Das Wichtigste in Kürze
- Individuelle Torten sind Beratungsaufträge, keine Click-&-Collect-Ware: Statt eines Warenkorbs braucht es ein Anfrageformular, ein Angebot und eine schriftliche Auftragsbestätigung.
- Ein gutes Formular fragt Anlass, Datum, Personenzahl, Wunsch-Design mit Foto, Allergien sowie Abholung oder Lieferung ab. Mehr Pflichtfelder schrecken ab, weniger führen zu langen Rückfragen.
- Eine Tortenseite mit Galerie, Ab-Preisen und Vorlaufzeiten beantwortet die häufigsten Fragen, bevor jemand anruft, und wird bei Suchen wie „Torte bestellen“ plus Ort gefunden.
- Für Motiv- und Hochzeitstorten sind Anzahlung und gestaffelte Stornoregel üblich. Ein Rücktritts- bzw. Widerrufsrecht besteht bei Torten nach Kundenwunsch in der Regel nicht (§ 18 FAGG, § 312g BGB), die Stornoregel sollten Sie trotzdem vorher vereinbaren.
- Allergien fragen Sie aktiv ab und bestätigen schriftlich, was die Torte enthält. Versprechen wie „allergenfrei“ oder „glutenfrei“ geben Sie nur, wenn Ihre Backstube sie wirklich einhalten kann.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln ändern sich und unterscheiden sich teils je Bundesland: Prüfen Sie Details bei Ihrer Wirtschaftskammer (WKO) oder IHK, der zuständigen Behörde oder Ihrer Steuerberatung.
Warum Torten-Anfragen auf die Website gehören
Wer eine Hochzeits- oder Motivtorte sucht, beginnt fast immer online: „Hochzeitstorte Konditorei“ plus Ort, „Motivtorte bestellen“, „Torte mit Foto“. Gefunden werden Betriebe, die eine eigene Seite zu genau diesem Thema haben, mit Bildern, Preisrahmen und einem klaren Weg zur Anfrage. Wer nur eine Telefonnummer anbietet, verliert die Kundschaft, die abends um 22 Uhr auf dem Sofa plant und am nächsten Morgen schon bei der Konkurrenz angefragt hat.
Für Ihren Betrieb hat die Online-Anfrage einen zweiten Vorteil: Sie kommt vollständig an. Statt fünf Telefonaten für eine Torte haben Sie Anlass, Datum, Personenzahl, Motivfoto und Allergien auf einen Blick und können in Ruhe kalkulieren. Das entlastet den Verkauf in der Stoßzeit und die Konditor:innen, die bisher Notizen entziffern mussten.
Die Tortenseite: Galerie, Sorten, Ab-Preise und Fristen
Bevor jemand das Formular ausfüllt, will er wissen, ob Ihr Stil passt und ob das Budget reicht. Eine eigene Seite „Torten auf Bestellung“ beantwortet das und filtert Anfragen vor, die ohnehin nicht zustande kämen. Diese Inhalte gehören darauf:
- Galerie mit 12 bis 30 eigenen Fotos, gegliedert nach Anlass: Hochzeit, Geburtstag, Kinder, Taufe und Kommunion, Firmen. Nur eigene Arbeiten zeigen, keine Fotos aus dem Netz. Wie Torten bei Tageslicht gut aussehen, zeigt der Ratgeber Food-Fotografie.
- Sorten und Füllungen: Böden, Cremes, Fruchtfüllungen und die Klassiker des Hauses, jeweils mit Allergen-Codes.
- Größen und Ab-Preise: etwa „Motivtorte ab 16 Stück, ab … Euro“ oder ein Preis pro Stück bzw. Person. Ein Preisrahmen ist ehrlicher als „Preis auf Anfrage“ und spart Anfragen, die am Budget scheitern.
- Vorlaufzeiten pro Tortenart und Hinweis auf ausgebuchte Termine in der Hochzeitssaison.
- Ablauf in drei bis fünf Schritten: Anfrage, Angebot, Anzahlung, Auftragsbestätigung, Abholung oder Lieferung.
- Anzahlungs- und Stornoregel in einfachen Worten und der Link zum Anfrageformular.
Auch Ab-Preise auf der Website sollten Endpreise inklusive Umsatzsteuer sein. Was bei der Preisangabe gilt, erklären die Ratgeber zur Preisauszeichnung in Österreich und Deutschland. Den Stückpreis rechnen Sie aus Wareneinsatz und Zielaufschlag mit dem Speisen-Preiskalkulator, und mit dem Rezept-Umrechner skalieren Sie Böden und Cremes vom 12er- auf den 40er-Durchmesser.
