Eventy w barze: tak zapełnisz także spokojne wieczory

Dlaczego eventy tak dobrze działają w barach

Bar nie sprzedaje tylko napojów, lecz wieczór. Goście często spontanicznie decydują, dokąd pójść, i szukają pretekstu. Event daje właśnie taki pretekst: „Dziś jest quiz w barze na rogu” to lepszy powód niż „moglibyśmy kiedyś gdzieś wyjść”. Jest też drugi efekt: kto raz przyszedł z przyjaciółmi na quiz, często wraca także w inne dni. W najlepszym razie eventy są reklamą, która sama się finansuje.

Kluczowa jest regularność. Jedno wyjątkowe wydarzenie na kwartał daje jeden pełny wieczór, stały termin co tydzień buduje grono stałych gości. Wybierz dni, w które i tak jest mało ruchu, zwykle od poniedziałku do środy. W dobrze prosperującym barze piątek i sobota rzadko potrzebują programu: tam liczą się obsługa, tempo i dobra karta napojów.

Happy hour: taniej, ale nie poniżej wartości

Happy hour to najprostszy event: bez programu, bez techniki, tylko przedział czasowy z niższymi cenami, zwykle wczesnym wieczorem. Zapełnia bar o porze, gdy zwykle prawie nikt nie przychodzi, a wielu gości zostaje potem przy normalnych cenach. Działa to jednak tylko wtedy, gdy każdy drink także w promocji przynosi marżę pokrycia. Dokładnie policz koszt surowca na szklankę, łącznie z lodem, dekoracją i ubytkami, i na tej podstawie ustal cenę happy hour, a nie na wyczucie.

Sprawdza się obniżenie cen tylko na niewielki wybór: dwa, trzy firmowe drinki, piwo z beczki i jedno wino na kieliszki. Dzięki temu praca za barem pozostaje szybka, a goście poznają Twoje klasyki. Kalkulator cen pokaże, która cena przy Twoim koszcie surowca wciąż się opłaca.

Pub quiz, degustacje i wieczory tematyczne

Pub quiz to jeden z najmocniejszych formatów na spokojne dni robocze. Drużyny przychodzą w cztery lub pięć osób, zostają dwie, trzy godziny i zamawiają w przerwach. Ważni są dobry prowadzący, pytania z lokalnym akcentem i mieszanka łatwych i podchwytliwych, aby także nowi goście dobrze się bawili. Wiele barów współpracuje z zewnętrznymi quizmasterami, którzy przynoszą pytania, karty odpowiedzi i prowadzenie. Jako nagrody wystarczą bony na następną kolejkę lub butelka dla zwycięskiego stolika.

Degustacje szczególnie pasują do barów koktajlowych, winiarni i barów whisky. Goście płacą stałą cenę biletu i próbują czterech do sześciu napojów z objaśnieniami. To daje przewidywalny obrót i wiąże gości z Twoją kartą. Często destylarnie, winnice lub browary dokładają towar albo prezentację. Pilnuj małych porcji, podawaj wodę i coś do jedzenia, a także podczas degustacji nie podawaj alkoholu nieletnim. Wieczory tematyczne, takie jak noc tiki, karaoke czy wieczór gier, uzupełniają program i wymagają niewiele przygotowań.

Muzyka na żywo i DJ: licencje i hałas

Muzyka sprawia, że bar staje się miejscem, w którym chce się zostać. Jednocześnie to event z największą liczbą przepisów. Każde publiczne odtwarzanie muzyki wymaga licencji organizacji zbiorowego zarządzania: w Austrii to AKM, w Niemczech GEMA. Dotyczy to muzyki w tle z playlisty, radia czy streamingu tak samo jak zespołu lub DJ-a. Prywatny abonament streamingowy nie obejmuje korzystania w lokalu.

• Muzyka w tle: zwykle stała lub ryczałtowa umowa z AKM lub GEMA, zależna od wielkości lokalu i sposobu korzystania.
• Muzyka na żywo i wieczory z DJ-em: pojedyncze wydarzenia zgłasza się z wyprzedzeniem w AKM lub GEMA. Koszty zależą m.in. od wielkości sali i biletów wstępu.
• Austria: grupy branżowe gastronomii przy Wirtschaftskammer (izba gospodarcza) mają częściowo porozumienia z AKM, które pod pewnymi warunkami ułatwiają członkom pojedyncze wydarzenia, na przykład bez biletów wstępu i do określonej wielkości sali. Zapytaj w swoim kraju związkowym.
• Niemcy: GEMA ma własne taryfy dla gastronomii i wydarzeń. Zgłoś korzystanie przed eventem; zgłoszenie po fakcie zwykle kosztuje więcej.

