stehen.

• Feste Plätze: Jede Sorte hat ein beschriftetes Fach, in Lager und Rückbar in derselben Reihenfolge wie auf der Zählliste.
• Zugang beschränken: Das Hauptlager ist abgesperrt, die Theke wird pro Schicht aus dem Lager aufgefüllt und das schriftlich festgehalten.
• Mindest- und Höchstbestand für jeden Artikel: Fällt der Bestand unter das Minimum, wird bis zum Höchstbestand nachbestellt.
• Fester Bestelltag passend zu den Liefertagen der Großhändler, Brauereien und Weinhändler, zum Beispiel Montag zählen, Dienstag bestellen, Donnerstag Lieferung vor dem Wochenende.
• First in, first out: Neue Ware nach hinten, ältere nach vorn, besonders bei Bier, Säften, Sirupen und offenen Weinen.
• Langsamdreher prüfen: Flaschen, die seit Monaten nicht verkauft wurden, als Special anbieten oder aus dem Sortiment nehmen.

Gerade in Clubs schwankt der Verbrauch stark von Wochenende zu Wochenende. Planen Sie Bestellungen deshalb nach dem Eventkalender: Eine ausverkaufte Clubnacht braucht ein anderes Lager als ein ruhiger Donnerstag. Was ein Drink bei Ihrem Wareneinsatz kosten sollte, rechnen Sie mit dem Preisrechner nach.

Kennzahlen für den Monatsabschluss

Sie brauchen kein Controlling-Programm, um Ihre Bar zu steuern. Wenige Kennzahlen, jeden Monat gleich berechnet und über die Zeit verglichen, zeigen zuverlässig, ob etwas aus dem Ruder läuft. Wichtiger als ein bestimmter Zielwert aus dem Internet ist die Entwicklung im eigenen Betrieb. Wie Wareneinsatz und Deckungsbeitrag im Gesamtbetrieb zusammenhängen, erklärt der Ratgeber zur Kalkulation in der Gastronomie.

Eine gut geführte Bar braucht auch eine Website, die Gäste an schwachen Tagen hereinholt: aktuelle Getränkekarte als Text, Eventkalender, Öffnungszeiten und Reservierung für Gruppen. Wie Ihre Seite aussehen könnte, zeigt die kostenlose Vorschau.