Самое важное вкратце
- Инвентаризация фиксирует фактический остаток. Только сверка плана и факта с продажами из кассы показывает, сколько товара исчезло без выручки.
- Самые продаваемые позиции считайте еженедельно, весь запас ежемесячно, всегда в одно и то же время, в одном порядке, а открытые бутылки в десятых долях или на весах.
- Джиггер и постоянные рецептуры – самый действенный рычаг против недостачи: каждая порция одинакова, и её можно проверить по кассе.
- Угощения, напитки для персонала, бой и дегустации нужно пробивать. Неучтённый расход в отчётах выглядит точно так же, как кража.
- Постоянного ритма заказов с минимальными остатками и нескольких показателей, например доли себестоимости и процента недостачи, хватает для часового подведения итогов месяца.
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет юридическую или налоговую консультацию. Правила меняются и частично различаются по федеральным землям: уточняйте детали в своей Wirtschaftskammer (WKO) или IHK, в компетентном ведомстве или у налогового консультанта.
Почему инвентаризация в баре так важна
На кухне продукты перерабатываются, а в баре товар продаётся почти без изменений. С одной стороны, это делает бар очень прибыльным: у лонг-дринка или бокала вина себестоимость обычно заметно ниже, чем у основного блюда. С другой стороны, товар в баре легко раздать, разлить или унести домой. Бутылка крепкого алкоголя маленькая, дорогая и открывается за секунды. Кто смотрит только на остаток на счёте, замечает потери лишь тогда, когда они копятся месяцами.
Инвентаризация отвечает на три вопроса: сколько у нас товара? Сколько должно быть по закупкам и продажам? И откуда разница? Речь не о недоверии к команде. Большинство расхождений возникает из-за непробитых напитков, неточного налива и неверно заведённых в кассу рецептур. Всё это исправляется понятными процессами. Бару с короткой картой часто хватает таблицы, а клубу с несколькими стойками и большим оборотом нужны постоянные зоны подсчёта и касса со складским учётом.
Пересчёт запасов шаг за шагом
Инвентаризация хороша настолько, насколько она повторяема. Если каждый раз считает другой человек, в другое время и в другом порядке, цифры нельзя сравнить. Поэтому установите постоянный порядок и запишите его.
Определите время
Всегда считайте после закрытия и до следующей поставки, например в понедельник утром. Между подсчётом и кассовым отчётом ничего не должно продаваться или приниматься.
Разделите на зоны
Склад, холодильники, задняя стойка, спидрейл и каждая дополнительная стойка – отдельные зоны. Лист подсчёта повторяет порядок, в котором бутылки реально стоят.
Считайте полные упаковки
Невскрытые бутылки, ящики и кеги записываются целыми единицами. Откройте ящики и проверьте, действительно ли они полные.
Учтите открытое
Открытые бутылки оценивайте в десятых долях или взвешивайте. Для весов один раз запишите массу пустой и полной бутылки.
Считайте вдвоём
Один считает, второй записывает. При больших расхождениях зону сразу пересчитывают ещё раз.
Снимите кассовый отчёт
Сразу после подсчёта распечатайте или выгрузите отчёт о продажах за период с прошлой инвентаризации.
Для открытых бутылок есть несколько методов. Важно выбрать один и придерживаться его. Сложнее всего учесть разливное пиво: по возможности взвешивайте кеги и закладывайте потери при розливе на пену и промывку линий, которые вы измерили в своём заведении.
| Метод | Как работает | Для кого подходит |
|---|---|---|
| Оценка в десятых долях | Уровень наполнения записывают на глаз с шагом 0,1 | Небольшие бары, мало позиций, быстрый еженедельный подсчёт |
| Взвешивание | Бутылку ставят на кухонные или барные весы, содержимое рассчитывают по массе пустой и полной | Дорогие крепкие напитки, точная ежемесячная инвентаризация |
| Приложение для инвентаризации с весами | Приложение знает массу бутылок и само переносит остатки | Клубы и бары с большим ассортиментом и несколькими стойками |
| Взвешивание кег или расходомер | Масса или налитый объём вместо оценки | Заведения с большой долей разливного пива |
Сверка плана и факта с данными кассы
Настоящее понимание появляется при сравнении. Плановый остаток – это начальный остаток плюс поступления минус расход по кассе. Фактический остаток – то, что вы насчитали. Разница и есть ваша недостача. Чтобы касса знала расход, для каждой позиции должна быть заведена рецептура: 4 cl джина и 20 cl тоника для джин-тоника, 0,125 л для маленького бокала вина, 0,5 л для большого пива. Как составить такие рецептуры и цены к ним, объясняет руководство о барной карте и калькуляции коктейлей.