Das Anfrageformular: diese Felder brauchen Sie
Das Formular ist der Kern. Es soll alles abfragen, was Sie für ein Angebot brauchen, und nicht mehr. Bewährt hat sich eine Reihenfolge vom Einfachen zum Aufwendigen: zuerst Anlass und Datum, dann Größe und Design, zuletzt Kontaktdaten. Mehrseitige Formulare mit einer Frage pro Schritt funktionieren auf dem Smartphone besonders gut.
| Feld | Pflicht? | Warum Sie es brauchen |
|---|---|---|
| Anlass (Hochzeit, Geburtstag, Taufe, Firma, Sonstiges) | Ja | Bestimmt Stil, Aufwand und ob eine Verkostung sinnvoll ist |
| Datum und gewünschte Uhrzeit | Ja | Erste Prüfung der Kapazität, bevor Sie kalkulieren |
| Personenzahl bzw. Stückzahl | Ja | Ergibt Größe, Etagen und Preis |
| Wunsch-Design als Text und Foto-Upload | Nein | Inspiration zeigt mehr als drei Sätze; ein Upload für Fotos oder Skizzen |
| Geschmack: Boden, Creme, Füllung | Nein | Auswahl aus Ihrer Sortenliste plus Freitext |
| Aufschrift, Name, Alter | Nein | Schreibweise exakt übernehmen, schriftlich bestätigen lassen |
| Allergien und Unverträglichkeiten | Ja (Antwort „keine“ möglich) | Grundlage für Rezeptur und Absprache, siehe unten |
| Abholung oder Lieferung mit Adresse | Ja | Lieferung und Aufbau kosten Zeit und gehören ins Angebot |
| Budgetrahmen | Nein | Hilft, passende Vorschläge zu machen |
| Name, Telefon, E-Mail | Ja | Für Rückfragen und Angebot |
Setzen Sie unter das Formular einen kurzen Hinweis zur Datenverarbeitung mit Link zur Datenschutzerklärung. Angaben zu Allergien sind Gesundheitsdaten: Fragen Sie nur ab, was Sie für die Torte brauchen, speichern Sie sie nicht länger als nötig und geben Sie sie nur an die Backstube weiter. Wer Fotos von Personen für Fototorten hochlädt, sollte bestätigen, dass er sie verwenden darf; dasselbe gilt für Logos und bekannte Figuren aus Filmen und Serien, bei denen Marken- und Urheberrechte im Spiel sein können.
Von der Anfrage zum Auftrag
Eine Anfrage ist noch kein Auftrag. Erst wenn Sie ein Angebot geschickt haben und die Kundschaft es angenommen hat, ist der Vertrag geschlossen. Ein fester Ablauf verhindert, dass ein Termin doppelt vergeben wird oder eine Torte ohne Anzahlung produziert wird.
Kapazität prüfen
Datum gegen den Auftragskalender halten. Ist der Tag voll, sofort ehrlich absagen oder ein anderes Datum vorschlagen.
Rückfragen klären
Offene Punkte zu Design, Aufschrift oder Allergien gesammelt in einer Nachricht stellen, nicht in fünf.
Angebot schicken
Beschreibung, Größe, Sorte, Preis, Lieferkosten, Anzahlung, Zahlungsfrist und Stornoregel in einem Dokument.
Verkostung bei Hochzeiten
Für Hochzeitstorten eine Verkostung mit zwei bis vier Sorten anbieten, gegen Gebühr, die bei Auftrag angerechnet wird.
Anzahlung und Bestätigung
Erst mit Eingang der Anzahlung den Termin fix eintragen und eine Auftragsbestätigung mit allen Details schicken.
Produktion und Übergabe
Wenige Tage vorher Uhrzeit und Ort bestätigen. Bei Abholung Transporthinweise mitgeben, bei Lieferung Aufbau und Kühlung vor Ort klären.
