Как планировать клубные вечеринки: от концепции до полного танцпола

Концепция: звучание, публика и постоянные серии

Начинать стоит не с диджея, а с вопроса, кого вы хотите привлечь в какой вечер. Техно-клуб с публикой афтепати работает иначе, чем бар, где по пятницам играют house и disco, или студенческий клуб с хип-хопом по четвергам. Для каждого вечера определите музыкальное направление, целевую публику, уровень цен и дресс-код. Чем чётче профиль, тем проще найти подходящих диджеев и тем точнее можно настроить продвижение.

Хорошо работают серии: постоянная дата, например каждая первая суббота месяца, с собственным названием, собственным оформлением и одним-двумя резидентами, которые задают тон вечеру. Гости легче запоминают «диско-ночь по пятницам», чем разовые вечеринки с меняющимися названиями. Известных приглашённых диджеев ставьте осознанно как кульминацию, а не каждую неделю. Так расчёты остаются предсказуемыми, а ваш клуб получает своё лицо.

Букинг диджеев: гонорары, соглашение и налоги

Гонорары свободно обсуждаются и колеблются от напитков и небольшой фиксированной суммы для начинающих местных диджеев до крупных сумм для международных имён, которых обычно бронируют через агентство. Распространены три модели: фиксированный гонорар, доля от входа (door deal) или комбинация небольшой фиксированной суммы и бонуса при определённом числе гостей. Резидентам выгодно предлагать постоянные условия на несколько месяцев, это даёт надёжность обеим сторонам.

Фиксируйте каждый букинг письменно, даже с друзьями. Часто достаточно письма с главными пунктами, а при бронировании через агентство добавляется договор с райдером (технические и личные требования).

Налоги и сборы: если вы платите гонорары диджеям, живущим за границей, может возникнуть налог у источника (Abzugsteuer), который вы как организатор должны удержать и перечислить (Австрия § 99 EStG, Германия § 50a EStG). В Германии к этому добавляется Künstlersozialabgabe, взнос в социальное страхование деятелей искусства: тот, кто проводит в год более трёх мероприятий с самозанятыми артистами, как правило, обязан его платить, а диджеи относятся к артистам. Ставка устанавливается заново каждый год. Обсудите оба вопроса с налоговым консультантом до первой серии.

Музыкальные лицензии: AKM в Австрии, GEMA в Германии

Как только музыка звучит публично, вживую, с ноутбука или с винила, нужна лицензия организации по коллективному управлению правами. По данным AKM, ответственность всегда несёт организатор, то есть тот, кто проводит мероприятие и выступает перед публикой как организатор. Это действует и тогда, когда вы договорились с диджеем о доле от входа. Существующий договор на фоновую музыку, как правило, не покрывает клубные ночи с диджеем.

Для регулярных серий стоит поговорить с ответственным отделением AKM или региональной дирекцией GEMA: для повторяющихся мероприятий или для членов объединений часто есть более выгодные условия. В Австрии для членов Экономической палаты (WKO) действуют условия коллективного договора между AKM и объединением организаторов VVAT. В Германии объединения вроде DEHOGA частично предлагают своим членам скидки по коллективным договорам с GEMA; уточните в своём земельном объединении.

Звук, свет и ход ночи

Танцпол прощает многое, но не плохой звук. Система, подобранная под помещение и правильно настроенная, звучит мощно даже на умеренной громкости. Это хорошо для гостей, слуха вашей команды и соседей. Стандарт диджейской будки сегодня: два-четыре плеера, клубный микшер, хороший монитор и достаточно места для ноутбука или вертушек. Спрашивайте приглашённых диджеев об их сетапе заранее, а не импровизируйте в тот же вечер.

• Звук: настройте систему, установите лимитер, держите наготове запасные кабели и второе устройство воспроизведения.
• Свет: несколько удачно расставленных эффектов работают лучше, чем множество; дым-машину используйте так, чтобы она не мешала датчикам дыма и путям эвакуации.
• Безопасность: пути эвакуации свободны, вместимость известна и гостей считают на входе, аварийное освещение и аптечка проверены.
• Персонал: бар, гардероб, вход и технику распределите под ожидаемый поток, с одним понятным контактным лицом для диджея.
• Ход вечера: приезд и саундчек, открытие дверей, время сетов, включение света и последний заказ зафиксируйте письменно и раздайте всем.

Вход, фейсконтроль и безопасная атмосфера для всех гостей – отдельные темы: как организовать политику входа, охрану и awareness, описано в руководстве вход, охрана и awareness. Предпродажи, кассу на входе и гостевой список разбирает руководство билеты и гостевой список.

Защита от шума: соседи как часть плана

Шум – самая частая причина, по которой клубы получают дополнительные требования, вынуждены закрываться раньше или в худшем случае теряют разрешение. Мерилом служат разрешение вашего заведения и установленные в нём пределы. В Австрии ведомство в процедуре одобрения производственного объекта (Betriebsanlage) по § 74 GewO проверяет, не беспокоит ли шум соседей сверх допустимого, а в Германии для баров и клубов ведомства, как правило, применяют предписание о шуме TA Lärm. Соблюдайте уровни и требования, даже если вечер идёт отлично.

Расчёт: окупается ли ночь?

Клубная ночь держится на входных билетах и продаже напитков. Перед каждой серией соберите все расходы на вечер и посчитайте, сколько гостей вам нужно при вашей цене входа и реалистичных тратах гостя в баре, чтобы покрыть эти расходы. Это число даст бесплатный калькулятор точки безубыточности. Основа всего – хорошая маржа на напитках; как правильно рассчитать напитки, объясняет руководство о барной карте. Цену за порцию напитка рассчитает калькулятор цен на напитки для бара. Как следить за структурой расходов, структурой выручки и показателями вроде трат на гостя, объясняет руководство как вести клуб с прибылью.

Промо онлайн: страница мероприятий, Instagram и Resident Advisor

Сегодня гости в основном решают на телефоне, куда пойти на выходных. Основа любого продвижения – страница мероприятий на вашем собственном сайте: актуальная программа, лайнап, время открытия, цена входа, возрастное ограничение, как добраться и ссылка на продажу билетов. На эту страницу ведите ссылки из всех каналов. В отличие от поста в Instagram, её всегда можно найти, в том числе в Google. Как продвигать мероприятия на своём сайте, в профиле Google и в Facebook, объясняет руководство продвижение мероприятий онлайн.

• Instagram: анонс с лайнапом примерно за две недели, сторис с обратным отсчётом и фрагментами сетов диджеев, несколько кадров во время вечера, потом фотографии. Советы по профилю и контенту в руководстве Instagram для гастрономии.
• События в Facebook: для многих гостей всё ещё календарь на выходные; добавьте диджеев и коллективы как соорганизаторов, чтобы событие увидели их поклонники.
• Resident Advisor (RA): главная платформа мероприятий электронной музыки. Клубы и промоутеры создают профиль и добавляют события с лайнапом, а многие гости ищут там вечеринки именно в своём городе.
• Городские журналы и афиши: местные СМИ, городские порталы и календари сцены часто публикуют даты бесплатно.
• Диджеи и коллективы: попросите всех участников поделиться событием и дайте им готовую графику в подходящих форматах.