Club wirtschaftlich führen: Eintritt, Bar und Break-even

Warum die Rechnung im Club gerade kippt

Jahrzehntelang galt im Nachtleben eine einfache Regel: Der Eintritt zahlt die DJs, die Bar zahlt den Rest. Diese Regel stimmt nicht mehr. Die Clubcommission Berlin hat 2026 ihre Studie Clubkultur Berlin veröffentlicht. 2017 kamen dort 60 % der Einnahmen aus Gastronomie und Getränken und nur 21 % aus dem Eintritt. Heute ist der Eintritt mit 59 % die größte Einnahmequelle, Getränke tragen nur noch rund 20 %. Das Geschäftsmodell hat sich praktisch umgedreht.

• Weniger Alkohol: 73 % der befragten Clubs berichten von sinkendem Alkoholkonsum, 60 % von mehr alkoholfreien Getränken.
• Kürzere Nächte: 57 % beobachten, dass Gäste kürzer bleiben. Wer um zwei Uhr nach Hause geht, kauft weniger Runden.
• Weniger Geld in der Tasche: 60 % sehen eine sinkende Kaufkraft beim Publikum.
• Steigende Kosten: Als größte Belastungen nennen die Clubs Personal (64 %), Betriebskosten (62 %) und Miete oder Pacht (54 %).
• Rote Zahlen: 2025 arbeiteten nur noch 61 % mindestens kostendeckend, 2017 waren es 79 %.

Die Zahlen stammen aus Berlin, die Entwicklung kennen aber auch Betreiber:innen in Wien, Graz, Köln oder München. Die gute Nachricht: Die Nachfrage ist da. 83 % der Berliner Clubs sind zu mindestens der Hälfte ausgelastet. Das Problem liegt also selten an leeren Räumen, sondern an der Rechnung dahinter. Genau die sollten Sie für jede Nacht kennen.

Kostenstruktur: Fixkosten und Kosten pro Nacht

Der erste Schritt ist eine saubere Trennung. Fixkosten fallen jeden Monat an, egal ob Sie zwei oder zwölf Nächte öffnen. Kosten pro Nacht entstehen nur, wenn die Tür aufgeht. Verteilen Sie die Fixkosten auf alle Öffnungstage im Monat, also auch auf Konzerte unter der Woche oder Vermietungen. So bekommt jede Nacht einen fairen Anteil, und Sie sehen, ob eine Reihe ihren Beitrag leistet.

Die Musiklizenz gehört als feste Zeile in jede Kalkulation. In Österreich lizenziert die AKM, in Deutschland die GEMA. Der Preis hängt unter anderem von Raumgröße und Eintritt ab, deshalb lohnt sich vor der ersten Reihe ein Kostenvoranschlag. Wie Anmeldung und Tarife funktionieren, steht im Ratgeber Clubnächte planen. In Deutschland kommt auf Gagen an selbstständige Künstler:innen in der Regel die Künstlersozialabgabe dazu, 2026 sind das 4,9 % der gezahlten Entgelte, 2027 laut Künstlersozialabgabe-Verordnung 2027 wieder 5,0 %. Bei DJs aus dem Ausland kann in beiden Ländern eine Abzugsteuer anfallen.

Umsatzmix: Tür, Bar und Nebenerlöse

Ein Club verdient sein Geld an drei Stellen: an der Tür über Vorverkauf und Abendkasse, an der Bar und über Nebenerlöse wie Garderobe, Vermietungen oder Merchandise. Wichtig ist, dass Sie jede Quelle getrennt erfassen. Wer nur den Gesamtumsatz kennt, bemerkt nicht, dass der Barumsatz pro Gast seit Monaten sinkt, während der Eintritt alles auffängt.

