Zamówienia z wyprzedzeniem i Click & Collect dla piekarni i kawiarni

Dlaczego zamówienia z wyprzedzeniem opłacają się piekarni i kawiarni

W piekarni o sukcesie dnia często decyduje poranek dnia poprzedniego: ile ciasta nastawić, ile tortów przełożyć? Każde zamówienie z wyprzedzeniem zmniejsza niepewność w tym rachunku. To, co zamówione, zostaje sprzedane, a nie spisane wieczorem na straty. Jak dodatkowo planować w oparciu o dane i ograniczać nadprodukcję, opisuje poradnik o zwrotach i marnowaniu żywności.

Dla klientów zamówienie z wyprzedzeniem jest wygodne i pewne. W niedzielę nie muszą liczyć na to, że ulubiony chleb jeszcze jest, a tort urodzinowy odbierają bez czekania. Największym zainteresowaniem cieszą się:

• Torty: urodziny, wesela, chrzciny, imprezy firmowe, torty z motywem i ze zdjęciem.
• Chleb i bułki w większych ilościach: na rodzinne śniadanie, dla stowarzyszeń i biur.
• Kosze śniadaniowe i boxy brunchowe: gotowe zestawy, często z pastami, masłem, sokiem lub kawą.
• Patery i finger food: kanapki, mini quiche, patery z ciastami na przyjęcia i spotkania.
• Wypieki sezonowe i świąteczne: wielkanocna pinca, baranek z biszkoptu, pączki na karnawał, plecionka na Wszystkich Świętych, stollen, świąteczne ciasteczka.

Telefon, formularz, sklep internetowy czy WhatsApp

Nie ma jednego właściwego kanału zamówień. Ważne, by każde zamówienie dotarło kompletne, zostało potwierdzone i nie zginęło w drodze do piekarni. Małe firmy często zaczynają od telefonu i formularza, większe dodają sklep internetowy z płatnością. Zasada: lepiej dwa kanały, które działają dobrze, niż cztery, z których jeden jest przeoczany.

Jeśli korzystasz z WhatsAppa, to z osobnym kontem firmowym, szybkimi odpowiedziami i katalogiem zamiast prywatnego telefonu. Jak to zrobić, wyjaśnia poradnik o WhatsApp Business. Przy sklepie internetowym porównaj, czy tańszy będzie własny system zamówień, czy platforma; argumenty są podobne jak przy platformach dostaw i własnym sklepie.

Asortyment, terminy i właściwe dane

Nie wszystko musi być dostępne na zamówienie. Zacznij od produktów, przy których planowanie pomaga najbardziej: tortów, dużych ilości i wypieków, które pieczesz tylko na zamówienie. Dla każdego produktu ustal czas realizacji pasujący do twojej piekarni. Tabela poniżej pokazuje typowe wartości jako orientację, nie regułę.

W każdym kanale pytaj o te same obowiązkowe dane: imię i nazwisko, numer telefonu, produkt, ilość, dzień i okno odbioru, a przy tortach także napis i szczególne życzenia. Więcej danych nie potrzebujesz. Liczba osób lub wielkość tortu wyznacza ilości z receptury: bezpłatnym przelicznikiem przepisów dopasujesz ciasto i nadzienie. Jeśli oferujesz torty własnej produkcji, wskazówki dotyczące prezentacji i chłodzenia znajdziesz w poradniku o witrynie z ciastami.

Wielkanoc, Boże Narodzenie i inne dni szczytu

W kilka dni w roku piekarnia osiąga dużą część obrotu: przed Wielkanocą, przed Bożym Narodzeniem, w sylwestra, na Dzień Matki, a w Austrii w okolicach Wszystkich Świętych. Jednocześnie piekarnia pracuje wtedy na granicy możliwości. Zamówienia z wyprzedzeniem ze stałym terminem to w te dni najlepsze narzędzie, by uniknąć wąskich gardeł i długich kolejek.

Pomyśl też o zmienionych godzinach otwarcia w same święta. Wpisz je wcześnie jako specjalne godziny otwarcia w Profilu Google i pokaż w sklepie. Ogłoszenie przygotujesz w generatorze godzin otwarcia.

Godziny odbioru i odbiór bez kolejki

Click & Collect działa tylko wtedy, gdy odbiór jest szybszy niż zwykłe zakupy. Dlatego oferuj stałe okna czasowe, na przykład co pół godziny, i ograniczaj liczbę zamówień w każdym oknie. Odbiory rozkładają się wtedy na cały poranek, a lada zostaje wolna dla klientów z ulicy.

Ustal, co dzieje się z nieodebranym towarem: chleb i bułki po określonej godzinie wracają do sprzedaży, a w przypadku tortów dzwonisz do klienta. Kto częściej nie odbiera zamówień, w przyszłości zamawia tylko z zaliczką.

Zaliczka, anulowanie i kwestie prawne

Przy standardowych produktach, takich jak chleb czy bułki, zaliczka to zwykle przesada. Przy tortach z motywem, tortach weselnych i dużych paterach jest jednak powszechna, bo inaczej składniki, dekoracje i czas pracy przepadłyby. Wiele firm pobiera część ceny przy zamówieniu albo płatność z góry w sklepie internetowym. Ważne, by zasada była jasna wcześniej: wysokość zaliczki, do kiedy można bezpłatnie anulować i co obowiązuje później. Jak obsłużyć zapytania o indywidualne torty od formularza po potwierdzenie zamówienia, pokazuje poradnik Zapytania o torty online.

• Prawo odstąpienia od umowy: zamówienie złożone online, telefonicznie lub przez czat to zwykle umowa na odległość. Dla towarów szybko psujących się i wykonanych według specyfikacji klienta, na przykład tortu z motywem, prawo przewiduje jednak wyjątki: w Austrii § 18 FAGG (ustawa o umowach na odległość i poza lokalem), w Niemczech § 312g BGB (kodeks cywilny).
• Alergeny: także przy zamówieniach na odległość informacje o alergenach muszą być dostępne przed złożeniem zamówienia, na przykład w sklepie lub na stronie. Szczegóły w poradnikach o alergenach dla Austrii i Niemiec.
• Ceny: w sklepie internetowym i na stronie przy każdym produkcie podaj cenę końcową z VAT, także przy wypiekach świątecznych.
• Dane: przechowuj tylko to, co potrzebne do zamówienia, i usuwaj numery telefonów oraz czaty, gdy nie są już potrzebne.

Jak promować zamówienia na stronie i w Google

Najlepszy system zamówień nic nie da, jeśli klienci nie wiedzą o jego istnieniu. Centralnym punktem jest osobna podstrona „Zamów z wyprzedzeniem” na twojej stronie. Znajdują się na niej asortyment ze zdjęciami i cenami, terminy, godziny odbioru, zasada zaliczki, informacje o alergenach i sposób zamawiania, czyli formularz, link do sklepu lub numer telefonu. Wszystkie inne kanały odsyłają do tej podstrony.

W Profilu Firmy w Google możesz dodać link do zamówień i w postach zwracać uwagę na akcje, np. „Zamów wielkanocną pincę, termin do środy”. Posty mogą zawierać zdjęcie, tekst i przycisk; specjalne godziny otwarcia na święta wpisujesz w tym samym profilu.