| Позиция | Количество | Пояснение |
|---|---|---|
| Начальный остаток | 6,0 бутылки | Насчитано на прошлой инвентаризации |
| Поступления | + 12,0 бутылки | По накладным |
| Продажи по кассе | – 160 напитков × 4 cl = 6,4 л = 9,1 бутылки | Расход по рецептурам |
| Плановый остаток | 8,9 бутылки | Сколько должно быть |
| Фактический остаток | 7,6 бутылки | Насчитано сегодня |
| Разница | – 1,3 бутылки (около 23 напитков) | Недостача, которую нужно объяснить |
Всегда переводите разницу ещё и в деньги и упущенные продажи. «1,3 бутылки» звучит как мелочь, 23 непроданных джин-тоника звучат иначе. Этот язык лучше понимает и команда. Анализируйте разницу по каждой позиции, а не только в сумме: излишек по одной позиции и недостача по другой часто указывают на неверно пробитые товары, например когда дорогой джин пробивают как домашний.
Откуда берётся недостача и как её распознать
У недостачи почти всегда несколько причин одновременно. Прежде чем подозревать людей, проверьте процессы. Следующий обзор помогает читать закономерности в отчётах.
| Причина | Типичная картина | Мера |
|---|---|---|
| Перелив без джиггера | Небольшая равномерная недостача по всем открытым крепким напиткам | Джиггер или гейзеры с дозатором, обучение рецептурам |
| Непробитые угощения | Недостача по популярным напиткам, часто после мероприятий или в выходные | Отдельные кнопки в кассе для угощений и напитков персонала |
| Неверно пробитые позиции | Излишек по дешёвой, недостача по дорогой позиции | Упростить раскладку кассы, чётко называть позиции |
| Бой и порча | Не хватает отдельных целых бутылок, открытые вина портятся | Журнал боя у стойки, планирование вина по бокалам |
| Ошибки при поставках | Расхождение сразу после дней поставки | Пересчитывать поставку при приёмке по накладной |
| Кража | Недостача дорогих, легко продаваемых бутылок, зависит от смены | Запирать склад, ответственность за ключ, подсчёт по сменам |
Определённой недостачи не избежать, например из-за испарения, капель или пролитого бокала. Важно знать свой нормальный уровень. Если разница вдруг растёт, стоит проверить целенаправленно: какие позиции, какая стойка, какие дни? Недостача влияет и на бухгалтерию. В Германии электронная касса обязана без пропусков фиксировать каждую операцию (см. кассовую систему с TSE), а в Австрии действует обязанность использовать регистрирующую кассу. Продажи мимо кассы поэтому не только проблема калькуляции, но и налоговая проблема.
Объём порций, джиггер и рецептуры
Самый сильный отдельный рычаг против недостачи – точный объём порции. Кто наливает на глаз, в повседневной работе скорее нальёт больше, чем меньше, особенно в запаре или постоянным гостям. Даже несколько лишних миллиметров на бокал складываются при сотнях напитков в неделю. Джиггер (мерный стаканчик, например на 2 и 4 cl) или гейзеры с автоматическим дозированием обеспечивают одинаковую порцию. Это полезно не только для себестоимости, но и для гостей: коктейль каждый вечер на вкус одинаков. Во что обходится лишний сантилитр в бокале, покажет калькулятор цен на напитки: он рассчитывает себестоимость порции по цене бутылки и объёму налива.
Объём, указанный в карте, должен оказаться и в бокале. Для посуды для розлива и мерных ёмкостей действуют метрологические правила: в Германии в Mess- und Eichverordnung (постановление об измерениях и поверке), в Австрии в Maß- und Eichgesetz и подзаконных актах. Они касаются допустимых номинальных объёмов и меток налива. Покупайте бокалы и графины с меткой налива у специализированного поставщика, который подтверждает маркировку, а при сомнениях обращайтесь в метрологическую службу, в WKO в Австрии или IHK в Германии.
Как сделать правильно
- Установить постоянную стандартную порцию для каждого крепкого напитка и завести её в кассу
- Держать джиггер на каждом рабочем месте, даже в час пик
- Повесить у стойки карточки с рецептурами авторских коктейлей
- Сопровождать новых сотрудников при наливе в первые смены
- Вести двойные порции как отдельную позицию в кассе
Лучше не надо
- Наливать на глаз, потому что так быстрее
- Считать «глоток сверху» способом удержать гостей
- Менять рецептуры, не обновив кассу
- Использовать бокалы без метки налива для напитков с указанным объёмом
- Списывать недостачу на команду, не проверив процессы
Учёт угощений, напитков для персонала и боя
Шот за счёт заведения, пиво для группы, дегустация с поставщиком, напиток для сотрудников после смены: всё это нормально, пока учитывается. Неучтённый расход при инвентаризации невозможно отличить от кражи, и он искажает калькуляцию. Поэтому определите, кто и что может выдавать, и сделайте учёт максимально простым.