Równie ważne są hałas i rodzaj lokalu. Spokojny bar koktajlowy, w którym nagle w każdy piątek się tańczy, prawnie szybko staje się czymś innym, a skargi sąsiadów mogą prowadzić do nakazów lub krótszych godzin otwarcia. Ogranicznik poziomu dźwięku, zamknięte okna i drzwi podczas muzyki oraz personel, który dba o spokój przed lokalem, chronią Twoje wieczory. Co obowiązuje w zakresie zezwoleń, godzin zamknięcia i hałasu, wyjaśniają poradniki otwarcie baru w Austrii i otwarcie baru w Niemczech. O większych imprezach z biletami i selekcją przeczytasz w tekście planowanie imprez klubowych.

Transmisje sportowe: tylko z licencją komercyjną

Liga Mistrzów, Bundesliga, Formuła 1 czy mistrzostwa Europy: wielkie mecze zapełniają bar jak mało które wydarzenie. Wiele spotkań jest jednak dostępnych tylko w Pay-TV lub w serwisach streamingowych, a ich prywatne abonamenty są przeznaczone wyłącznie do użytku prywatnego. Kto pokazuje je w lokalu, narusza warunki korzystania i ryzykuje wezwania i dopłaty. Do publicznego pokazu w gastronomii właściciele praw oferują specjalne abonamenty komercyjne, których cena zależy zwykle od wielkości i rodzaju lokalu.

• Pay-TV i streaming: pokazywać tylko z umową dla klientów biznesowych. Zapytaj dostawcę, jakie rozgrywki obejmuje pakiet.
• Telewizja bezpłatna: za telewizor w lokalu w Niemczech płaci się Rundfunkbeitrag (opłata radiowo-telewizyjna) od miejsca prowadzenia działalności, w Austrii może obowiązywać ORF-Beitrag dla firm. Przy dużych pokazach publicznych, na przykład z biletami, organizatorzy turniejów mogą mieć własne zasady.
• Muzyka i telewizja: również włączony telewizor może wymagać licencji AKM lub GEMA, bo publicznie odtwarza się przy tym muzykę. Wyjaśnij to razem z licencją muzyczną.

Dni meczowe warto planować jak event: wcześnie opublikować terminarz, umożliwić grupom rezerwację stolików i zaproponować szybką kartę z kilkoma napojami i przekąskami. Zarezerwowane stoliki można oznaczyć tabliczką Rezerwacja, którą zaprojektujesz i wydrukujesz za darmo.

Planowanie: kalendarz, zespół i kalkulacja

Dobry program wydarzeń nie powstaje z tygodnia na tydzień, lecz jako kalendarz na kilka miesięcy. Dzięki temu można zarezerwować zespoły, zapytać partnerów, rozplanować personel i z wyprzedzeniem promować każdy event. Planuj realistycznie: lepiej dwa formaty, które odbywają się niezawodnie, niż pięć, które po miesiącu zamierają.

Te koszty warto zestawić z oczekiwanym dodatkowym obrotem: ilu dodatkowych gości przyjdzie i ile średnio wydadzą? Porównaj wieczór z eventem ze zwykłym wieczorem w ten sam dzień tygodnia. Od ilu gości Twoje koszty stałe w ogóle się zwracają, wyliczy darmowy kalkulator progu rentowności dla gastronomii na podstawie kosztów stałych, średniego rachunku i kosztu towaru. Bilet wstępu lub wpisowe może pokryć koszty zespołu albo quizmastera, ale zniechęca spontanicznych gości. Przy małych formatach wiele barów lepiej wychodzi na wolnym wstępie.

Promocja: tak goście dowiadują się o Twoich eventach

Nawet najlepszy event pozostanie pusty, jeśli nikt o nim nie wie. Goście szukają w ostatniej chwili: „pub quiz Wiedeń dziś”, „muzyka na żywo bar Kolonia”, „gdzie obejrzeć mecz w pobliżu”. Aby pojawiać się w takich wyszukiwaniach, każdy event potrzebuje stałego miejsca w sieci, z datą, godziną, miejscem i krótkim opisem.

Jak sprawić, by Twoje terminy były widoczne w sieci, od stron wydarzeń po miejskie kalendarze imprez, pokazuje poradnik promocja wydarzeń online. Podstawy postów i specjalnych godzin otwarcia znajdziesz w poradniku o Profilu Firmy w Google.