| Tortenart | Typische Vorlaufzeit | Besonderheit |
|---|---|---|
| Torte aus dem Sortiment mit Aufschrift | 2 bis 3 Tage | Eher Vorbestellung als Anfrage, fester Preis |
| Motivtorte, Fototorte | 1 bis 2 Wochen | Fondant- und Zuckerfiguren brauchen Trocknungszeit |
| Firmentorte mit Logo | 1 bis 2 Wochen | Logo als Datei anfordern, Rechnungsdaten klären |
| Hochzeitstorte mit mehreren Etagen | Mehrere Wochen bis Monate | Verkostung, Lieferung und Aufbau, Termine in der Saison früh vergeben |
Anzahlung, Storno und Recht in Österreich und Deutschland
Bei individuellen Torten tragen Sie das Risiko: Zutaten sind eingekauft, Figuren modelliert, die Torte lässt sich niemand anderem verkaufen. Eine Anzahlung ist deshalb üblich und fair. Viele Konditoreien verlangen einen festen Betrag oder einen Teil des Preises, etwa ein Drittel bis die Hälfte, bei Hochzeitstorten oft auch die volle Zahlung einige Tage vor dem Termin. Wichtig ist, dass Höhe, Frist und Stornoregel im Angebot stehen und die Kundschaft sie bestätigt.
| Frage | Österreich | Deutschland |
|---|---|---|
| Rücktritt bzw. Widerruf bei Online- oder Telefonbestellung? | Grundsätzlich 14 Tage Rücktrittsrecht nach FAGG, aber Ausnahme für Waren nach Kundenspezifikation und schnell verderbliche Waren (§ 18 Abs. 1 Z 3 und 4 FAGG) | Grundsätzlich 14 Tage Widerrufsrecht, aber Ausnahme für Waren nach Kundenvorgabe und schnell verderbliche Waren (§ 312g Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB) |
| Was gilt bei Absage ohne Vereinbarung? | Kein freies Stornorecht. Liefert die Konditorei das Material, gilt der Auftrag im Zweifel als Kaufvertrag (§ 1166 ABGB): Sie können auf Zahlung bestehen oder nach einer Nachfrist zurücktreten und Schadenersatz verlangen, jeweils abzüglich Ersparnis. Nur bei einem Werkvertrag (z. B. die Kundschaft bringt das Material) gilt § 1168 ABGB: Entgelt abzüglich Ersparnis | Bei individuell angefertigten Sachen verweist § 650 BGB auf das Kündigungsrecht nach § 648 BGB: vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen |
| Stornopauschalen in eigenen Bedingungen | Möglich, Gerichte können überhöhte Beträge mäßigen (§ 1336 Abs. 2 ABGB, bei Verbraucher:innen auch § 7 KSchG) | Möglich, wenn angemessen (§ 308 Nr. 7 BGB); die Kundschaft muss ausdrücklich einen geringeren Schaden nachweisen dürfen (§ 309 Nr. 5 BGB) |
Ohne klare Vereinbarung müssten Sie im Streitfall Ihre Kosten einzeln belegen. Einfacher ist eine gestaffelte Regel, die zur tatsächlichen Arbeit passt: bis zwei Wochen vor dem Termin kostenlos oder gegen eine kleine Bearbeitungsgebühr, danach Einbehalt der Anzahlung, in den letzten Tagen der größere Teil des Preises, weil die Torte dann schon in Arbeit ist. Formulieren Sie die Regel freundlich und erklären Sie, warum: „Ab diesem Zeitpunkt haben wir Zutaten bestellt und Figuren gefertigt.“ Ähnliche Überlegungen zu fairen Regeln für Absagen stehen im Ratgeber zu No-Shows.
Allergene und Sonderwünsche bei individuellen Torten
Bei Torten auf Bestellung läuft die Allergeninformation in zwei Richtungen. Sie müssen informieren, welche der 14 Hauptallergene die Torte enthält, wie bei jedem offenen Lebensmittel. Und Sie sollten fragen, ob Gäste der Feier Allergien oder Unverträglichkeiten haben, weil das die Rezeptur verändern kann. Die Grundlagen stehen in den Ratgebern zur Allergenkennzeichnung in Österreich und Deutschland.
- Vor der Bestellung informieren: Wird online oder telefonisch bestellt, müssen die Pflichtangaben nach Art. 14 LMIV schon vor Abschluss des Kaufs verfügbar sein. Für Sorten und Füllungen auf der Tortenseite heißt das: Allergen-Codes direkt dazu, samt Legende.
- Im Angebot bestätigen: Weil jede Torte anders ist, gehören die enthaltenen Allergene der gewählten Kombination ins Angebot oder die Auftragsbestätigung, ebenso auf einen Zettel an der fertigen Torte.
- Zugekaufte Deko prüfen: Fondant, Zuckerfiguren, Esspapier, Lebensmittelfarben und Schokodekor haben eigene Zutatenlisten. Titandioxid (E 171) ist in der EU seit 2022 als Lebensmittelzusatzstoff verboten; ältere Restbestände an Dekor gehören nicht mehr auf die Torte.