- Отдельные кнопки в кассе для «угощение гостю», «напиток персонала», «артист/DJ», «дегустация» и «бой», каждая с нулевой ценой, но с рецептурой, чтобы расход списывался со склада.
- Чёткие правила: например один напиток персонала за смену, угощения только через старшего смены, напитки для диджеев по договорённости.
- Журнал боя у стойки: дата, позиция, количество, инициалы. Пустые или разбитые бутылки ненадолго сохраняйте, пока их не увидит старший смены.
- Мероприятия анализируйте отдельно: при happy hour, купонах на бесплатный напиток или пакетах напитков для групп пробивайте расход отдельно. Идеи для таких вечеров есть в руководстве о мероприятиях в баре.
- Возвраты и тару поставщику оформляйте с документом, чтобы кредиты не учитывались как поступление.
Как напитки для персонала и угощения учитываются в налогах, например как доход в натуральной форме или как рекламные расходы, отличается в Австрии и Германии и зависит от конкретного случая. Попросите налогового консультанта один раз это объяснить и настройте кнопки в кассе соответственно.
Склад и ритм заказов
Порядок на складе – условие быстрой инвентаризации. А постоянный ритм заказов предотвращает и то, и другое: пустые полки в пятницу вечером и слишком много денег, замороженных в бутылках, которые стоят месяцами.
- Постоянные места: у каждой позиции подписанное место, на складе и на задней стойке в том же порядке, что и в листе подсчёта.
- Ограниченный доступ: основной склад заперт, стойку каждую смену пополняют со склада и это записывают.
- Минимальный и максимальный остаток для каждой позиции: когда остаток опускается ниже минимума, заказывают до максимума.
- Постоянный день заказа под дни поставок оптовиков, пивоварен и виноторговцев, например понедельник подсчёт, вторник заказ, четверг поставка перед выходными.
- Первым пришёл, первым ушёл: новый товар назад, старый вперёд, особенно пиво, соки, сиропы и открытые вина.
- Проверяйте неходовые позиции: бутылки, которые месяцами не продаются, предложите как спешл или уберите из ассортимента.
Особенно в клубах расход сильно колеблется от выходных к выходным. Поэтому планируйте заказы по календарю мероприятий: распроданная клубная ночь требует другого запаса, чем спокойный четверг. Сколько должен стоить напиток при вашей себестоимости, посчитайте в калькуляторе цен.
Правильно рассчитайте цены на напитки
Введите себестоимость напитка, выберите целевую долю и НДС для Австрии или Германии: калькулятор цен покажет подходящую цену продажи.
Показатели для итогов месяца
Чтобы управлять баром, не нужна программа для контроллинга. Несколько показателей, которые каждый месяц считаются одинаково и сравниваются во времени, надёжно показывают, не выходит ли что-то из-под контроля. Важнее любого целевого значения из интернета динамика в вашем собственном заведении. Как себестоимость и маржинальный доход связаны во всём заведении, объясняет руководство о калькуляции в гастрономии.
| Показатель | Расчёт | Что показывает |
|---|---|---|
| Себестоимость | Начальный остаток + закупки – конечный остаток (в евро, нетто) | Сколько вы реально израсходовали |
| Доля себестоимости напитков | Себестоимость ÷ выручка от напитков нетто × 100 | Соответствуют ли друг другу цены и налив |
| Процент недостачи | Разница плана и факта в евро ÷ себестоимость × 100 | Сколько товара исчезает без выручки |
| Оборачиваемость запасов | Себестоимость ÷ средняя стоимость запаса | Сколько раз запас оборачивается за период |
| Запас в неделях | Запас ÷ расход в неделю | На сколько недель хватит запаса |
| Выручка от напитков на гостя | Выручка от напитков ÷ число гостей или входов | Насколько хорошо продают карта и сервис |
Чек-лист инвентаризации в баре
- Постоянный день и час подсчёта, до следующей поставки
- Лист подсчёта в порядке склада и задней стойки
- Согласован метод для открытых бутылок (десятые доли или весы)
- Рецептуры всех позиций заведены в кассу
- Кнопки в кассе для угощений, персонала, дегустаций и боя
- Джиггер на каждом рабочем месте, стандартные порции отработаны
- Поставки при приёмке пересчитаны по накладной
- Минимальный и максимальный остаток по позициям, постоянный день заказа
- Сверка плана и факта по каждой позиции, разница в евро и напитках
- Показатели ежемесячно вносятся в одну и ту же таблицу
Хорошо организованному бару нужен и сайт, который приводит гостей в тихие дни: актуальная барная карта в виде текста, календарь мероприятий, часы работы и бронирование для групп. Как может выглядеть ваш сайт, покажет бесплатный предпросмотр.
Сайт вашего бара в бесплатном предпросмотре
Посмотрите за несколько минут, как барная карта, мероприятия и часы работы вашего бара выглядят на собственном сайте.
Бесплатный макет сайта вашего заведения, сделанный нами.