Der Eintritt ist nicht nur Umsatz, er ist auch Ihr Hebel für Planbarkeit. Wie Sie Preisstufen, Kontingente und Gebühren im Vorverkauf aufsetzen, lesen Sie im Ratgeber Tickets und Gästeliste. Für die Bar gilt: Jeder Drink muss sauber kalkuliert sein, damit der sinkende Absatz nicht auch noch mit schwachen Margen zusammentrifft. Die Grundlagen stehen im Ratgeber zur Getränkekarte für Bars.

Break-even pro Nacht berechnen

Der Break-even, auch Gewinnschwelle, ist die Zahl der Gäste, ab der eine Nacht alle ihre Kosten deckt. Für Clubs ist er in Gästen pro Nacht am anschaulichsten, denn die zählen Sie an der Tür ohnehin. Rechnen Sie alle Beträge netto, also ohne Umsatzsteuer, denn die Steuer gehört nicht Ihnen. Welcher Umsatzsteuersatz für Ihren Eintritt gilt, hängt von der Art der Veranstaltung ab (Stand November 2026). In Deutschland gilt grundsätzlich der Normalsatz von 19 %. 7 % sind nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. a UStG möglich, wenn die Auftritte der DJs oder Live-Acts einem Konzert vergleichbar und aus Sicht der Gäste der eigentliche Zweck der Nacht sind. Der Bundesfinanzhof hat das für Techno- und House-Nächte mit renommierten DJs bejaht (Urteil vom 10. Juni 2020, V R 16/17). Stehen dagegen Party und Tanz im Vordergrund, bleibt es bei 19 %. In Österreich gilt grundsätzlich 20 %, für Musikaufführungen und deren Veranstaltung sieht § 10 Abs. 3 Z 6 lit. b UStG 1994 13 % vor. Ob Ihre Clubnacht darunter fällt, ist eine Frage des Einzelfalls: Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Preise festlegen. Das Rechenbeispiel unten geht vom Normalsatz aus.

Rechenbeispiel: eine Samstagnacht mit 400 Plätzen

Ein Beispiel macht die Rechnung greifbar. Angenommen wird ein Club mit einer genehmigten Kapazität von 400 Personen, der an rund zwölf Tagen im Monat öffnet: Clubnächte am Wochenende und einige Konzerte unter der Woche. Der Eintritt kostet 18 € brutto, nach Umsatzsteuer und Ticketgebühren bleiben rund 15 € netto. 15 % der Gäste kommen über die Gästeliste. An der Bar gibt jeder Gast im Schnitt 18 € brutto aus, also rund 15 € netto, davon gehen 4 € für Wareneinsatz und Kartengebühren ab. Alle Zahlen sind Annahmen, ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

Der Club braucht also 337 Gäste, um die Nacht zu decken, das sind rund 84 % seiner Kapazität. Bei 250 Gästen fehlen ihm etwa 2.060 €, bei ausverkauften 400 Gästen bleiben rund 1.500 €. Das zeigt, wie knapp die Rechnung im Club ist. Spannend wird es, wenn sich einzelne Werte verschieben:

Zwei Erkenntnisse aus dem Beispiel: Ein sinkender Barumsatz von nur 4 € pro Gast kostet rund 54 Gäste Spielraum. Und eine Gästeliste, die von 15 auf 30 % wächst, kostet weitere 36. Beides passiert schleichend und fällt erst auf, wenn Sie es pro Nacht messen.

Kennzahlen: Spend per Head, Conversion und Co.

Sie brauchen kein Controlling-Team, aber eine Handvoll Kennzahlen, die Sie nach jeder Nacht gleich erfassen. Die meisten Werte liefern Kassensystem, Ticketing und Einlass-App ohnehin. Wichtig ist, dass Sie sie über Wochen vergleichen, nicht einzeln bewerten.