- Nur versprechen, was Sie halten: „Glutenfrei“ darf nach EU-Recht nur heißen, was höchstens 20 mg Gluten pro kg enthält. In einer Backstube mit Weizenmehl in der Luft ist das kaum sicher. Ehrlicher ist „ohne glutenhaltige Zutaten, Spuren möglich“.
So machen Sie es richtig
- Allergien im Formular als Pflichtfeld mit Antwort „keine“ abfragen
- Bei schweren Allergien telefonisch nachfragen und Absprache schriftlich festhalten
- Rezeptur und Deko der Torte in der Allergendokumentation ablegen
- Möglichen Kreuzkontakt offen ansprechen
- An der fertigen Torte einen Zettel mit Sorte und Allergenen anbringen
Lieber nicht
- „Allergenfrei“ versprechen, wenn in derselben Backstube Nüsse verarbeitet werden
- Deko kaufen, ohne Zutatenliste und Allergene zu kennen
- Allergien nur mündlich an der Theke notieren
- Unverträglichkeiten der Gäste in einer Gruppe im Chat weitergeben
Eine einheitliche Legende für Tortenseite, Angebot und Etikett an der Torte erstellen Sie mit der kostenlosen Allergen-Legende. Wie Sie Allergene in der Vitrine kennzeichnen, steht im Ratgeber zur Kuchenvitrine.
Allergen-Legende für Ihre Tortenkarte
Erstellen Sie in wenigen Minuten eine Legende der 14 Hauptallergene für Website, Angebot und Tortenetikett, kostenlos und ohne Anmeldung.
WhatsApp, Telefon und Formular zusammenführen
Viele Kundinnen und Kunden schicken ihr Motivfoto lieber per WhatsApp. Das ist bequem und sollte möglich bleiben, aber mit klaren Regeln. Nutzen Sie ein eigenes WhatsApp-Business-Konto statt des privaten Handys, hinterlegen Sie eine Schnellantwort mit dem Link zum Anfrageformular und übertragen Sie jede Anfrage in Ihren Auftragskalender. Wie Sie das Konto einrichten, zeigt der Ratgeber WhatsApp Business.
- Ein Auftragskalender für alle Wege: Ob Formular, Anruf oder Chat, jede Torte steht an einem Ort mit Datum, Status und Anzahlung.
- Status sichtbar machen: Anfrage, Angebot verschickt, Anzahlung erhalten, in Produktion, abgeholt.
- Telefonanfragen nach Schema: Ein ausgedruckter Fragebogen mit denselben Feldern wie das Formular liegt neben dem Telefon.
- Gutscheine als Ergänzung: Wer eine Torte verschenken will, ohne Sorte und Datum zu kennen, freut sich über einen Tortengutschein. Eine Vorlage gestalten Sie mit dem Gutschein-Generator.
Torten auf Google und Website sichtbar machen
Die Tortenseite wirkt nur, wenn sie gefunden wird. Nennen Sie im Seitentitel und in der Überschrift, was Menschen suchen, etwa „Hochzeitstorten und Motivtorten in Graz“ oder „Torten bestellen in Bamberg“. Im Google-Unternehmensprofil laden Sie regelmäßig neue Tortenfotos hoch, verlinken die Tortenseite und weisen mit Beiträgen auf freie Termine in der Hochzeitssaison hin. Zufriedene Brautpaare bitten Sie um eine Bewertung mit Foto: Nichts überzeugt neue Kundschaft mehr.
Checkliste Torten-Anfragen
- Eigene Tortenseite mit Galerie nach Anlässen
- Sorten und Füllungen mit Allergen-Codes und Legende
- Ab-Preise oder Preis pro Stück, inklusive Umsatzsteuer
- Vorlaufzeiten pro Tortenart
- Anfrageformular mit Foto-Upload und Pflichtfeld Allergien
- Automatische Eingangsbestätigung und Angebotsvorlage
- Anzahlungs- und Stornoregel, geprüft und auf der Seite sichtbar
- Ein Auftragskalender für Formular, Telefon und WhatsApp
- Tortenfotos und Link im Google-Profil
Website mit Tortenseite, kostenlos als Vorschau
Sehen Sie, wie Ihre Konditorei, Bäckerei oder Ihr Café mit Tortengalerie, Anfrageformular und Öffnungszeiten online aussehen kann, bevor Sie sich entscheiden.
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