Die Bar-Conversion schätzen Sie aus der Zahl der Bons und dem durchschnittlichen Bon pro Person; manche Clubs nutzen dafür Armbänder oder Getränkekarten mit Chip, dann ist der Wert exakt. Die Ticket-Conversion sehen Sie in der Statistik Ihres Ticketanbieters oder Ihrer Website. Damit die Wareneinsatzquote stimmt, brauchen Sie eine regelmäßige Inventur an der Bar: Nur so erkennen Sie, ob Ware verschwindet, falsch ausgeschenkt oder zu billig verkauft wird.

Hebel: Was die Gewinnschwelle senkt

Jeder Euro mehr Deckungsbeitrag pro Gast und jeder Euro weniger Kosten pro Nacht senkt den Break-even. Die folgenden Hebel haben sich in vielen Clubs bewährt. Nicht jeder passt zu jedem Publikum, aber zwei, drei davon wirken meist schon spürbar.

• Preisstufen beim Eintritt: Early Bird, reguläres Ticket, Abendkasse. Frühe Käufe bringen Planbarkeit, die Abendkasse darf teurer sein. Details im Ratgeber Tickets und Gästeliste.
• Strenge Gästeliste: Ein festes Kontingent pro Nacht und pro DJ statt Zuruf. Jeder Platz auf der Liste ist ein entgangener Eintritt.
• Gagen mit Door Deal: Ein kleines Fixum plus Bonus ab einer bestimmten Gästezahl verteilt das Risiko zwischen Club und Artist.
• Alkoholfreie Drinks mit Marge: Wer weniger trinkt, soll trotzdem etwas Gutes kaufen können. Hausgemachte Limonaden, alkoholfreie Longdrinks und Mocktails lassen sich gut kalkulieren; Ideen stehen im Ratgeber alkoholfreie Drinks in der Bar.
• Jeden Drink kalkulieren: Mit dem Getränke-Kalkulator rechnen Sie aus Einkaufspreis, Menge und Zielwareneinsatz den passenden Verkaufspreis aus.
• Schichten nach der Ankunftskurve: Aushilfen gestaffelt kommen und gehen lassen statt alle von Einlass bis Schluss.
• Schwund senken: Regelmäßige Inventur, klare Ausschankmengen, Freigetränke fürs Team und für DJs festlegen und erfassen.
• Leere Tage nutzen: Vermietungen für private Feiern, Firmenevents oder Drehs verteilen die Fixkosten auf mehr Tage.

Sparen an der Tür ist eine Rechnung, die selten aufgeht: Ein Vorfall, eine Anzeige oder schlechte Presse kostet mehr als jede eingesparte Schicht. Wie Sie Tür, Security und Awareness effizient organisieren, steht im Ratgeber Tür, Security und Awareness.

Österreich und Deutschland: Unterschiede in der Kalkulation

Die Rechnung ist in beiden Ländern dieselbe, einzelne Kostenzeilen unterscheiden sich aber. Die folgende Übersicht ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung, zeigt aber, woran Sie denken sollten. Grundlagen zu Genehmigung, Sperrstunde und Personal stehen in den Ratgebern Bar oder Club eröffnen in Österreich und Bar oder Club eröffnen in Deutschland.

Nach jeder Nacht: fünf Minuten für die Zahlen

Die beste Kalkulation hilft nichts, wenn sie einmal im Jahr im Ordner liegt. Gewöhnen Sie sich an ein kurzes Nacht-Reporting, am besten am Sonntag oder Montag, solange die Nacht noch frisch ist. Eine einfache Tabelle reicht: eine Zeile pro Nacht, eine Spalte pro Kennzahl. Nach drei Monaten sehen Sie, welche Reihen tragen, welche nur voll aussehen und wo Sie nachsteuern müssen.

Mehr Gäste über den Vorverkauf zu holen, beginnt online: Eine Eventseite mit Line-up, Einlass, Preisen und Ticketlink auf Ihrer eigenen Website verkauft mehr als ein Profil in sozialen Netzwerken, und Sie sehen dort auch Ihre Ticket-Conversion. Wie das für Clubs aussehen kann, zeigen unsere Beispiele für Club-Websites.